3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh
Ngày 28/8/1945 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh về việc thành lập bộ máy giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, cơ quan tiền thân của Văn phòng Chính phủ ngày nay. Kể từ đó chính quyền nhân dân tại các địa phương cũng được thành lập để quản lý điều hành công việc ở địa phương. Chính quyền tỉnh Bắc Ninh cũng được thành lập để quản lý điều hành công việc toàn tỉnh (lúc này còn bao gồm cả huyện Gia Lâm, 1 phần huyện Đông Anh (Hà Nội) và một phần huyện Văn Giang (Hưng Yên). Sau kỳ họp thứ I (ngày 06/01/1946) Quốc hội khóa I nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa thì chính quyền địa phương các cấp gọi là Ủy ban hành chính.
Trong giai đoạn kháng chiến chống thực dân Pháp để phù hợp với điều kiện vừa kháng chiến vừa kiến quốc Ủy ban hành chính kháng chiến tỉnh Bắc Ninh đã chia làm 2 bộ phận. Một bộ phận sơ tán lên vùng tự do Hiệp Hòa (Bắc Giang), một bộ phận ở lại vùng địch hậu trực tiếp lãnh đạo kháng chiến với bộ máy hết sức gọn nhẹ để phục vụ sự chỉ đạo của Trung ương. Hòa bình lập lại, chính quyền tỉnh Bắc Ninh (lúc này lại trở về với tên gọi ban đầu là Ủy ban hành chính tỉnh Bắc Ninh) trở về đóng tại tỉnh lỵ là thị xã Bắc Ninh.
Năm 1963 Nhà nước quyết định hợp nhất 1 số tỉnh (trong đó Bắc Ninh và Bắc Giang hợp nhất thành Hà Bắc, tỉnh lỵ là thị xã Bắc Giang). Văn phòng Ủy ban hành chính 2 tỉnh cũng hợp nhất làm một. Qua 33 năm hợp nhất cán bộ công nhân viên Văn phòng ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc đã phát huy sức mạnh đoàn kết, chủ động tham mưu, giúp việc, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền tỉnh.
Thực hiện Nghị nguyết kỳ họp thứ 10 Quốc hội khóa IX thông qua ngày 06/11/1996 về việc chia tách tỉnh Hà Bắc thành 2 tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang. Ngày 01/1/1997 tỉnh Bắc Ninh được tái lập với 5 huyện, 1 thị xã với 92 vạn dân (đến năm 1999 huyện Tiên Sơn được chia tách để tái lập 2 huyện Tiên Du và Từ Sơn, huyện Gia Lương được chia tách để tái lập 2 huyện Gia Bình và Lương Tài đưa tổng số đơn vị hành chính cấp huyện của tỉnh Bắc Ninh lên 8 đơn vị). Theo
đó, Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh được thành lập tại Quyết định số 03/QĐ- CT ngày 07/01/1997 của UBND tỉnh Bắc Ninh với cơ cấu tổ chức gồm: lãnh đạo Văn phòng, 2 đơn vị nghiệp vụ, các tổ chuyên viên. Kể từ đó, Văn phòng UBND tỉnh với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh để chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương. Văn phòng UBND tỉnh đã và đang nỗ lực đổi mới các hoạt động nâng cao chất lượng tham mưu tổng hợp giúp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong cải cách hành chính, đổi mới phong cách làm việc, cải tiến việc xây dựng chương trình công tác, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện
các văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBNDtỉnh góp
phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả của sự chỉ đạo điều hành.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh UBND tỉnh Bắc Ninh
3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh
Văn phòng UBND tỉnh gồm có: Lãnh đạo (1 Chánh Văn phòng, 3 Phó Chánh Văn phòng) và các phòng, đơn vị trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, gồm: khối nghiên cứu tổng hợp (5 phòng), khối hành chính (3 phòng), đơn vị sự nghiệp (2 đơn vị).
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh năm 2016
CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Khối nghiên cứu tổng hợp Khối Hành chính Đơn vị sự nghiệp
Phòng Nội chính Phòng King tế Tổng hợp Phòng Công nghiệp và XDCB Phòng Nông nghiệp - Tài nguyên Phòng Khoa giáo - Văn xã Phòng Hành chính – Tổ chức Phòng Quản trị - Tài vụ Ban tiếp công dân tỉnh Cổng Thông tin Điện tử tỉnh Trung tâm Công báo tỉnh
3.1.2.2. Chức năng của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh
- Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của UBND tỉnh; giúp Chủ tịch UBND tỉnh (bao gồm cả các Phó Chủ tịch UBND tỉnh) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư – lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.
- Văn phòng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ.
3.1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh
- Trình UBND tỉnh ban hành:
+ Quy chế làm việc của UBND tỉnh;
+ Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh;
+ Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện).
+ Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
- Trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành:
+ Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh;
+ Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh.
- Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND tỉnh:
+ Tổng hợp đề nghị của các Sở, cơ quan ngang Sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh (sau đây gọi chung là Sở), UBND cấp huyện, cơ quan, tổ chức liên quan;
+ Kiến nghị với Chủ tịch UBND tỉnh đưa vào chương trình, kế hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản.
+ Xây dựng, trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác;
+ Theo dõi, đôn đốc các Sở, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng;
+ Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;
+ Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.
- Phục vụ hoạt động của UBND tỉnh:
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc họp của UBND tỉnh; Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo; Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của UBND tỉnh; Tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật.
- Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Triệu tập, chủ trì các cuộc họp; Theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra công tác đối với các Sở; HĐND và UBND cấp huyện; Thực hiện nhiệm vụ trước HĐND tỉnh; tiếp xúc, báo cáo, trả lời kiến nghị của cử tri; Chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải quyết công việc trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp; Cải tiến lề lối làm việc; duy trì kỷ luật, kỷ cương của bộ máy hành chính nhà nước ở địa phương.
- Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến):
+ Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình: Kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản;
+ Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: Phối hợp với các cơ quan liên quan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh;
+ Đối với văn bản khác: Kiến nghị với Chủ tịch UBND tỉnh giao cơ quan liên quan triển khai thực hiện;
- Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh:
+ Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh;
+ Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành;
+ Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh. - Thực hiện chế độ thông tin:
+Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh;
+ Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về hoạt động của Cổng Thông tin điện tử và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh;
+ Xuất bản, phát hành Công báo cấp tỉnh;
+ Thiết lập, quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của UBND tỉnh. - Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật:
+ Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh;
+ Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.
- Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng
Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính văn phòng đối với Văn phòng các Sở, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, công chức Văn phòng –Thống kê xã, phường, thị trấn.
- Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ:
+ Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh;
+ Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng UBND tỉnh; ban hành và quản lý văn bản theo quy định;
+ Hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật và sự phân công hoặc ủy quyền của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh;
+ Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành chính phục vụ nhiệm vụ được giao;
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND tỉnh;
+ Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc; quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định;
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
3.1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng phòng, trung tâm trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh
* Khối nghiên cứu tổng hợp: 5 phòng
Các chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh làm việc theo chế độ trực tuyến; được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu.
- Phòng Nội chính có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: tiếp công dân; tiếp nhận, xử lý đơn thư; thụ lý và tổng hợp các vụ việc khiếu nại, tố cáo, tranh chấp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh; công tác thanh tra; phòng, chống tham nhũng; tư pháp; quốc phòng - an ninh (kể cả an ninh biên giới đất liền và biển đảo); công tác nội vụ (bao gồm cả thi đua khen thưởng, tôn giáo); theo dõi công tác tố tụng đối với các vụ án hành chính, dân sự liên quan UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
- Phòng Kinh tế Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh về các lĩnh vực: thương mại, tài chính ngân sách, giá cả, ngân hàng tín dụng, kinh tế đối
ngoại, khu kinh tế; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể và hợp tác xã; ngoại giao và đối ngoại. Xây dựng, đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Kế hoạch, chương trình công tác của UBND tỉnh (toàn khóa, năm); theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của UBND tỉnh, thư ký biên tập, soạn thảo các báo cáo, bài phát biểu, trả lời phỏng vấn của Chủ tịch UBND tỉnh liên quan nội dung kinh tế xã hội tổng hợp, số liệu thống kê tổng hợp; tổng hợp, cung cấp thông tin cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh làm đầu mối tổ chức và phục vụ các kỳ họp HĐND tỉnh, UBND tỉnh; chủ trì tham mưu thực hiện kết luận 48 của Bộ Chính trị; công tác địa phương (bao gồm hoạt động của HĐND và UBND cấp huyện).
- Phòng Công nghiệp và Xây dựng cơ bản có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và làng nghề, bưu chính viễn thông, khoa học công nghệ, công nghệ thông tin, xây dựng, quy hoạch kiến trúc, giao thông vận tải, giám sát việc thực hiện cơ chế, chính sách trong lĩnh vực đầu tư xây dựng; theo dõi, chỉ đạo toàn diện việc thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN do Tỉnh quản lý.
- Phòng Nông nghiệp – Tài nguyên có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về các lĩnh vực Nông nghiệp – Phát triển nông thôn; Tài nguyên và Môi trường. Thực hiện các nhiệm vụ về công tác quản lý nhà nước trong việc giải quyết khiếu nại tố cáo liên quan đến đất đai đền bù, giải phóng mặt bằng, nhà đất. Theo dõi lĩnh vực: Nước sạch đô thị, nông thôn; quản lý tài nguyên, khoáng sản, môi trường; cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; các hội, doanh nghiệp thuộc lĩnh vực phân công theo dõi.
- Phòng Khoa giáo – Văn xã có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: văn hóa, du lịch, thể dục thể thao, giáo dục, đào tạo, lao động, thương binh, xã hội, y tế. Theo dõi chương trình mục tiêu quốc gia; các hội, trường thuộc lĩnh vực phân công theo dõi.
* 5 phòng, ban khác:
- Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý cơ quan về công tác tổ chức cán bộ, văn thư, lưu trữ, hành chính, pháp chế, cải cách hành chính; tiếp nhận, theo dõi việc xử lý các hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (bộ phận Một cửa); công tác bảo vệ an ninh, an toàn cơ quan.
- Phòng Quản trị - Tài vụ giúp Lãnh đạo Văn phòng thực hiện chức năng quản lý tài chính theo quy định của pháp luật đối với Văn phòng và các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND tỉnh; đảm bảo hậu cần, công tác lễ tân phục vụ hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh; quản