STT Mức độ đánh giá Số lượng (ý kiến)
Tỷ lệ (%)
1 Đầy đủ, đáp ứng nhu cầu 39 30,00
2 Đáp ứng cơ bản yêu cầu 59 45,38
3 Chưa đáp ứng yêu cầu 22 16,92
4 Khác 10 7,69
Tổng số ý kiến 130 100,00
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra (2018)
Số liệu Bảng 4.19 cho thấy đa số ý kiến đánh giá cơ sở vật chất của quận Long Biên đáp ứng nhu cầu thực hiện các nhiệm vụ và các hoạt động liên quan
đến thủ tục hành chính tuy nhiên tỷ lệ đánh giá sự đáp ứng cơ bản chiếm cao (45,38%) số ý kiến đánh giá. Từ đó có thể thấy, trong thời gian tới bên cạnh khắc phục những hạn chế về các nguồn lực, con người thì cần phải tăng cường đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động của bộ phận một cửa, mua sắm máy tính, các phương tiện cần thiết trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ, đầu tư phát triển và hoàn thiện hệ thống thông tin về TTHC, tăng cường sự đồng bộ hệ thống cơ sở vật chất và kết nối thông tin trong quận Long Biên và giữa quận Long Biên với các cơ quan chuyên môn có liên quan trong quá trình triển khai thực hiện.
4.2.6. Hệ thống cơ sở vật chất
Kể từ khi thành lập tới nay, bộ phận một cửa đã được UBND quận đầu tư thêm nhiều trang thiết bị và nâng cấp cơ sở vật chất để chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn. Nếu trước đây bộ phận một cửa quận phải sử dụng tạm phòng tiếp dân của UBND để làm phòng làm việc thì nay, bộ phận một cửa được UBND quận bố trí tại nhà liên cơ quan khối UBND quận với diện tích 50m², gồm 02 phòng làm việc của viên chức, 01 phòng ngồi chờ của tổ chức và người dân.
Trước đây, khi bộ phận một cửa mới được thành lập, cơ sở vật chất phục vụ cho công chức thực hiện nhiệm vụ còn rất hạn chế. Trang thiết bị phục vụ nhân dân cũng chưa được đầu tư nhiều. Tại một số lĩnh vực do nhu cầu, số lượng hồ sơ cần giải quyết cao, nên các tổ chức, cá nhân đến giải quyết công việc còn chen lấn, tranh giành nộp hồ sơ, gây ồn ào, mất trật tự tại bộ phận, gây ảnh hưởng đến mọi người xung quanh và cả các viên chức làm việc tại bộ phận. Tuy nhiên đến nay, bộ phận một cửa Quận đã được đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân.
Máy móc, trang thiết bị văn phòng được quản lý và theo dõi hàng năm nhằm phục vụ cho việc sửa chữa, thay thế khi bị hỏng hóc hoặc thiếu xót. Năm 2017thiết bị được đầu tư mua sắm phục vụ cho công việc là máy vi tính 85 máy, 20 thiết bị truyền thông, 28 máy in, 03 máy chiếu, 03 ti vi... Thời gian đầu mới tiếp thu còn xảy ra nhiều tình huống bất cập như lỗi phần mềm, cán bộ tiếp nhận còn lúng túng trong xử lý công việc nên cũng ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Nhưng đến nay thì tại bộ phận này công việc khá trôi chảy, việc xử lý công văn đến được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm, chỉ có công văn đi vẫn thực hiện một cách thủ công, cần sớm triển khai để hoàn thiện hết công năng sử dụng của phần mềm. Hằng năm, cơ quan kịp thời bổ sung các trang thiết bị giúp cán bộ cơ quan đảm bảo hoàn thành chất lượng. Cụ thể:
Bảng 4.20. Trang thiết bị được đầu tư mua sắm phục vụ cho công việc giai đoạn 2015 - 2017 Chỉ tiêu Hồ sơ So sánh (%) 2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016 BQ Máy vi tính 77 80 85 103,90 106,25 105,07 Thiết bị mạng, truyền thông 19 19 20 100,00 105,26 102,60 Máy in 26 27 28 103,85 103,70 103,77 Máy chiếu 2 3 3 150,00 100,00 122,47 Tivi 2 3 3 150,00 100,00 122,47 Máy photocopy 3 3 3 100,00 100,00 100,00 Tủ đựng tài liệu 30 32 34 106,67 106,25 106,46 Bàn làm việc 80 85 90 106,25 105,88 106,07 Ghế làm việc 82 85 90 103,66 105,88 104,76
Máy Scan văn bản 2 2 2 100,00 100,00 100,00
Nguồn: UBND Quận Long Biên (2017) Ngoài đầu tư vào trang thiết bị thì chất lượng phòng làm việc cũng được cơ quan nâng cấp, sửa sang nhằm tạo môi trường làm việc tốt nhất cho cán bộ công chức viên chức cơ quan.
4.2.7. Sự liên kết và phồi hợp hoạt động giữa các cơ quan
Trong quá trình triển khai thực hiện các thủ tục hành chính, thông thường một thủ tục hành chính sẽ có sự tham gia thực hiện của 2 hoặc nhiều bộ phận, thậm trí là liên ngành. Nếu không có sự phối hợp trong quá trình hoạt động sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động, kéo dài thời gian trả kết quả, gây ra nhiều tiêu cực và giảm lòng tin vào đội ngũ cán bộ hành chính.
Bảng 4.21. Đánh giá về sự phối hợp và liên kết hoạt động trong thực hiện thủ tục hành chính STT Mức độ đánh giá Số lượng (ý kiến) Tỷ lệ (%) 1 Rất tốt 30 23,08 2 Tốt 45 34,62 3 Bình thường 35 26,92 4 Chưa tốt 20 15,38 Tổng số ý kiến 130 100,00
Kết quả khảo sát trong bảng 4.21 cho thấy trong quá trình triển khai thực hiện các thủ tục hành chính giữa quận Long Biên và các cơ quan liên quan đã có sự phối hợp và phân công nhiệm vụ tốt và rất tốt chiếm 57,7%. Điều này đã góp phần làm giảm thời gian thực hiện các thủ tục hành chính, tạo sự thống nhất trong thực hiện các nhiệm vụ và các công việc trong quá trình giải quyết một thủ tục hành chính. Nhằm phát huy hơn nữa kết quả đã đạt được, trong thời gian tới cần đẩy mạnh sự phối hợp và kết hợp giữa bộ phận một cửa với các bộ phận khác trong quận Long Biên cũng như các cơ quan liên quan. Sự phối hợp không chỉ dừng ở khẩu hiệu mà phải tiến hành thường xuyên, nghiêm túc, có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và cơ chế giám sát quá trình thực hiện. Thường xuyên tiến hành các buổi giao ban rút kinh nghiệm trong quá trình thực hiện để kịp thời sửa chữa những hạn chế trong quá trình liên kết triển khai thực hiện các nghiệp vụ hành chính.
4.3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN LONG BIÊN HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN LONG BIÊN 4.3.1. Định hướng tăng cường quản lý thực hiện các thủ tục hành chính trên địa bàn Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội
Trong giai đoạn 2011 - 2020, đứng trước yêu cầu phát triển kinh tế và giải quyết những vấn đề bức xúc của đời sống xã hội phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế tri thức, xu hướng dân chủ hoá và hội nhập kinh tế quốc tế. Quản lý hành chính của nước ta trong giai đoạn hiện nay đang chịu sự tác động bởi hai xu thế lớn của thế giới hiện nay: Đa cực hoá và toàn cầu hoá: Trong xu hướng đó nền hành chính công mới có nhiều điểm khác biệt với nền hành chính truyền thống. Những yếu tố khoa học quản lý, những nhân tố thị trường, những mối quan hệ ngày càng đa dạng phức tạp giữa chính trị - hành chính - kinh tế, những bước nhảy vọt của khoa học công nghệ, xu thế quốc tế hoá đời sống xã hội, trình độ dân trí được nâng cao mọi mặt đã đề ra yêu cầu mới đối với Nhà nước, Chính phủ và các nền hành chính công. Những yêu cầu của quá trình thực hiện thủ tục hành chính trong giai đoạn hiện nay của nước ta là:
1. Phải đảm bảo tính thống nhất của hệ thống thủ tục hành chính 2. Bảo đảm sự chặt chẽ của hệ thống thủ tục hành chính
3. Bảo đảm tính hợp lý của thủ tục hành chính
4. Bảo đảm tính khoa học của quy trình thực hiện các thủ tục hành chính đã ban hành.
5. Bảo đảm tính rõ ràng và công khai của các thủ tục hành chính 6. Dễ hiểu, dễ tiếp cận
7. Có tính khả thi.
8. Bảo đảm tính ổn định cần thiết của quy trình thủ tục hành chính
Để đáp ứng yêu cầu trên (cũng là yêu cầu của hành chính phát triển và hội nhập) cần phải xây dựng những cơ chế thích hợp cho việc thực hiện các thủ tục hành chính đã ban hành yêu cầu đặt ra đối với công cuộc cải cách TTHC cấp quận như sau:
- Tiếp tục rà soát loại bỏ các thủ tục hành chính mang tính quan liêu, rườm rà, xây dựng và hoàn thiện các thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản, thuận tiện, giảm tối đa về thủ tục, thời gian giải quyết công việc, tránh phiền hà cho tổ chức và công dân. Thực hiện cải cách TTHC theo cơ chế “một cửa” đi vào thực chất và chiều sâu, mở rộng thêm các lĩnh vực liên quan đến giao dịch giữa cơ quan HCNN với tổ chức và công dân
- Tập trung xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức các cấp. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận Một cửa.
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cho bộ phận “Một cửa” góp phần đưa công tác cải cách TTHC theo cơ chế một cửa ngày càng hiện đại, thuận lợi cho tổ chức và công dân đến giao dịch.
- Trong giai đoạn tới quận Long Biên cần tập trung cải cách TTHC trên các lĩnh vực trọng điểm sau: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở; cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy phép kinh doanh.
- Hoàn thiện Quy chế “Một cửa” và hướng tới thực hiện “ Một cửa liên thông trong việc giải quyết TTHC.
4.3.2. Các giải pháp tăng cường quản lý thực hiện các thủ tục hành chính trên địa bàn Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội địa bàn Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội
4.3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy phạm thủ tục hành chính
Đây là giải pháp nhằm đẩy mạnh việc sắp xếp, đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước và xã hội hoá, tư nhân hoá một số loại hình hành chính phục vụ thành dịch vụ công cộng. Bản thân tác giả nhận thấy có một số lĩnh vực hành chính phục hiện nay tốt nhất nên chuyển sang mô hình tư nhân hoá vừa giảm bớt được gánh nặng cho UBND các cấp, vừa tạo được thế
cạnh tranh bình đẳng trong đời sống kinh tế xã hội, gồm có: công chứng - chứng thực, cấp giấy phép xây dựng ( sau khi đã có quy hoạch hoàn chỉnh được duyệt), chứng nhận hồ sơ giám định sức khoẻ đối với thương binh, bệnh binh...
Thứ nhất là: Hoàn thiện hệ thống thủ tục hành chính thống nhất, mẫu hoá, quy trình hoá, chuẩn hoá các thủ tục hành chính
Chuẩn hoá, mẫu hoá, quy trình hoá TTHC trên lĩnh vực quản lý nhà nước nhằm đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ; góp phần phòng, chống tham nhũng và lãng phí; Chuẩn hoá TTHC phải được thực hiện trên các phương diện: cơ sở pháp lý; quy trình và thời gian tiếp nhận, giải quyết; chuẩn hoá mẫu đơn, tờ khai hành chính trong hồ sơ TTHC.
Thứ hai là: Tiếp tục đơn giản hoá thủ tục hành chính
Đơn giản hoá TTHC được thực hiện trong các lĩnh vực nhạy cảm nhất như: quản lý đât đai, quản lý xây dựng, xin cấp giấy phép kinh doanh cụ thể:
- Giảm đầu mối, bớt các cấp trung gian trong thực hiện TTHC.
- Rà soát lại hệ thống thủ tục, đánh giá mức độ phù hợp của các thủ tục. Nhanh chóng đưa vào thực hiện tại Bộ phận “Một cửa” các cấp những thủ tục đã được rà soát.
Thứ ba là: Dân chủ hoá quá trình xây dựng và hoàn thiện thủ tục hành chính
- Có đường dây nóng đến Chủ tịch UBND quận, và hòm thư góp ý để tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân dân.
- Giao UBND quận, định kỳ tiếp nhận phản ánh, lấy ý kiến, đề xuất cơ chế và tổ chức đối thoại trực tiếp với công dân để phát hiện những điểm bất hợp lý trong quy trình thực hiện những TTHC hiện hành, nâng cao chất lượng các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước
- Mở chuyên mục cải cách TTHC trên các phương tiện thông tin đại chúng như trên truyền hình vào một “giờ nóng” nhất định và tuyên truyền sâu rộng, thường xuyên trong thực hiện thủ tục hành chính.
Thể chế pháp lý có vai trò quyết định bởi phải có các quy định của pháp luật thì mới tạo nên cơ chế pháp lý về kiểm soát. Nâng cao chất lượng xây dựng thể chế, gắn công tác xây dựng thể chế với công tác kiểm soát, cải cách thủ tục hành chính.
Tiếp tục hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy cơ quan. Qua đó, giảm bớt các công việc có tính sự vụ để tập trung vào khâu xây dựng thể chế, hoạch định chính sách và thực hiện thanh tra, kiểm tra, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với các ngành, lĩnh vực.
4.3.2.2. Tăng cường tổ chức, triển khai thực hiện các thủ tục hành chính
Thứ nhất: Tiếp tục thực hiện công khai hoá thủ tục hành chính
- Thực hiện cơ chế mới chỉ là một trong những bước đầu tiên trong hành trình rút ngắn lộ trình CCHC nói chung và cải cách TTHC nói riêng. Cũng để thực sự tạo ra một cuộc cách mạng về cải cách TTHC, làm thay đổi hẳn bộ mặt của hành chính Nhà nước thì không có cách nào khác ngoài việc ứng dụng các giải pháp tin học cũng như ứng dụng phần mềm hồ sơ “một cửa” trong việc quản lý, kiểm tra tình trạng hồ sơ. Điều đó vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho công dân, tổ chức. Cán bộ “một cửa” cũng không phải chịu nhiều áp lực do tiếp dân, trả lời dân, cũng không còn tình trạng xếp hàng chờ đến lượt.
Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, đã có rất nhiều nước trên thế giới đã thành công trong việc cải cách TTHC nhờ áp dụng các thành tựu của tin học. Việt Nam cũng đang hướng đến xây dựng một Chính phủ điện tử, công khai, minh bạch mọi hoạt động của mình. Chính vì vậy trong bài viết này các giải pháp của tác giả đưa ra chủ yếu là việc ứng dụng các phầm mềm công nghệ thông tin trong việc giải quyết các TTHC.
UBND quận Long Biên đã ứng dụng phần mềm hồ sơ “một cửa” trong việc quản lý, theo dõi, kiểm tra tình trạng hồ sơ. Đó là điều rất tốt, vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho công dân, tổ chức. Cán bộ “một cửa” cũng không phải chịu nhiều áp lực do tiếp dân, trả lời dân, cũng không còn tình trạng xếp hàng chờ đến lượt.
- Công khai hoá TTHC theo Đề án 30 được thụ lý giải quyết tại bộ phận “Một cửa” thuộc UBND quận, niêm yết các thủ tục hành chính một cách đầy đủ, dễ hiểu, khoa học; công khai trách nhiệm của bộ phận, cán bộ chuyên môn được phân công giải quyết các TTHC.
Thứ hai: Củng cố và hoàn thiện cơ chế “Một cửa” và “Một cửa liên thông” đối với toàn bộ thủ tục hành chính tại UBND quận
- Tiến hành rà soát các thủ tục hành chính, kiên quyết bãi bỏ những thủ tục không cần thiết, trái quy định. Qua rà soát, UBND quận Long Biên đã kịp thời sửa đổi, bổ sung những thủ tục không còn phù hợp với ngành, địa phương,
đẩy mạnh và hoàn thiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương;
- Tổ chức sơ kết hai năm 2016 và 2017 việc thực hiện cơ chế một cửa và việc triển khai thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân trên một số lĩnh vực. Qua đó, tiếp tục hoàn