Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng quản lý thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn quận Long Biên
4.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý thủ tục hành chính
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ “về qui định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, huyện thuộc tỉnh”. Trên cơ sở đó UBND huyện, thị xã đã có những văn bản chỉ đạo để sắp xếp các phòng ban thuộc UBND huyện theo Quyết định số 341/QĐ- UBND ngày 20/1/2010 về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội”. Việc sắp xếp các phòng chuyên môn đảm bảo phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, công chức theo đúng yêu cầu chỉ đạo của Thành phố và của Huyện uỷ; HĐND và UBND huyện, thị xã. Kể từ ngày 01/4/2008, các phòng, ban của huyện đó hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được qui định theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ.
* Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Bộ phận một cửa
Theo Quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 08/03/2016 của UBND Thành phố Hà Nội, về việc ban hành quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Hà Nội. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp quận, cấp phường. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở Ủy ban nhân dân cấp quận trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp quận, do một cán bộ lãnh đạo Văn phòng làm trưởng bộ phận và một số công chức chuyên trách;
Sơ đồ 4.1. Tổ chức quản lý thực hiện các thủ tục hành chính quận Long Biên
Nguồn: UBND Quận Long Biên (2017)
QUẬN ỦY LONG BIÊN UBND QUẬN LONG BIÊN HĐND QUẬN LONG BIÊN VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
PHÒNG KINH TẾ PHÒNG LAO ĐỘNG - TB VÀ XH PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG QUẢN LÝ ĐỘ THỊ PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MT PHÒNG TƯ PHÁP
PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN
PHÒNG Y TẾ
BAN BỒI THƯỜNG GPMB
BAN QLDA KHU CNTTVVN
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
ĐÀI PHÁT THANH
HỘI CHỮ THẬP ĐỎ
HỘI LUẬT GIA
HỘI NGƯỜI MÙ
NHÀ VĂN HÓA
TRUNG TÂM DẠY NGHỀ
TRUNG TÂM DS - KHHGĐ
TRUNG TÂM PT QUỸ ĐÁT
THANH TRA
THANH TRA XÂY DỰNG HUYỆN
UBND 14 PHƯỜNG
TRUNG TÂM TDTT
VĂN PHÒNG ĐKQSD ĐẤT
* Nhiệm vụ chung của cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
- Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan hành chính (Giám đốc sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp quận, Ủy ban nhân dân cấp phường) trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
* Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả về nhiệm vụ được giao
- Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức phải mặc đồng phục, đeo thẻ công chức; bàn làm việc có bảng ghi họ tên, chức danh, đơn vị công tác, lĩnh vực công việc được giao thực hiện.
Các bước thực hiện các thủ tục hành chính được thể hiện thông qua sơ đồ:
(1) Nộp HS (2) Chuyển
(4) Trả KQ (3) Trả KQ
Sơ đồ 4.2. Mô hình tổ chức và quy trình giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa” tại UBND Quận Long Biên
Nguồn: UBND Quận Long Biên (2017)
Trách nhiệm của lãnh đạo phụ trách bộ phận “một cửa”
Quản lý cán bộ, công chức thuộc bộ phận “một cửa”.
Trực tiếp ký phiếu chuyển hồ sơ đến các cơ quan, đơn vị liên quan; nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả của cán bộ, công chức thuộc bộ phận “một cửa”; phối hợp với thủ trưởng các cơ quan, đơn vị kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc xảy ra, đặc biệt là những hồ sơ thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều cơ quan, đơn vị.
Kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành nội quy, quy chế của bộ phận
Bộ phận một cửa của UBND Quận Tổ chức, công dân Phòng, ban chuyên môn Lãnh đạo UBND Quận Long Biên
“một cửa”; chấn chỉnh về tác phong, lề lối, thái độ làm việc của cán bộ, công chức trong quá trình giao dịch, giải quyết công việc đối với tổ chức, công dân.
Giúp chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân nhận xét, đánh giá cán bộ, công chức tại bộ phận “một cửa” theo Luật cán bộ công chức. Báo cáo Ủy ban nhân dân quận xem xét, xử lý đối với những cán bộ, công chức không thực hiện đúng nội quy, quy chế hoạt động của bộ phận “một cửa”.
Báo cáo với Ủy ban nhân dân theo định kì tháng, quý, năm về tình hình và kết quả thực hiện công tác của bộ phận “một cửa”; đồng thời đề xuất với Ủy ban nhân dân quận các vấn đề có liên quan, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của bộ phận “một cửa”.
Trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phân công cán bộ, công chức vào sổ theo dõi, cập nhật vào phần mềm trên máy vi tính các hồ sơ đã được ký và đóng dấu xác nhận do bộ phận “một cửa” chuyển đến theo các nội dung: số hồ sơ, họ tên, địa chỉ, điện thoại giao dịch của tổ chức và công dân, các tài liệu có trong hồ sơ, các nội dung cần giải quyết, hẹn ngày trả kết quả, ký xác nhận với cán bộ, công chức thuộc bộ phận “một cửa”.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan có trách nhiệm phân công cán bộ, công chức xem xét, giải quyết công việc theo quy định.
Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện để xem xét giải quyết, hoặc cần phải xem xét lại thì đơn vị chuyên môn phải có văn bản gửi về bộ phận “một cửa” sau 01 ngày đối với những công việc phải giải quyết trước 05 ngày; sau 03 ngày đối với những công việc phải giải quyết trên 05 ngày, kể từ khi tiếp nhận hồ sơ của công dân.
Các cơ quan, đơn vị không trực tiếp nhận hồ sơ thuộc lĩnh vực giải quyết theo cơ chế “một cửa” của tổ chức, công dân. Hồ sơ không có chữ ký xác nhận của Trưởng bộ phận “một cửa” và không có dấu của Văn phòng quận thì được coi là hồ sơ không hợp lệ, không được trình ký.
Hồ sơ liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị thì cơ quan chịu trách nhiệm chính phải phối hợp với các cơ quan, đơn vị khác để cùng giải quyết.
Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức được phân công làm việc tại bộ phận “một cửa”.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa”
Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa” có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét hồ sơ của các tổ chức, công dân.
Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể một lần để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh.
Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc không được lập giấy hẹn thì tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, công dân vào cuối ngày làm việc, thu lệ phí đối với những công việc được thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
Đối với các loại công việc theo quy định được lập giấy hẹn thì tiếp nhận và viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả, chuyển hồ sơ đến bộ phận chức năng có liên quan giải quyết, trả kết quả cho tổ chức, công dân, thu lệ phí đối với những công việc được thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa” phải nâng cao tinh thần, trách nhiệm trong giải quyết công việc của tổ chức và công dân, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về quy chế văn hóa công sở, quy chế làm việc, nội quy và quy chế của bộ phận “một cửa”.
Có thái độ giao tiếp với tổ chức và công dân đúng mực. Tuyệt đối nghiêm cấm các hành vi gây khó khăn hoặc tiêu cực trong giải quyết công việc của tổ chức và công dân.
Cuối ngày làm việc, cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa” có trách nhiệm báo cáo kết quả, rút kinh nghiệm thực hiện nhiệm vụ trong ngày với lãnh đạo phụ trách bộ phận “một cửa” nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của bộ phận.