8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.5. Phân quyền trực tuyến và phân quyền chức năng
Việc phân quyền trong quản trị có liên quan chặt chẽ với việc phân cấp quản lý. Đó là việc phân chia quyền hành quản trị giữa quản trị cấp cao với quản trị viên cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở. Hiểu một cách đơn
giản thì phân quyền là sự chuyển giao hay giao một phần quyền quản lý của cấp trên cho cấp dƣới quản lý. Việc xác định chính xác quyền điều hành trực tuyến và quyền điều hành chức năng cho các bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu lực, tính nhất quán của tổ chức. Phân cấp quản trị có thể đƣợc thực hiện ở mức độ “rộng” hoặc mức độ “hẹp” phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Cụ thể:
a. Phân quyền trực tuyến
Trƣớc hết, mức độ phân quyền trực tuyến trong một tổ chức phụ thuộc vào giới hạn tầm quản trị. Do đó có sự hạn chế về số ngƣời/số nhiệm vụ mà một ngƣời quản trị có thể giám sát hiệu quả nên trong tổ chức cần phải có các cấp quản lý và xuất hiện nhu cầu phân chia quyền lực quản lý điều hành trong tổ chức giữa cấp trên – cấp dƣới gọi là phân quyền trực tuyến . Nhìn chung, khi phân chia quyền hành theo trực tuyến thƣờng có 02 xu hƣớng đó là “phân quyền” hay “tập quyền” với các ƣu, nhƣợc điểm nhƣ sau:
+ Tập quyền: Quyền hành chủ yếu tập trung vào cấp trên, cấp dƣới chủ
yếu đƣợc giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra kiểm soát, các vấn đề thuộc về quyết định đều thuộc thẩm quyền của cấp trên.
Ưu điểm: Giám sát và kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cấp dƣới, lƣu tin nhanh chóng giữa cấp trên và cấp dƣới.
Nhược điểm: 1 Cấp trên dễ can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dƣới; 2 Không phát huy đƣợc tính chủ động của cấp quản trị; 3 Do khoảng cách quá xa giữa cấp cao nhất và cấp thấp nhất trong tổ chức quá xa nên thông tin trên xuống - dƣới lên chậm chạp dẫn đến các quyết định không kịp thời; 4 Gây ra sự quá tải đối với cấp trên.
+ Phân quyền: Quyền quản lý điều hành trong tổ chức đƣợc phân chia
phải chịu trách nhiệm về các quyết định của mình cho cấp dƣới liên quan đến chức trách nhiệm vụ đƣợc giao phó.
Ưu điểm: 1 Buộc cấp dƣới phải chủ động trong công việc, tránh tƣ tƣởng ỷ lại cấp trên; 2 Tạo điều kiện cho cấp dƣới phát huy đƣợc cao nhất năng lực của mình; 3 Việc ra các quyết định nhanh chóng nên giảm đƣợc bất lợi khi yếu tố cạnh tranh là thời gian; 4 Giảm áp lực cho cấp trên để tập trung vào các vấn đề chiến lƣợc…
Nhược điểm: 1 Có nguy cơ không kiểm soát đƣợc cấp dƣới; 2 Có nguy cơ ảnh hƣởng tính thống nhất và nhất quán trong toàn tổ chức do các cấp dƣới có xu hƣớng “xé rào”; 3 Rủi ro gia tăng trong trƣờng hợp năng lực, đạo đức cấp dƣới không đảm bảo…
Lý thuyết thiết kế tổ chức chỉ ra các biến số cơ bản quyết định mức độ phân quyền đó là 1 Tính chất của công việc cần thực hiện; 2 Quy mô công việc cần thực hiện; 3 Trình độ quản lý của tổ chức; 4 Trình độ của cấp dƣới; 5 Văn hóa tổ chức… Tùy theo từng trƣờng hợp cụ thể mà xác định tầm hạn quản trị cũng nhƣ mức độ phân quyền trực tuyến thích hợp trong tổ chức.
b. Phân quyền chức năng
Phân quyền chức năng chính là việc phân chia quyền hành giữa các nhà lãnh đạo cấp cao với các nhà lãnh đạo chức năng các phòng ban chức năng trong tổ chức. Thông thƣờng, các nhà quan trị cấp cao đều tổ chức các phòng ban chức năng để giúp việc cho họ trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cần thiết. Để cho các cấp quản trị chức năng thuận tiện trong công việc, các nhà quản tri trực tuyến thƣờng giao cho các cấp quản trị chức năng một số quyền nhất định trong lĩnh vực chức năng đƣợc gọi là phân quyền chức năng .
Phân quyền chức năng thực chất là sự ủy quyền cho các nhà quản trị chức năng thực hiện một số quyền liên quan đến tổ chức, điều hành, kiểm tra, kiểm soát trong lĩnh vực chức năng đƣợc giao.
Việc quy định chính xác trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận chức năng đồng thời qua đó cung cấp điều kiện vật chất, kỹ thuật tƣơng xứng cho các bộ phận để họ chủ động trong việc thực hiện các chức năng đƣợc giao, trên cơ sở cân bằng giữa trách nhiệm và quyền hạn.
Việc phân quyền giữa lãnh đạo cấp cao với các bộ phận chức năng đến mức độ nào còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động của đơn vị, mức độ am hiểu của lãnh đạo cấp trên về các lĩnh vực chuyên môn, mức độ phân quyền trực tuyến giữa cấp trên – cấp dƣới, trình độ của các cấp lãnh đạo chức năng...