8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Thực trạng phân quyền tại Cảng Hàngkhông quốc tế Đà Nẵng
a. Phân quyền trực tuyến
- Giám đốc Cảng chỉ đạo, điều hành và quản lý toàn diện hoạt động của Cảng HKQT Đà Nẵng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao và theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp chỉ đạo, phụ trách các lĩnh vực và công việc sau: + Công tác Đảng, công tác chính trị;
+ Công tác quy hoạch, xây dựng chiến lƣợc phát triển của Cảng; + Công tác kế hoạch, tổ chức sản xuất kinh doanh;
+ Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lƣơng; + Công tác tài chính kế toán;
+ Công tác thi đua, khen thƣởng, kỷ luật;
+ Công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí; + Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thƣởng của Cảng;
+ Trƣởng ban chỉ đạo An toàn Cảng.
- Trực tiếp chỉ đạo công tác điều hành, hoạt động của các cơ quan, đơn vị: Phòng Tài chính kế toán, Phòng Tổ chức Nhân sự, Phòng Kế hoạch – kinh doanh, Trung tâm Khai thác ga.
- Giám đốc phân công cho các Phó giám đốc chỉ đạo, giải quyết các công việc trong lĩnh vực công tác của đơn vị ngoại trừ các công việc do Giám đốc trực tiếp chỉ đạo. Phó giám đốc chịu trách nhiệm và sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết các công việc thuộc phạm vi đƣợc phân công, hoặc đƣợc ủy quyền.
- Trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ đƣợc giao, các Phó giám đốc chủ động giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực công tác chuyên môn công tác đƣợc phân công hoặc đƣợc ủy quyền, có trách nhiệm và quyền hạn trong việc theo dõi và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phụ trách; kiểm tra đôn đốc giám sát và trực tiếp giải quyết kịp thời các vấn đề cụ thể nảy sinh trong quá trình triển khai thực hiện công việc.
Thay mặt Giám đốc ký các văn bản mang tính chất chuyên môn thuộc lĩnh vực đƣợc phân công, hoặc đƣợc ủy quyền. Cụ thể, hiện nay 04 Phó giám đốc Cảng đƣợc phân công kiêm nhiệm các chức vụ gồm: Trƣởng phòng Tổ chức Nhân sự; Giám đốc Trung tâm thƣơng mại và dịch vụ hàng không; Giám đốc Trung tâm Dịch vụ Kỹ thuật Hàng không và Giám đốc Trung tâm An ninh hàng không. Đồng thời, theo dõi, chỉ đạo triển khai nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực và công việc sau:
+ Công tác xây dựng cơ bản; đầu tƣ mua sắm trang thiết bị.
+ Công tác huấn luyện đào tạo; công tác chế độ chính sách cho ngƣời lao động, an toàn vệ sinh lao động.
+ Công tác đoàn thể và các hoạt động của các tổ chức quần chúng. + Công tác phát triển kinh doanh hàng không và phi hàng không.
+ Công tác quản lý hoạt động bay; công tác kỹ thuật, công nghệ, nghiên cứu khoa học, môi trƣờng.
+ Công tác an ninh, an toàn, khẩn nguy cứu nạn, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão.
+ Công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo.
+ Theo dõi, chỉ đạo công tác điều hành của các cơ quan, đơn vị: Trung tâm Điều hành sân bay, Trung tâm Huấn luyện đào tạo, Trung tâm Thƣơng mại và dịch vụ hàng không, Trung tâm dịch vụ kỹ thuật hàng không, Trung tâm An ninh hàng không, Trung tâm Khai thác khu bay, Văn phòng Đảng đoàn, Phòng An toàn và kiểm soát chất lƣợng, Phòng Kỹ thuật công nghệ môi trƣờng và Văn phòng Cảng.
+ Thực hiện công tác khác khi Giám đốc Cảng phân công.
Đứng đầu cấp trung tâm là Giám đốc các Trung tâm trực thuộc chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý, điều hành chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động của Trung tâm theo chức năng nhiệm vụ đƣợc Hội đồng quản trị Tổng Công ty Cảng hàng không Việt Nam –CTCP quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động ; Giám đốc Trung tâm phân công hoặc ủy quyền cho các Phó Giám đốc Trung tâm chỉ đạo thực hiện một số lĩnh vực, đánh giá tình hình thực hiện và báo cáo Lãnh đạo Cảng kết quả, xin ý kiến chỉ đạo giải quyết các nội dung còn vƣớng mắc, khó khăn hoặc vƣợt thẩm quyền tại Trung tâm mình quản lý.
Qua việc nghiên cứu thực trạng phân quyền trực tuyến tại Cảng HKQT Đà Nẵng ta thấy:
- Đối với các quy định phân quyền trong Ban lãnh đạo Cảng là rõ ràng, đầy đủ, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Giám đốc, phó giám đốc Cảng. Tuy nhiên, do các Phó Giám đốc Cảng còn phải kiêm nhiệm Trƣởng phòng và Giám đốc các Trung tâm khác nhƣ: Trƣởng phòng Tổ chức nhân sự, Giám đốc Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật, Giám đốc Trung tâm thƣơng mại và dịch vụ hàng không, Giám đốc Trung tâm An ninh hàng không. Hiện nay 04 Phó giám đốc đều phải kiêm nhiệm thêm các chức vụ trên. Vì vậy, lãnh đạo Cảng phụ trách quá nhiều đầu mối, nên quá tải và đôi khi không quán xuyến kịp thời hoạt động của đơn vị, thậm chí có sự chồng chéo trong phân công công việc, dẫm đạp lên nhau trong công việc.
- Phạm vi phân quyền theo cấp quản trị thể hiện tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Cảng đã đƣợc Hội đồng thành viên phê duyêt theo quyết định số: 40/QĐ-HĐTV ngày 28 tháng 3 năm 2012 và đƣợc cụ thể hóa theo Quyết định phân công công việc của Giám đốc Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng. Theo đó, phạm vi phân quyền còn chung chung, chƣa có văn bản nào quy
định đầy đủ hoàn toàn, chi tiết và cụ thể về trách nhiệm và quyền hạn của từng cấp cấp Cảng và cấp Trung tâm .
- Chƣa có biện pháp xử lý triệt để khi cấp Trung tâm chậm thi hành, hoặc không thi hành ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cảng.
- Đối với các nhiệm vụ đƣợc giao đòi hỏi công tác phối hợp giữa các Trung tâm với nhau thì còn nhiều bất cập. Công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Cảng trong các trƣờng hợp này đôi khi còn chƣa kịp thời, nhất là khi các công việc đòi hỏi có sự phối hợp, h trợ từ nhiều đơn vị mà ý kiến còn khác nhau, chƣa thể thống nhất để kịp thời báo cáo lãnh đạo Cảng.
- Đối với các quy định về phân quyền cho các Trung tâm thì quyền hạn của cấp Trung tâm đƣợc phân quyền còn ít, nhất là phân quyền trong công tác quản lý tài chính. Cụ thể: Các Trung tâm hiện nay chỉ đƣợc quyền quyết định phê duyệt thực hiện mua sắm vật tƣ, công cụ dụng cụ, bảo dƣỡng sửa chữa hệ thống trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở hạ tầng ở hạng mức không vƣợt quá 20 triệu đồng, điều này gây khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, kiềm hãm tính chủ động và tự chịu trách nhiệm của cấp Trung tâm, gây chậm tiến độ thực hiện công việc, ảnh hƣởng đến chất lƣợng phục vụ bay tại đơn vị. Chƣa có biện pháp, công cụ kiểm soát hiệu quả đối với phân quyền trực tuyến. Ngoài ra, đối với các hạng mục công việc thực hiện có giá trị vƣợt quá 20 triệu đồng, thì Giám đốc các Trung tâm chỉ đƣợc quyền đề xuất thực hiện thông qua việc trình các báo cáo mua sắm đề xuất nội dung thực hiện, đơn vi thực hiện, hình thức thực hiện nhƣng cấp quyết định là cấp Cảng Giám đốc Cảng có thể giao Phó giám đốc Cảng hoặc Trƣởng các Phòng chức năng tổ chức thẩm định và báo cáo Giám đốc Cảng để xem xét quyết định
- Việc phân quyền trực tuyến ở cấp Trung tâm còn nhiều bất cập, việc phân quyền không đƣợc chính thức hóa, phạm vi phân quyền, nội dung phân
quyền chƣa đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản, không có văn bản quy định cụ thể về phân quyền, không đƣợc thông báo rộng rãi. Các quyền quyết định chủ yếu tập trung ở cấp Cảng nên trong quá trình thực hiện không có tình trạng sử dụng vƣợt quyền. Trong thực tế, vẫn còn xảy ra tình trạng lấn quyền, điều đó đƣợc thể hiện ở một số trƣờng hợp cấp Cảng.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát hệ thống quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của cấp quản trị
Thang đo Likert 5 v i: 1 = hoàn toàn không đồng ý; 5 = hoàn toàn đồng ý
TT Nội dung đánh giá Min Max Mean Mod
1 Phân công nhiệm vụ và quyền hạn 1 5 3,74 4
2 Phạm vi quyền hạn 2 5 3,52 3
3 Tƣơng ứng giữa nhiệm vụ với
quyền hạn và trách nhiệm 2 5 3,62 3
4 Hệ thống các tiêu chuẩn công việc,
chế độ sát hạch, báo cáo 3 5 4,00 2
5 Mong muốn gia tăng quyền hạn 2 5 4,31 5
6 Sự phù hợp công việc với khả năng
làm việc 1 5 3,74 4
(Nguồn: Khảo sát của tác giả)
Căn cứ vào bảng kết quả ta thấy, các quy định về phân công nhiệm vụ và quyền hạn trong đơn vị là tƣơng đối đầy đủ. Mặc dù sự phân công nhiệm vụ đƣợc đánh giá tƣơng đối cao song lại chƣa có sự rõ ràng về phạm vi quyền hạn, chƣa thể hiện sự ứng biến trong phân quyền để quyền hạn và trách nhiệm tƣơng ứng với nhiệm vụ riêng của từng đơn vị. Hơn nữa, với hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo chƣa đầy đủ, thiếu rõ ràng sẽ không đảm bảo việc khống chế có kết quả.
Đa số cấp quản trị cấp dƣới mong muốn gia tăng quyền hạn, điều này thể hiện mức độ tập trung quyền lực ở công ty còn khá cao, nhà quản trị cấp cao chƣa thực sự tin tƣởng, sẵn sàng giao quyền cho ngƣời cấp dƣới. Đa số cấp quản trị đánh giá tƣơng đối cao về sự phù hợp công việc với khả năng làm việc.
b. Việc phân quyền chức năng
Việc phân quyền chức năng đó là việc phân chia quyền điều hành trong các chức năng giữa Giám đốc Cảng KHQT Đà Nẵng với Trƣởng các phòng, ban chức năng của Cảng. Trong thực tế, quyền quyết định trong các lĩnh vực chức năng chủ yếu thuộc quyền quyết định của ban giám đốc Cảng. Các Trƣởng phòng chỉ đƣợc giao quyền ở mức độ tham mƣu. Việc phân quyền chức năng không đƣợc chính thức hóa: không có văn bản quy định, không đƣợc thông báo rộng rãi. Cũng vì lý do phân quyền chức năng cho các Trƣởng phòng còn hạn chế, chủ yếu tập trung quyền quyết định của lãnh đạo Cảng cho nên trong quá trình thực hiện không có tình trạng sử dụng vƣợt quyền không. Tuy nhiên, tình trạng lấn quyền vẫn còn xảy ra. Giám đốc Cảng mặc dù phân quyền cho Trƣởng phòng nhƣng vẫn can thiệp, vô hiệu hóa Trƣởng phòng hoặc đã giao cho Trƣởng phòng nhƣng Ban giám đốc vẫn trực tiếp giải quyết mà không có sự trao đổi với Trƣởng phòng.
Có thể thấy rằng, về phân quyền chức năng, Công ty tiến hành phân quyền cho các bộ phận theo chức năng, và m i phòng ban trong công ty đều có chức năng tham mƣu cho lãnh đạo và có phạm vi quyền hạn tƣơng ứng để thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình. Song trên thực tế, tại Cảng HKQT Đà Nẵng, lãnh đạo các Phòng chỉ có quyền hạn ở mức độ tham mƣu, hiện tại quyền lực lại đang tập trung quá lớn vào Ban Giám đốc. Việc này làm gia tăng áp lực công việc cho nhà quản trị cấp cao, vừa không thể tập trung cao cho công tác chiến lƣợc lại vừa phải đƣa ra quá nhiều quyết định làm ách
tắc công việc. Trong khi đó, các nhà quản trị cấp thấp hơn lại thiếu đi điều kiện để phát huy tính chủ động, sáng tạo cũng nhƣ thể hiện tinh thần trách nhiệm trong công việc. Ngoài ra, để đƣa ra đƣợc quyết định Ban Giám đốc mất nhiều thời gian làm việc với tham mƣu nên đôi khi gặp tình trạng tốc độ ra quyết định chậm, có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh.
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát phân công nhiệm vụ và quyền hạn chức năng
Thang đo Likert 5 v i: 1 = hoàn toàn không đồng ý; 5 = hoàn toàn đồng ý
TT Nội dung đánh giá Min Max Mean Mod
1 Phân định rõ chức năng và quyền hạn 1 5 4,13 5
2 Thiết kế chức năng 2 5 3,75 4
3 Sự chồng chéo trong quyền hạn 3 5 3,69 3
4 Sự chồng chéo trong chỉ đạo 3 5 3,53 3
5 Sự chồng chéo trong nội dung công việc
1 5 3,74 4
6 Tính chuyên môn hóa của các bộ phận 2 5 3,68 3 7 Mức độ chuyên môn hóa trong công
việc
2 5 3,69 3
(Nguồn: Khảo sát của tác giả)
Căn cứ vào bảng kết quả ta thấy, các quy định về chức năng và quyền hạn của các Phòng trong đơn vị là rõ ràng, đầy đủ và cơ bản đã bao quát toàn bộ công việc của đơn vị. Tuy nhiên có sự chồng chéo trong quyền hạn đƣợc giao.
Mức độ đánh giá của nhà quản trị về tính chuyên môn hóa các chức năng và của nhân viên về tính chuyên môn hóa của công việc cũng chỉ dừng lại ở mức bình thƣờng là chủ yếu, điều này sẽ làm cho các chức năng này khó tạo ra đƣợc các giá trị cá biệt của mình để góp phần thực hiện chiến lƣợc của Công ty.