6. Kết cấu của luận án
4.3.5 Giải pháp nâng cao năng lực trình độ công nghệ và hiệu suất các quy trình
Trong thời gian vừa qua, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam đã tích cực đầu tư, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin trong việc khai thác, vận chuyển, quản lý quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Các dịch vụ bưu chính của VNPost cung cấp ngày càng đa dạng, thời gian cung cấp ngày càng được rút ngắn, sự thất thoát, mất mát ngày càng giảm và sự thuận tiện trong sử dụng dịch vụ của khách hàng ngày càng được bảo đảm.
Để tăng khả năng cạnh tranh trong cung cấp dịch vụ, VNPost đã tích cực chủ động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, internet vào việc triển khai các quy định, quy trình dịch vụ, phát triển dịch vụ mới, hỗ trợ kịp thời cho việc quản lý, điều hành kinh doanh dịch vụ như: hoàn thiện cơ sở dữ liệu phần mềm khai thác các dịch vụ bưu chính chuyển phát, thực hiện chuyển đổi dữ liệu, xây dựng hệ thống giám sát dịch vụ; sử dụng phần mềm quản lý trạng thái bưu gửi, xây dựng các báo cáo phục vụ quản lý và điều hành dịch vụ, xây dựng và triển hệ thống báo cáo online phục vụ quản lý điều hành kinh doanh; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ bưu tá; thực hiện bổ sung các tính năng trên phần mềm Paypost phục vụ mở rộng dịch vụ thu hộ, chi hộ. Cácứng dụng công nghệ phục vụ kết nối, cung cấp dịch vụ hành chính công, triển khai dịch vụ với các đối tác mới (Dai-ichi, thu hộ thuế…) đã được triển khai hiệu
quả, đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản lý, cung cấp dịch vụ của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam trong thời gian vừa qua. Việc ứng dụng công nghệ vào cung cấp dịch vụđã làm cho hiệu quả kinh doanh của VNPost ngày càng được cải thiện, chất lượng dịch vụ ngày càng đáp ứng tốt nhu cầu và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp bưu chính đã làm cho thời gian cung cấp dịch vụ nhanh chóng hơn, độ chính xác trong cung cấp dịch vụ cao hơn, làm cho khách hàng ngày càng thuận tiện hơn trong khi sử dụng dịch vụ. Từ thông tin đánh giá của khách hàng vềđổi mới quy trình, ứng dụng công nghệ vào cung cấp dịch vụ phục vụ khách hàng nhanh chóng, thuận tiện, với dữ liệu khảo sát khách hàng là cá nhân và tổ chức khi sử dụng dịch vụ bưu chính trên thị trường Việt Nam đánh giá về mức độ chính xác kịp thời trong việc cung cấp dịch vụ của VNPost ở (phụ lục 4.6) khách hàng cá nhân đánh giá với điểm trung bình là 3,413/5,0 và khách hàng tổ chức đánh giá điểm trung bình là 3,591/5,0. Từ kết quả này cho thấy VNPost được khách hàng đánh giá thấp hơp Viettelpost và một số doanh nghiệp bưu chính nước ngoài tại Việt Nam. Với kết quả này, cho thấy Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cần thiết phải tăng cường năng lực ứng dụng khoa học công nghệ vào việc tăng hiệu suất quy trình cung cấp dịch vụ bảo đảm nhanh chóng, chính xác, thuận tiễn cho khách hàng. Để nâng cao năng lực trình độ công nghệ và hiệu suất các quy trình dịch vụ, thì Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cần thực hiện một số giải pháp cụ thể là:
1) Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cần xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể dài hạn trong việc ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào tối ưu hóa quy trình sản xuất, quy trình cung cấp dịch vụ, quy trình quản lý kinh doanh, quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng,... Đây là việc làm mang tính chiến lược vì bưu chính thuộc hệ thống Logistics của nền kinh tế cần có sự gắn kết chặn chẽ giữa các khâu, cung ứng, tổ chức khai thác vận hàng, bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng,..Hoạt động của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cũng như các doanh nghiệp bưu chính khác là bảo đảm dòng chẩy chuỗi cung ứng dịch vụ, hệ thống Logistics của nền kinh tế.Hệ thống này vận hành càng chôi chẩy, linh hoạt, nhanh chóng thì chi phí sẽ thấp, sự hài lòng, tin tưởng của các chủ thể liên quan càng cao. Trong xu thế phát triển của thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay, VNPost cần phải nhanh chóng xây dựng lộ trình, cách thức ứng dụng công nghệ tiến tiến vào quá trình kinh doanh, quá trình cung cấp dịch vụ trên toàn hệ thống của VNPost.
2) Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cần nghiên cứu học tập kinh nghiệm ứng dung khoa học công nghệ, tin học trong bưu chính của các nước có ứng dụng công
nghệ bưu chính hiện đại trong khai thác và kinh doanh trong lĩnh vực bưu chính. Trong thời gian qua, bưu chính thế giới đã tập trung phát triển một số ứng dụng như dịch vụ dấu bưu chính điện tử bao gồm dịch vụ kiểm chứng chữ ký số, dịch vụ mã hoá/giải mật, dịch vụ chống thoái thác, dịch vụ nhật ký sự kiện, dịch vụ hệ thống an toàn, dịch vụ cung cấp chứng cứ kiện tụng... Dịch vụ hậu cần bưu chính dựa trên hợp đồng thỏa thuận giữa doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử với doanh nghiệp bưu chính; Dịch vụ trung gian thanh toán tiền tệ là một loại dịch vụ có tính sáng tạo mới, chủ yếu là phục vụ cho các khách hàng không muốn cung cấp dữ liệu thẻ tín dụng của mình qua mạng Internet; Dịch vụ hộp thư điện tử bưu chính thông qua hệ thống chuyển phát thư tín điện tửđã chuyển phát các loại giấy tờ như các loại phiếu, giấy báo nợ, thư quảng cáo.v.v.. tới khách hàng; Dịch vụ bưu gửi lai ghép; Dịch vụ bán lẻ hàng hóa trực tuyến cung cấp các sản phẩm đặc trưng bưu chính như tem chơi, bưu thiếp điện tử; tem chơi, bưu thiếp điện tử cá thể hóa, vật phẩm bưu chính. Dựa vào hạ tầng cơ sở sẵn có, Bưu chính đã cung cấp các dịch vụ này một cách thuận lợi, đem lại hiểu quả không chỉ cho chính doanh nghiệp mà còn cho toàn xã hội. Với xu hướng công nghệ, cổng giao dịch điện tử tích hợp dịch vụ được nhiều doanh nghiệp bưu chính các nước lựa chọn và thiết lập bởi khả năng tích hợp kinh doanh trực tuyến các sản phẩm với các doanh nghiệp khác.
Bưu chính các nước phát triển như Mỹ, Canada, Nhật bản và các nước Tây Âu đã đi tiên phong vềứng dụng công nghệ thông tin, cũng như những sáng tạo mới trong các khâu khai thác, phục vụ và quản lý bưu chính. Dựa trên quy trình nghiệp vụ, họđã thực hiện tiêu chuẩn hóa và máy tính hóa công tác quản lý và từng bước phát triển bưu chính điện tử; Xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng vừa để quảng cáo trực tiếp các dịch vụ bưu chính, vừa để cung cấp thông tin cho quản lý bưu chính, và đặc biệt là cho dịch vụ bưu gửi trực tiếp. Thông qua trang web của bưu chính, khách hàng có thể tra cứu được các bưu cục mới nhất, tính được cước phí bưu chính, theo dõi được hành trình bưu gửi của mình hoặc tìm hiểu các dịch vụ bưu chính, thực hiện việc đặt mua hàng trực tuyến và thanh toán trực tuyến với ngân hàng bưu chính hoặc ngân hàng khác có thỏa thuận cung cấp dịch vụ với bưu chính. Ngoài ra, bưu chính còn cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, làm đại diện cho các doanh nghiệp gửi tới khách hàng. Các doanh nghiệp bưu chính đã đạt được uy tín cao với tư cách là một bên uỷ thác thứ ba trong hoạt động cung cấp dịch vụ bưu gửi theo đường vật lý trong suốt thời gian vừa qua và bây giờ thì cũng có thể đóng một vai trò tương tự trong lĩnh vực điện tử. Hầu như tất cả các nhà khai thác bưu chính trên thế giới đều có trang web cung cấp các thông tin cần thiết cho khách hàng và nhận các yêu cầu của họ.
Các nước có nền kinh tế đang phát triển, đặc biệt là các nước trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương cũng có những bước tiến dài trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin như Hàn quốc, Ấn độ, Thái Lan, Malaysia, Hồng Kông…v.v. Bưu chính các nước này cũng đã có được một số các ứng dụng như chuyển tiền, mua bán, thanh toán qua mạng, tra cứu dịch vụ bưu chính, định vị bưu gửi, các dịch vụ lưu giữ chữ ký điện tử, chứng thực điện tử. Bưu chính một số nước còn có các chương trình phổ cập tin học, nhằm nâng cao trình độ hiểu biết về công nghệ thông tin tới khách hàng. Ngoài ra có các hình thức thu hút khách hàng như biến bưu cục thành điểm cung cấp thông tin đa dạng, cung cấp các dịch vụ miễn phí và phí ưu đãi. Qua đó, đã có những ảnh hưởng tích cực đến thói quen sử dụng dịch vụ bưu chính điện tử của khách hàng.
Qua đây kinh nghiệp ứng dụng công điện tử và công nghệ thông tin trong bưu chính của các nước có hoạt động kinh doanh bưu chính phát triển cho Tổng công ty Bưu điện Việt Nam kinh nghiệm là: Từng bước ứng dụng với giao diện thân thiện, dễ sử dụng (Ban đầu chỉ là thông tin về doanh nghiệp, dịch vụ…., dần dần đưa vào các dịch vụ dễ sử dụng cho đến các ứng dụng cao hơn). Ban đầu là các trang web đơn giản, sau đó thường chuyển đổi sang dạng cổng giao dịch tích hợp dịch vụ và quản lý. Dần dần tựđộng hóa từng khâu trong quy trình cung ứng, khai thác dịch vụ và quản lý chuỗi cung ứng dịch vụ.
3) Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cần đẩy mạnh các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sản xuất kinh doanh trên toàn mạng lưới, đầu tư các trang thiết bị phục vụ sản xuất, đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành sản xuất kinh doanh, cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao năng suất lao động trên mạng lưới. Phát triển các giải pháp công nghệ thông tin tiên tiến, hiện đại, đảm bảo độ chính xác, tin cậy của dữ liệu theo thời gian thực. Xây dựng các ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng chuyển từ bị động sang chủ động, tối ưu hiệu năng, dữ liệu để hoạt động theo cơ chế thời gian thực, chuyển hướng theo mô hình hệ sinh thái phần mềm. Cần tích hợp các ứng dụng để tạo thuận lợi trong quá trình quản lý, điều hành, tránh lãng phí nguồn lực. Cần xây dựng và triển khai điều hành các ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng công ty thống nhất trên toàn tổng công ty xuống tới các đơn vị thành viên.
4) VNPost cần tập trung nguồn lực cho đâu tưứng dụng và triển khai các dự án công nghệ, công nghệ thông tin phục vụ cho sản xuất kinh doanh, bên cạnh đó cũng tập trung vào phát triển đội ngũ lao động có trình độ, tác phong chuyên nghiệp có thể sử dụng, vận hành các bị, phần mềm phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
4.3.6 Giải pháp tăng cường hình ảnh và danh tiếng thương hiệu của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam trên thị trường