8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.6 Quy định các mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận
a.Thông tin trực tuyến
Họp giao ban định k hàng tuần/tháng/quý/6 tháng/năm, theo chuyên đề công tác hoặc đột xuất khi phát sinh sự việc cần giải quyết; Lãnh đạo Cảng chỉ đạo trực tiếp Giám đốc các Trung tâm thực hiện nhiệm vụ theo đúng chức năng nhiệm vụ đƣợc giao. Việc sử dụng khai thác có hiệu quả bộ phận Thƣ ký giám đốc Cảng tùy thuộc rất lớn vào việc lựa chọn nhân sự đủ tiêu chuẩn, năng lực, kinh nghiệm công tác. Điều đó, sẽ giúp khắc phục đƣợc hạn chế của mô hình cũ liên quan đến nội dung chỉ thị của lãnh đạo Cảng còn chƣa kịp thời hoặc còn chồng chéo và khắc phục tình trạng báo cáo lên trên còn chƣa kịp thời của cấp Trung tâm. Ngoài ra, cần xây dựng những quy định chi tiết về thông tin trực tuyến giữa cấp lãnh đạo Cảng và cấp lãnh đạo Trung tâm. Điều này sẽ đƣợc cụ thể hóa trong quá trình thực hiện tiêu chuẩn ISO9001:2015 tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng trong quý 1 năm 2018.
b. Thông tin chức năng
Thông tin 2 chiều theo định k hàng tuần/tháng/quý/6 tháng/năm và công việc; Lãnh đạo Cảng giao việc trực tiếp cho các Trƣởng phòng chức năng và các trƣởng phòng chỉ đạo cho cấp dƣới, các chuyên viên thực hiện và tổng hợp thông tin để báo cáo lãnh đạo Cảng theo quy định.
Cần giao quyền cho bộ phận chức năng, các Phòng ban trong việc chủ trì thực hiện các nội dung liên quan do Phòng mình tham mƣu, quản lý. Điều đó, sẽ tăng tính chủ động của các Phòng, khắc phục tình trạng thông tin hai chiều không kịp thời từ bộ phận chức năng của Cảng xuống các Trung tâm trực thuộc và ngƣợc lại. Đồng thời, giảm khối lƣợng công việc định k hoặc đột xuất của cấp ban lãnh đạo Cảng.
c. Thông tin chéo
triển khai phối hợp thực hiện nhiệm vụ, để khắc phục tình trạng quan hệ chéo giữa các bộ phận chức năng cùng cấp và khác cấp còn lỏng lẻo, không hiệu quả nhƣ hiện nay. Nâng cao vai trò trách nhiệm của các Trƣởng phòng trong công tác phối hợp, chia sẻ thông tin trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. Ngoài ra, cần ban hành quy chế làm việc, quy chế phối hợp giữa các Trung tâm có mối quan hệ phối hợp trong dây chuyền phục vụ hành khách tại Cảng. Từ đó, sẽ là cơ sở để các nhân viên, cán bộ các cấp thực hiện tốt công tác phối hợp với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Ngoài ra, thông tin ra ngoài và ngoài vào trong mặc dù cơ bản đƣợc thực hiện tốt. Tuy nhiên cần thiết lập cụ thể bằng các quy định trong công tác báo cáo thông tin ra ngoài theo hƣớng phát huy vai trò tham mƣu giúp việc của các Phòng chức năng, thay vì thƣờng giao cho các Trung tâm thực hiện nhƣ hiện nay, vì các Trung tâm là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên cần chú trọng các hoạt động sản xuất kinh doanh hơn là phải thực hiện chức năng tham mƣu xử lý thông tin ra ngoài và ngoài vào trong nhƣ hiện nay.