Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2. Yếu tố ảnh hưởng đến tăng cường quản lý thực hiện thủ tục hành chính
4.2.6. Hệ thống cơ sở vật chất
Kể từ khi thành lập tới nay, bộ phận một cửa đã được UBND quận đầu tư thêm nhiều trang thiết bị và nâng cấp cơ sở vật chất để chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn. Nếu trước đây bộ phận một cửa quận phải sử dụng tạm phòng tiếp dân của UBND để làm phòng làm việc thì nay, bộ phận một cửa được UBND quận bố trí tại nhà liên cơ quan khối UBND quận với diện tích 50m², gồm 02 phòng làm việc của viên chức, 01 phòng ngồi chờ của tổ chức và người dân.
Trước đây, khi bộ phận một cửa mới được thành lập, cơ sở vật chất phục vụ cho công chức thực hiện nhiệm vụ còn rất hạn chế. Trang thiết bị phục vụ nhân dân cũng chưa được đầu tư nhiều. Tại một số lĩnh vực do nhu cầu, số lượng hồ sơ cần giải quyết cao, nên các tổ chức, cá nhân đến giải quyết công việc còn chen lấn, tranh giành nộp hồ sơ, gây ồn ào, mất trật tự tại bộ phận, gây ảnh hưởng đến mọi người xung quanh và cả các viên chức làm việc tại bộ phận. Tuy nhiên đến nay, bộ phận một cửa Quận đã được đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân.
Máy móc, trang thiết bị văn phòng được quản lý và theo dõi hàng năm nhằm phục vụ cho việc sửa chữa, thay thế khi bị hỏng hóc hoặc thiếu xót. Năm 2017thiết bị được đầu tư mua sắm phục vụ cho công việc là máy vi tính 85 máy, 20 thiết bị truyền thông, 28 máy in, 03 máy chiếu, 03 ti vi... Thời gian đầu mới tiếp thu còn xảy ra nhiều tình huống bất cập như lỗi phần mềm, cán bộ tiếp nhận còn lúng túng trong xử lý công việc nên cũng ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Nhưng đến nay thì tại bộ phận này công việc khá trôi chảy, việc xử lý công văn đến được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm, chỉ có công văn đi vẫn thực hiện một cách thủ công, cần sớm triển khai để hoàn thiện hết công năng sử dụng của phần mềm. Hằng năm, cơ quan kịp thời bổ sung các trang thiết bị giúp cán bộ cơ quan đảm bảo hoàn thành chất lượng. Cụ thể:
Bảng 4.20. Trang thiết bị được đầu tư mua sắm phục vụ cho công việc giai đoạn 2015 - 2017 Chỉ tiêu Hồ sơ So sánh (%) 2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016 BQ Máy vi tính 77 80 85 103,90 106,25 105,07 Thiết bị mạng, truyền thông 19 19 20 100,00 105,26 102,60 Máy in 26 27 28 103,85 103,70 103,77 Máy chiếu 2 3 3 150,00 100,00 122,47 Tivi 2 3 3 150,00 100,00 122,47 Máy photocopy 3 3 3 100,00 100,00 100,00 Tủ đựng tài liệu 30 32 34 106,67 106,25 106,46 Bàn làm việc 80 85 90 106,25 105,88 106,07 Ghế làm việc 82 85 90 103,66 105,88 104,76
Máy Scan văn bản 2 2 2 100,00 100,00 100,00
Nguồn: UBND Quận Long Biên (2017) Ngoài đầu tư vào trang thiết bị thì chất lượng phòng làm việc cũng được cơ quan nâng cấp, sửa sang nhằm tạo môi trường làm việc tốt nhất cho cán bộ công chức viên chức cơ quan.