8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Nhóm gộp các hoạt động, hình thành các bộ phận
Sau khi đã liệt kê đầy đủ các hoạt động để thực hiện chức năng nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức đã đặt ra, để hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của đơn vị chúng ta cần tiến hành nhóm gộp các hoạt động để hình thành các bộ phận trong mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong việc tổ chức bộ
máy quản lý hiện nay có rất nhiều kiểu nhóm gộp các hoạt động để hình thành nên các bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, Cụ thể:
Để nhóm gộp các công việc một cách đẩy đủ, tránh trùng lặp ngƣời ta thƣờng mô tả các công việc trong tổ chức theo các cách sau đây:
- Nhóm gộp các công việc theo tầm hạn quản lý: Ngƣời ta chia tất cả các công việc mà tổ chức phải thực hiện để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình thành 02 nhóm bao gồm nhóm các công việc ở tầm chiến lƣợc vĩ mô và nhóm các công việc ở tầm tác nghiệp vi mô ;
- Nhóm gộp các công việc theo chức năng quản trị: Theo cách phân chia này, ngƣời ta thƣờng liệt kê tất cả các công việc trong tổ chức theo các chức năng cơ bản của quản trị đó là 1 nhóm các công việc liên quan đến chức năng hoạch định; 2 các công việc liên quan đến chức năng tổ chức; 3 các công việc liên quan đến chức năng điều hành; 4 chức năng kiểm tra giám sát.
- Nhóm gộp các công việc theo lĩnh vực hoạt động: Một số đơn vị có đặc điểm là hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực khi đó việc liệt kê các công việc cũng có thể đƣợc thực hiện theo lĩnh vực hoạt động. Ví dụ các công việc thuộc lĩnh vực công nghiệp; các công việc thuộc lĩnh vực du lịch; các công việc thuộc lĩnh vực thƣơng mại; các công việc thuộc lĩnh vực vận tải kho vận logistics …
- Nhóm gộp các công việc theo tính chất công việc: Theo cách phân loại này, ngƣời ta thƣờng chia tất cả các công việc của đơn vị thành các nhóm công việc theo tính chất công việc bao gồm 1 nhóm các công việc thuộc về nhân sự; 2 nhóm các công việc thuộc chức năng sản xuất; 3 nhóm các hoạt động thuộc chức năng tài chính; 4 các hoạt động kế toán; 5 các hoạt động liên quan đến kỹ thuật công nghệ; 6 các hoạt động liên quan đến quản lý chất lƣợng sản phẩm; 7 các hoạt động liên quan đến hoạt động Marketing…
- Nhóm gộp các hoạt động theo đầu mối quản lý: Đó là việc liệt kê hoạt động theo các đầu mối quản lý cấp dƣới ví dụ các công việc thuộc xí nghiệp A; các công việc thuộc xí nghiệp B…
1.2.4. Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý
Là bƣớc quan trọng trong tiến trình tổ chức bộ máy doanh nghiệp, trƣớc hết xác định số cấp quản trị, xác định và phân chia trách nhiệm của từng cấp quản trị trong mối quan hệ trực tuyến; trách nhiệm và quyền hạn của cấp trƣởng, cấp phó. Là căn cứ để xác định trách nhiệm đặc trƣng của từng cấp quản trị, để đảm bảo sự chỉ đạo xuyên suốt theo chiều dọc và hạn chế chồng chéo trong quá trình ra quyết định giữa các cấp quản trị: cấp cao, cấp trung gian, cấp thấp.
Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý thƣờng đƣợc sử dụng:
a. Cơ cấu tổ chức quản lý kiểu trực tuyến
Kiểu mô hình cơ cấu trực tuyến đƣợc thể hiện ở hình 1.1.
Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý kiểu trực tuyến.
(Nguồn: http://elearning.due.udn.vn)
Đây là kiểu nhóm gộp các hoạt động đơn giản nhất trong đó ngƣời lãnh đạo cấp trên nhóm gộp các hoạt động cần thiết của đơn vị thành các nhóm theo chiều dọc và giao phó cho các cấp dƣới thực hiện. Toàn bộ vấn đề đƣợc giải quyết theo một kênh theo mối liên hệ đƣờng thẳng. Cấp lãnh đạo
trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là: Cấp trên trực tiếp lãnh đạo cấp dƣới. Cấp dƣới tiếp thu, chấp hành chỉ thị mệnh lệnh cấp trên.
- Ưu điểm: Quyền lợi tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì đƣợc tính kỷ luật và kiểm tra, liên hệ dễ dàng, đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống nhất tiện cho Giám đốc.
- Nhược điểm: Không có sự phân công hợp lý, không có quan hệ điều hòa theo chiều ngang. Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền, độc đoán. Đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện, tổng hợp. Đồng thời không tận dụng đƣợc sự tƣ vấn, giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị.
b. Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng.
Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng đƣợc thể hiện qua hình 1.2
Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng.
(Nguồn: http://elearning.due.udn.vn)
“Phân công theo chiều ngang là căn cứ theo tiêu chuẩn khác nhau, phân gải lao động quản lý thành những cƣơng vị và bộ phận khác nhau. Kết quả
của sự phân công theo chiều ngang là sự bố trí các bộ phận, hoặc bộ phận hóa tổ chức” [1, tr 334]
Theo cách nhóm gộp này, tất cả các hoạt động của tổ chức đƣợc nhóm gộp theo từng chức năng quản lý có thể theo chức năng quản lý tổng quát: hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm tra kiểm soát hoặc theo chức năng công việc nhƣ nhân sự, sản xuất, tài chính, marketing… . Với cách nhóm gộp này sẽ hình thành nên những ngƣời lãnh đạo đƣợc chuyên môn hóa, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định. Cấp dƣới không chịu sự lãnh đạo của ngƣời chủ doanh nghiệp mà còn chịu sự lãnh đạo của bộ phận chức năng khác.
- Ưu điểm: Thu hút đƣợc các chuyên gia vào công tác quản lý, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt đƣợc gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngƣời lãnh đạo.
- Nhược điểm: không duy trì đƣợc tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp. Ngƣời lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với ngƣời lãnh đạo chức năng, nhƣng do có quá nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp đƣợc hết, dẫn đến tình trạng ngƣời thi hành trong một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí trái ngƣợc nhau.
c. Cơ cấu tổ chức quản lý kiểu trực tuyến - chức năng
Đây là cách kết hợp giữa sự nhóm gộp các hoạt động theo mức độ phân cấp công việc giữa trên – dƣới và phân cấp công việc giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng. Loại nhóm gộp này đồng thời giữ đƣợc ƣu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, lại tránh đƣợc các khuyết điểm của m i kiểu cơ cấu đó.
Hình 1.3. Mô hình trực tuyến - chức năng.
(Nguồn: quantri.vn)
- Ƣu điểm: Phát huy đƣợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
- Nhƣợc điểm: Do có quá nhiều bộ phận chức năng, nên lãnh đạo tổ chức thƣờng phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và mất nhiều thời gian. Ngƣời ta còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất đƣợc quyền hạn và quan điểm.
Nhận xét: Trong ba mô hình trên thì mô hình trực tuyến chức năng đƣợc áp dụng rộng rãi hơn cả trong giai đoạn hiện nay.
d. Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu
Cơ cấu này có đặc điểm là ngƣời lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp ngƣời lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mƣu giúp việc.
Hình 1.4. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mƣu.
(Nguồn: quantri.vn) - Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép nhà lãnh đạo tận dụng đƣợc những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Bƣớc đầu khai thác đƣợc tiềm năng của cơ quan tham mƣu.
- Nhược điểm: Để đƣa ra đƣợc quyết định ngƣời lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham mƣu, dễ dẫn tới tình trạng tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh. Nó đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải tìm và tuyển chọn đƣợc những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đƣơng nhiên chi phí để chọn đƣợc những chuyên gia này là rất lớn.
e. Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu ma trận
Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận có đặc điểm cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống chuyên biệt và đƣợc h trợ đa chiều. Cơ cấu này gồm các
Giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc và là ngƣời chịu trách nhiệm chính đồng thời có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác trong dự án và bị chi phối về mặt quyền lực với các nhà quản trị chức năng trong cùng một dự án. Cơ cấu tổ chức ma trận có hai tuyến chức năng, một tuyến chức năng theo chiều dọc và một tuyến chức năng theo chiều ngang. Cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến.
Cơ cấu theo mô hình ma trận đƣợc thể hiện ở hình 1.5.
Hình 1.5. Cơ cấu tổ chức quản lý kiểu ma trận
(Nguồn: quantri.vn) Ưu điểm: cơ cấu ma trận có tổ chức linh động, ít tốn kém và sử dụng nhân lực có hiệu quả. Đáp ứng đƣợc tình hình sản xuất, kinh doanh nhiều biến động đồng thời hình thành bộ máy và giải thể một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Nhược điểm: Dễ xảy ra tranh chấp, ảnh hƣởng giữa các bộ phận và các lãnh đạo tại bộ phận. Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có sức ảnh hƣởng lớn.
f. Cơ cấu tổ chức quản lý theo địa lý
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thƣờng đƣợc sử dụng ở các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực thị trƣờng khác nhau. Việc phân chia bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phƣơng thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trƣờng hợp này, điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa lý nhất định đƣợc hợp nhóm và giao cho một ngƣời quản lý. Các doanh nghiệp thƣờng sử dụng mô hình phân chia theo địa lý khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau.
Cơ cấu tổ chức theo mô hình phân chia địa lý đƣợc thể hiện ở hình 1.6. Những thuận lợi và khó khăn của cơ cấu tổ chức theo địa lý
Ưu điểm: (1) Cơ cấu này, thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trƣờng và nhu cầu về sản phẩm dịch vụ. Cho phép xác định rõ những yếu tố liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ. (2) Khuyến khích sự quan tâm tới nhu cầu của khách hàng, phân định rõ trách nhiệm, phát triển các kỹ năng tƣ duy quản trị trong phạm vi sản phẩm.
Hình 1.6. Mô hình Cơ cấu tổ chức theo địa lý
Nhược điểm: (1) Sử dụng không hiệu quả các kỹ năng và nguồn lực của tổ chức. 2 Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các tuyến sản phẩm hay dịch vụ trong tổ chức. 3 Tạo ra sự tranh chấp các nguồn lực giữa các sản phẩm. Giới hạn khả năng giải quyết vấn đề trong phạm vi một sản phẩm, dịch vụ. 4 Hạn chế thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ.
g. Cơ cấu tổ chức quản lý theo sản phẩm/hệ sản phẩm
Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã đƣợc nghiên cứu từ lâu có vai trò ngày càng tăng trong các tổ chức có quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay hệ sản phẩm phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Cơ cấu này tỏ ra rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô toàn cầu. Trong m i đơn vị đƣợc tổ chức theo sản phẩm đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản phẩm.
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/hệ sản phẩm đƣợc thể hiện ở hình 1.7.
Hình 1.7. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/hệ sản phẩm
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/hệ sản phẩm cũng có ƣu nhƣợc điểm nhất định của nó, cụ thể:
Ưu điểm: (1) Áp dụng cơ cấu này sẽ gia tăng sự chuyên môn hoá, bởi cơ cấu này cho phép các nhà quản trị và nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩm hay dịch vụ mà họ đang đảm nhiệm. (2) Nó cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố: chi phí, lợi nhuận những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công của m i tuyến sản phẩm. Đồng thời, cho phép m i bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lƣợc của sản phẩm. (3) Do chú trọng vào một vài sản phẩm nên các nhà quản trị có thể duy trì tính linh hoạt phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và sự biến động của môi trƣờng. (4) Cơ cấu này cũng mang tính linh hoạt nên thích hợp với sự thay đổi của sản phẩm - dịch vụ và môi trƣờng, cho phép xác định những yếu tố liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, khuyến khích sựquan tâm đối với nhu cầu của khách hàng, phát triển kỹ năng tƣ duy quản trị trong phạm vi sản phẩm.
Nhược điểm: 1 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm có nhƣợc điểm là rất khó phối hợp hoạt động giữa các bộ phận sản phẩm. 2 Cơ cấu theo sản phẩm chỉ cho phép điều động nhân sự trong nội bộ từng tuyến sản phẩm vì nhân sự đã đƣợc chuyên môn hoá theo sản phẩm. 3 Việc thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ cũng bị hạn chế.
Nhận xét: M i một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp đều có những điểm mạnh và yếu riêng của nó, và tu doanh nghiệp mà nó đƣợc vận dụng trong những điều kiện nhất định.