Qua khảo sát thực tế, căn cứ vào các hoạt động của bệnh viện và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng sẽ phân công việc lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư.
Đồng thời kế toán trưởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ trong bệnh viện. Thông thường trình tự luân chuyển chứng từ ở bệnh viện được tiến hành qua bốn bước thể hiện sơ đồ 4.2.
Sơ đồ 4.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
Tổng hợp ý kiến khảo sát nhân viên phòng tài chính kế toán, Bệnh viện Sản nhi tỉnh Bắc Ninh (phụ lục số 01) qua bảng 4.5.
Bước 1 Lập chứng từ Bước 2 Kiểm tra, ký chứng từ Bước 3 Phân loại, định khoản, ghi sổ Bước 4 Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Bảng 4.5. Kết quả khảo sát nhân viên kế toán về hệ thống chứng từ
Đơn vị tính: (%)
Nội dung Ý kiến
Có Không Tổng
1. Sử dụng đúng mẫu biểu? 100 100
2. Tuân thủ định mức, tiêu chuẩn, hợp
pháp? 100 100
3. Các nghiệp vụ phát sinh được phản
ánh trên chứng từ? 100 100
4. Các chứng từ được lập kịp thời? 87,0 13,0 100
5. Luân chuyển chứng từ có quy trình
chưa? 91,3 8,7 100
6. Chứng từ (biên lai viện phí) ký ghi
họ tên đẩy đủ không? 13,0 87,0 100
7. Kho lưu trữ đã có kho riêng? 100 100
8. Thời gian lưu trữ, hủy tài liệu có
đúng với quy định? 100 100
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng trong các giao dịch về lao động tiền lương, vật tư, TSCĐ và tiền tệ tại Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh bao gồm các chỉ tiêu ở bảng 4.6.
Bảng 4.6. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị
Chỉ tiêu Thực trạng
1. Chế độ kế toán áp dụng Thông tư số 107/2017/TT - BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
2. Biểu mẫu chứng từ Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính 3. Kiểm tra chứng từ Theo quy định hiện hành
4. Người kiểm tra chứng từ Kế toán viên, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị 5. Xây dựng quy trình luân
chuyển Có, căn cứ thông tư 107/2017/TT-BTC
6. Thời gian lưu trữ chứng từ Tùy vào từng loại chứng từ, áp dụng theo quy định hiện hành
Nhận xét: Hệ thống chứng từ tại đơn vị đang áp dụng được thực hiện theo đúng hướng dẫn, chế độ chính sách quy định hiện hành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc lập chứng từ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến hoạt động của bệnh viện đều được lập chứng từ kế toán đủ số liên và có đầy đủ chữ ký theo quy định, nội dung và chữ viết trên các chứng từ phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chứng từ lập trên máy vi tính đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ, các bộ phận đều căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy trình bảng 4.7.
Bảng 4.7. Quy trình luân chuyển chứng từ tại đơn vị
Chứng từ Bộ phận lập chứng từ
Kiểm tra, ký chứng từ
Định khoản
ghi sổ Lưu kho
1.Tiền lương Kế toán tiền lương Kế toán tiền lương, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp Kế toán lương
2. Vật tư Kế toán Vật tư
Kế toán vật tư, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Kế toán vật tư, kế toán tổng hợp Kế toán vật tư 3. TSCĐ Kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ 4. Tiền tệ Kế toán lương, kế toán tổng hợp, kế toán viện phí, thủ quỹ lập chứng từ Kế toán viên, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Kế toán viên, kế toán tổng hợp Kế toán viên, kế toán tổng hợp, kế toán viện phí, thủ quỹ
Trình tự luân chuyển chứng từ: Các bộ phận đều căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện luân chuyển chứng từ kế toán theo trình tự.
Bước 1. Lập chứng từ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán xác định loại chứng từ phù hợp để lập chứng từ. Các chứng từ kế toán của bệnh viện đều được lập trên máy vi tính theo quy định của Luật kế toán và có tính pháp lý.
Bước 2. Kiểm tra chứng từ, việc thực hiện kiểm tra chứng từ của bệnh viện được trải qua hai khâu kiểm tra lần đầu và kiểm tra lại. Công việc kiểm tra lần đầu do các nhân viên kế toán phần hành hoặc kế toán thanh toán thực hiện. Các nhân viên tiến hành kiểm tra nội dung nghiệp vụ của chứng từ, các chỉ tiêu về giá trị, khối lượng, số tiền...kiểm tra lần sau do kế toán trưởng và kế toán tổng hợp thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành, kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Bước 3. Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ, các chứng từ kế toán của bệnh viện thường phân tích thành 2 loại; chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp cho hoạt động chi thường xuyên và hoạt động chi không thường xuyên tại bệnh viện. Các chứng từ tổng hợp dược thể hiện ở bảng thanh toán tiền lương, bảng tính hao mòn TSCĐ. Hiện nay, hầu hết các bộ phận kế toán trong bệnh viện đều đã thực hiện trên máy vi tính công tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp.
Bước 4. Lưu trữ và bảo quản chứng từ việc lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành tập, bên ngoài ghi các thông tin về thời gian, số liệu, sau đó được sắp xếp theo từng năm trên các giá, kệ tại nơi lưu trữ. Thời gian lưu trữ chứng từ của bệnh viện được diễn ra như sau; các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ được giữ lại kế toán lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm, như chứng từ phiếu thu, phiếu chi, chứng từ tổng hợp các loại, chứng từ nhập - xuất kho, chứng từ ngân hàng kho bạc. Sau thời hạn đó, kế toán chuyển cho bộ phận kho lưu trữ, các chứng từ thường được lưu tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán như tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ bộ phận, và các chứng từ khác áp dụng theo quy định hiện hành.
Một số danh mục chứng từ áp dụng tại đơn vị thể hiện qua bảng 4.8.
Bảng 4.8. Danh mục một số các chứng từ áp dụng tại đơn vị
Loại Chứng từ
1. Tiền lương
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm Bảng thanh toán làm thêm giờ
Bảng thanh toán các khoản trích nộp theo lương
2. Vật tư
Biên bản giao nhận dụng cụ Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho Biên bản kiểm kê
Biên bản định giá, thanh lý vật tư
3. TSCĐ
Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản đánh giá lại TSCĐ Bảng tính hao mòn TSCĐ
4. Tiền tệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu thu Phiếu chi Giấy thanh toán Biên bản kiểm kê quỹ Biên lai thu tiền Bảng kê chi tiền
Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tiền lương qua sơ đồ 4.3. (1) (2) (7) (3) ( 4) (5) (6)
Sơ đồ 4.3. Trình tự luân chuyển chứng từ trong khâu thanh toán tiền lương cho viên chức, người lao động
Ghi chú:
(1) Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương (2) Trả lại để chỉnh sửa chứng từ nếu sai
(3) Kế toán trưởng kiểm tra và ký, giám đốc đơn vị ký (4) Trả lại để chỉnh sửa chứng từ nếu sai
(5) Gửi kho bạc, ngân hàng
(6) Trả lại để chỉnh sửa chứng từ nếu sai (7) Lưu trữ chứng từ
Nhận xét:
Kế toán tiền lương chưa trủ động được trong việc thanh toán tiền lương theo tháng đối với viên chức, người lao động đến kỳ hạn nâng lương (các quyết định nâng lương từ phòng TCCB chuyển về phòng TCKT theo quý).
Các vị trí công việc thường xuyên luân chuyển, dẫn đến tiền phụ cấp, tiền trực, tiền làm thêm giờ cũng thay đổi theo (các bác sỹ khối sản – phụ thường xuyên luân chuyển vị trí tạo ra khó khăn cho việc tính đúng các khoản theo lương).
Kế toán tiền lương, lập bảng thanh toán lương
Kế toán trưởng, kiểm tra và ký đồng thời thủ
trưởng đơn vị ký
Gửi bảng thanh toán tiền lương qua kho bạc, ngân
hàng Phòng TCKT lưu trữ
Bệnh viện áp dụng nâng lương theo quý, do vậy kế toán tiền lương sẽ phải thêm khâu tính tiền lương truy lĩnh của kỳ nâng lương.
Quy trình thanh toán nội trú ra viện qua sơ đồ 4.4.
Sơ đồ 4.4 Trình tự thanh toán nội trú ra viện
Ghi chú:
(1) Điều dưỡng, hành chính khoa lập bảng kê thanh toán (2) Lãnh đạo, khoa phòng kiểm tra ký giấy ra viện (3) Duyệt viện phí tại kế toán viện phí
(4) Chuyển quầy thanh toán nội trú, thanh toán bệnh nhân ra viện
Từ kết quả (phụ lục số 01) cho thấy biên lai sau khi ra viện kế toán viện phí chưa ký tên, mà chỉ in hóa đơn từ phần mềm viện phí ra, rồi thanh toán cho bệnh nhân. Từ đó cho thấy biên lai thanh toán nội trú còn chưa thực hiện đúng quy định. Bảng kê thanh toán do điều dưỡng hành chính khoa tính dựa trên chi phí khám chữa bệnh tại bệnh án, như chi phí xét nghiệm, x quang, nội soi, siêu âm, phẫu thuật thủ thuật các loại thuốc vật tư dây truyền…vì là hành chính khoa thanh toán cơ bản là điều dưỡng nên đôi khi còn chưa cập nhật các
Khoa lập bảng kê thanh toán
Lãnh đạo khoa phòng, bệnh viện
ký tên, đóng dấu
Kế toán duyệt viện phí
Quầy thanh toán nội trú, thanh
cách tính, thông tư hướng dẫn, bảng giá mới, dẫn đến thanh toán bảng kê chi phí chưa đúng, kéo theo chứng từ phải sửa, và rất khó quản lý.
Hệ thống chứng từ tại đơn vị đã được thực hiện đúng theo mẫu biểu, chế độ, chính sách quy định hiện hành. Tuy nhiên, do áp dụng phần mềm kế toán nên hầu hết các mẫu chứng từ kế toán tại bệnh viện nêu trên đã được lập sẵn trên máy vi tính, nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung các thông tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mẫu chứng từ. Ngoại trừ một số loại chứng từ kế toán như là những uỷ nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản, lệnh chi tiền, những chứng từ liên quan đến việc sử dụng kinh phí NSNN thì phải lập bằng tay theo mẫu của kho bạc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với các chứng từ chi tiền mặt và các chứng từ thuộc nhóm ngân hàng, kho bạc tại Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh, thực tế đã được vận dụng linh hoạt và theo đúng quy định. Số lượng các chứng từ được sử dụng khá phù hợp. Trong trường hợp mất, hỏng CCDC, bệnh viện chưa sử dụng mẫu phiếu báo hỏng, mất CCDC mà chỉ tự báo cáo bằng văn bản tự lập không theo mẫu chế độ quy định hoặc trong trường hợp một số nghiệp vụ kinh tế khác như thanh toán phụ cấp phòng mổ, vật tư, dụng cụ chuyên môn, sử dụng xe ô tô, chưa có các chứng từ hướng dẫn đi kèm. Ngoài ra, việc phản ánh các yếu tố cơ bản của một chứng từ, tên gọi, số hiệu, nội dung, đã được bộ phận kế toán quan tâm.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ đôi khi quá tóm tắt, chưa tổng quát được nội dung của chứng từ gốc kèm theo, hoặc một số nội dung bổ sung khác như chỉ tiêu định khoản kế toán trên một số chứng từ chưa được điền đầy đủ.
Đối với các nghiệp vụ vật tư, tài sản hoặc các nghiệp vụ chi lương thưởng và các khoản chi thường xuyên khác, kế toán sẽ thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận TSCĐ, bảng thanh toán tiền lương. Trong đó, với loại vật tư chủ yếu là thuốc tại bệnh viện, xuất phát từ thực tế do nhu cầu quản lý và sử dụng thuốc có sự kết hợp giữa các bộ phận kế toán, dược và các khoa, phòng, nên thông tin nhập, xuất loại vật tư chủ yếu này cũng bị phân tán, dẫn đến số liệu trên chứng từ có liên quan làm căn cứ ghi sổ kế toán thiếu tính khách quan. Cụ thể, đối với các nghiệp vụ nhập, sau khi hoàn tất thủ tục, bộ phận dược sẽ chuyển
toàn bộ chứng từ gốc bao gồm hóa đơn và phiếu nhập kho cùng một số chứng từ thủ tục khác về phòng kế toán. Tuy nhiên, đối với nghiệp vụ xuất dùng theo nhu cầu cấp phát thuốc của các khoa, phòng, đến cuối kỳ, bộ phận dược mới tổng hợp các phiếu xuất, hàng tháng lên báo cáo thống kê gửi về phòng kế toán. Như vậy, chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ xuất vật tư thuốc không đảm bảo tính kịp thời và khách quan.
Bệnh viện đã xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trên cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ xác định rõ đường đi, thời gian lưu trữ chứng từ ở từng khâu và từng bộ phận. Lấy ví dụ minh họa quy trình luân chuyển chứng từ trong khâu cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trúcụthểnhưsơ đồ 4.5.
Sơ đồ 4.5. Trình tự luân chuyển chứng từ trong khâu cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư, các khoa in phiếu lĩnh gửi khoa dược. khoa dược tiến hành cấp thuốc cho các khoa thông qua các phiếu lĩnh. Thuốc được cấp chi tiết theo từng nguồn (viện phí, BHYT, tài trợ…).
Cuối ngày, căn cứ vào các phiếu lĩnh, khoa dược vào phần mềm của viện, phần mềm HOA SEN Software (Phần mềm dùng cho khoa dược) cập nhật dữ
liệu và lên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên, một liên lưu tại gốc, một liên chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
Căn cứ vào hồ sơ bệnh án, các khoa chuyên môn sau khi nhận thuốc từ khoa dược sẽ trực tiếp cấp thuốc cho bệnh nhân thông qua bảng công khai thuốc hàng ngày cho bệnh nhân.
Khi bệnh nhân ra viện, căn cứ vào bảng cấp thuốc cho bệnh nhân hàng ngày, khoa lên phiếu thanh toán ra viện. Bệnh nhân mang phiếu tạm ứng khi vào viện đến bộ phận thu viện phí, kế toán thu viện phí lập biên lai thu tiền và thanh toán tiền thừa thiếu.
Hồ sơ, chứng từ sau khi thực hiện được phân loại ghi sổ, kiểm tra một lần nữa trước khi đóng thành tập và ghi rõ bên ngoài tập chứng từ. Loại chứng từ, thời gian, số hiệu của chứng từ và số chứng từ ghi sổ đi kèm. Sau đó mới đưa vào lưu trữ, chứng từ phát sinh trong năm và năm trước đó được lưu trữ tại phòng tài chính - kế toán để thuận tiện cho việc tra cứu hoặc phục vụ các đoàn kiểm tra quyết toán năm hoặc các đoàn thanh tra, kiểm tra khác. Sau khi quyết toán năm, chứng từ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ. Khi chứng từ đã được chuyển vào kho lưu trữ trong kho, ai có nhu cầu xem chứng từ phải có ý kiến của kế toán trưởng, trường hợp muốn sao lại phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị. Thực tế tại bệnh viện do tận dụng cơ sở vật chất nên các địa điểm dành riêng dành cho việc lưu trữ bảo quản hồ sơ chứng từ kế toán còn chưa khoa học. Chứng từ thường được lưu trữ trong các hòm tôn hoặc tủ tài liệu đặt ở địa điểm chưa đảm bảo các tiêu chuẩn, dễ mối