(a) Các yếu tố bên ngoài
Có thể thấy rõ rằng văn hóa doanh nghiệp bao gồm các yếu tố pháp luật và đạo đức. Văn hóa doanh nghiệp không thể hình thành một cách tự phát mà phải được hình thành thông qua nhiều hoạt động của bản thân mỗi doanh nghiệp, mỗi doanh nhân, của Nhà nước và các tổ chức xã hội. Thực tiễn cho thấy hệ thống thể chế, đặc biệt là thể chế chính trị, thể chế kinh tế, thể chế hành chính, thể chế văn hóa tác động rất sâu sắc đến việc hình thành và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp.
Khi nghiên cứu vấn đề văn hóa doanh nghiệp, ít nhất cũng phải đề cập cả ba loại môi trường: môi trường kinh tế, bởi vì hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp là trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, phải tuân theo hệ thống thể chế kinh tế; bên cạnh đó lại có thể chế hành chính trong đó có thể chế quản lý nhà nước về kinh tế, tức là những nguyên tắc, chế độ, thủ tục hành chính mà doanh nhân phải tuân theo; và môi trường văn hóa, bởi vì nội dung nghiên cứu ở đây là khía cạnh văn hóa trong kinh doanh và chất văn hóa trong mỗi doanh nhân cũng như trong cả tầng lớp doanh nhân. Trong thực tiễn hoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, doanh nhân, các nội dung kinh tế và văn hóa quyện chặt vào nhau, không thể phân biệt. Mỗi hành vi sản
xuất, kinh doanh của doanh nhân tuy thuộc phạm vi kinh tế nhưng đều mang đậm tính văn hóa, đó là văn hóa trong kinh doanh. Đồng thời, trong mỗi doanh nhân chất văn hóa của họ cũng biểu lộ cụ thể nhất trong hoạt động sản xuất, kinh doanh vì đây là lĩnh vực hoạt động chủ yếu của họ.
Trong thực tế, thể chế có tầm quan trọng trong cơ bản, có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của một đất nước, một chế độ xã hội, nhất là trong bước ngoặt của một quốc gia. Đã có nhiều ví dụ nhiều nước trên thế giới để chứng minh rằng nếu một nước có thể chế đúng, có nghĩa là phù hợp với lòng dân và theo đúng xu hướng phát triển của thời đại thì có sức mạnh rất to lớn, khơi dậy và phát huy mọi lực lượng sản xuất, làm nên những kỳ tích; ngược lại, nếu thể chế không phù hợp, rất có thể kìm hãm sức phát triển của cả một đất nứơc, làm cho đất nước đó lâm vào tình trạng lạc hậu, đời sống nhân dân cực khổ. ở nước ta, thực hiện thể chế kinh tế thị trường mà Đảng và Nhà nước ta chủ trương từ ngày đổi mới, với Luật Doanh nghiệp và những văn bản quy phạm pháp luật tiếp theo, “người dân được làm những gì mà pháp luật không cấm”, lực lượng sản xuất xã hội đã được giải phóng, hàng vạn doanh nghiệp mỗi năm đã ra đời, đóng góp ngày càng quan trọng vào tốc độ tăng trưởng kinh tế, bộ mặt đất nước và đời sống người dân thay đổi hàng ngày.
Từ khi công cuộc đổi mới được triển khai, thể chế kinh tế nước ta đã có những
chuyển biến rất rõ nét, có thể tóm tắt trong các mặt sau đây. Đó là:
- Chuyển việc phân bố nguồn lực, hình thành cơ cấu kinh tế từ kế hoạch tập trung quan liêu sang kinh tế thị trường, đề xướng cạnh tranh, lấy cạnh tranh làm động lực thúc đẩy sự phát triển và nâng cao hiệu quả;
- Chuyển từ nền kinh tế công hữu chỉ gồm hai thành phần quốc doanh và tập thể sang nhiều thành phần, khuyến khích phát triển kinh tế tư nhân, qua đó, khơi dậy và phát huy sức mạnh của toàn dân, của các lực lượng sản xuất;
- Chuyển nền kinh tế từ tình trạng khép kín sang nền kinh tế “mở”, thực hiện đa phương hóa, đa dạng hoá các quan hệ kinh tế với bạn bè trên thế giới, hội nhập kinh tế quốc tế;
- Chuyển việc quản lý kinh tế, xã hội chủ yếu bằng mệnh lệnh, chỉ thị, nghị quyết sang quản lý bằng pháp luật, hướng vào bảo vệ quyền kinh doanh hợp pháp của người dân, xây dựng nền pháp chế xã hội chủ nghĩa.
(b) Các yếu tố bên trong
Thứ nhất là, các quá trình và cấu trúc hữu hình của chính doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp lên tác phong làm việc,cách ra quyết định, phong cách giao tiếp và đối xử với nhau như:
- Kiến trúc của doanh nghiệp: Bao gồm các yếu tố như mặt bằng, cổng, cây cối, quầy, bàn ghế, lối đi, nhà xưởng, các bức tranh, bằng khen… tất cả được sử dụng tạo cảm giác thân quen với khách hàng, nhân viên cũng như tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên. Kiến trúc chứađựng lịch sử về sự hình
thành và phát triển của tổ chức, trở thành biểu tượng cho sự phát triển của tổ chức, ngôi nhà của toàn thể nhân viên công ty;
- Sản phẩm giống như nền văn minh lúa nước, chúng ta chưa nói đến tốt xấu nhưng nghe đến phở là người ta nhắc đến người Việt Nam. Vậy thì khi sản phẩm, dịch vụ phát triển đến mức cao, trở thành thương hiệu, nó sẽ là biểu tượng lớn nhất của doanh nghiệp, xét về mặt giá trị, nó cũng là một yếu tố của văn hóa doanh nghiệp;
- Máy móc, công nghệ luôn mang theo những nét đặc trưng về mặt kỹ thuật của doanh nghiệp bởi vì mỗi doanh nghiệp luôn có những bí quyết công nghệ, những quy trình công nghệ riêng của mình;
- Các nghi lễ: Đây là các hoạt động từ trước và được chuẩn bị kỹ lưỡng gồm các hoạt động, sự kiện văn hóa chính trị… được thực hiện chính thức hay bất thường nhằm thắt chặt mối quan hệ tổ chức. Các nghi lễ gồm các loại sau đây:
Nghi lễ chuyển giao: Mục đích chính là để giới thiệu các thành viên mới, bổ nhiệm, ra mắt… Tác dụng của chúng là tạo thuận lợi cho cương vị mới, vai trò mới;
Nghi lễ củng cố: Là các lễ phát phần thưởng, mục đích là củng cố hình thành bản sắc văn hóa doanh nghiệp và tôn thêm vị thế của các thành
viên;
Nghi lễ nhắc nhở: Gồm các hoạt động sinh hoạt văn hóa, chuyên môn, khoa học. Mục đích của nghi lễ này là duy trì cơ cấu xã hội và làm tăng thêm năng lực tác nghiệp của tổ chức. Các cuộc hội họp thường kỳ của
công ty cũng mang tính chất này. Ngày thành lập doanh nghiệp, ngày giỗ tổ ngành… cũng thuộc dạng này;
Nghi lễ liên kết: Gồm lễ, tết, liên hoan, dã ngoại, các cuộc thi đấu thể thao… mục đích là khôi phục và khích lệ, chia sẻ tình cảm và sự cảm thông gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức.
- Giai thoại: Thường được thêu dệt từ các sự kiện có thực của tổ chức, được mọi thành viên chia sẽ và nhắc lại với các thành viên mới… Những câu chuyện, truyền thuyết, giai thoại về các năm tháng gian khổ và vinh quang của doanh nghiệp, về nhân vật anh hùng của doanh nghiệp (nhất là hình tượng người thủ lĩnh khởi nghiệp);
- Biểu tượng: Gồm logo, kiểu chữ, đồng phục, thẻ nhân viên… Bản thân các yếu tố khác như lễ nghi, kiến trúc cũng truyền đạt các giá trị, ý nghĩa tiềm ẩn bên trong về tổ chức;
- Ngôn ngữ, khẩu hiệu: Nhiều tổ chức sử dụng các câu chữ đặc biệt, khẩu hiệu hay một ngôn từ để truyền tải một ý nghĩa cụ thể của nhân viên mình và những người hữu quan;
- Phong cách giao tiếp: Ngôn ngữ của nhân viên với nhau, với khách hàng, cấp trên… Mỗi cá nhân có phong cách giao tiếp khác nhau, chính vì vậy sẽ ảnh hưởng rât lớn đến hình ảnh và cách nhìn nhận của khách hàng, nhà cung cấp… đối với doanh nghiệp. Xây dựng một phong cách giao tiếp chuẩn cho toàn thể cán bộ là một mục tiêu chính vô cùng quan trọng trong việc xây dựng văn hóa và thương hiệu cho doanh nghiệp.
Một yếu tố không thể phủ nhận đó là sự ảnh hưởng của người lãnh đạo tới văn hóa doanh nghiệp, thậm chí có ý kiến còn cho rằng văn hóa doanh nghiệp chính là văn hóa của người lãnh đạo. Những gì mà lãnh đạo quan tâm, khuyến khích thực hiện, cách thức mà người lãnh đạo đánh giá, khen thưởng hoặc khiển trách nhân viên sẽ thể hiện cách suy nghĩ và hành vi cũng người lãnh đạo và điều đó sẽ trực tiếp ảnh hưởng tới hành vi của mọi nhân viên dưới quyền.
Trong thực tế, có những người lãnh đạocó khả năng làm thay đổi hẳn văn hóa của doanh nghiệp và tạo ra một sức sống mới, tạo bước nhảy vọt trong hoạt động của doanh nghiệp.