Một số Giải pháp Xây dựng và Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp tạ
3.2.5 Xây dựng cơ cấu tổ chức
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phù hợp với định hướng giá trị, nhiệm vụ doanh nghiệp là nhiệm vụ ưu tiên số một của Công ty. Trong thực tế, có không ít trường hợp người ta đưa ra những tuyên bố về nhiệm vụ mới của tổ chức nhưng lại không đầu tư thích đáng cho việc rà soát lại cơ cấu tổ chức, dòng chảy của công việc. Hệ quả xảy ra là mục tiêu sẽ không đạt được, có sự xung đột giữa “văn hóa được tán thành” và “văn hóa trong thực tế”. Ngại động chạm vào bộ máy,xem nó là cái gì nhất thành bất biến là tâm lý có ở số đông người Việt Nam. Tình trạng nhập, tách các tổ
chức ở nước ta trong thời gian qua không đem lại kết quả như mong đợi cho cả người đề xướng lẫn người thực hiện. Vấn đề này có nhiều nguyên nhân, trong đó có nguyên nhân không muốn thay đổi về cơ cấu tổ chức. Khi doanh nghiệp có sự mở rộng, thay đổi nhiệm vụ và định hướng lại cácgiá trị cơbản trong tổ chức thì cũng cần xây dựng lại các văn bản quy định của tổ chức. Các văn bản này phải rõ ràng, thực tế và khả thi. Hơn nữa, phải lôi kéo được sự tham gia của nhân viên ở tất cả các cấp vào việc xây dựng văn bản này, khắc phục tính thụ động trông chờ vào cấp trên thường có
trong các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam. Điều này còn có ý nghĩa giới hạn thói quen “tự điều chỉnh” của cá nhân vào một khuôn khổ chung của tổ chức.
Việc tổ chức công ty VnTelecom đã thực hiện được chính là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong Công ty vào những vai trò, những công việc cụ thể. Điều đó đồng nghĩa với việc những trách nhiệm hay vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung mà Công ty đãđặt ra.
Cơ cấu tổ chức Công ty phải gồm có hai cấp độ như sau:
- Ở cơ cấu vĩ mô là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong
Công ty;
- Với cấp độ vi mô đó là cách quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ;
- Hệ thống bổ trợ bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hóa công ty và hệ thống quản lý hoạt động
công ty.
Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu ba cấp cơ cấu này không được thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạt động của công
ty. Trên thực tếkhi đánh giá hoạt động của Công ty ta cần phải xem xét ba cấp độ cơ cấu này.
Các hình thức cơ cấu tổ chức mà Công ty VnTelecom nên áp dụng:
- Cơ cấu tổ chức chức năng: Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bộ phận chức năng như nghiên cứu và phát triển, chăm sóc khách hàng, tư vấn đào tạo, tổ chức hành chính, kế toán, kỹ thuật, kinh doanh… sẽ có nhiệm vụ
cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của Công ty.
Lợi ích của cơ cấu chức năng đối với quy mô nhỏ và vừa của Công ty là có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn. Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng. Nhược điểm là không có hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn. Khi hoạt động của công ty tăng về quy mô, số lượng sản phẩm tăng thì sự tập trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn của anh ta sẽ bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm mối quan tâm tới các phân đoạn sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng sản phẩm.
- Cơ cấu tổ chức phòng ban: Cơ cấu phòng ban được thể hiện rõ trong Hình 2.1.
Các phòng ban được phân chia sẽ tập trung vào các phân đoạn thị trường khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng đó. Đồng thời, những công việc chung của
các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính… sẽ được thực hiện ở cấp công ty. Lợi ích là tập trung vào từng phân đoạn thị trường và sản phẩm cụ thể. Tuy nhiên, nhược điểm là các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau và đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban. Chính vì thế, Công ty đã phải tuyển dụng những Giám
đốc có năng lực thực sự để vừa biết cách lãnh đạo Công ty lại vừa biết hoà mình vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn Công ty.
- Cơ cấu ma trận được Công ty áp dụng với mục đích phối hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban. Các lợi ích gồm cho phép tập trung vào khách hàng và sản phẩm dịch vụ, đồng thời cho phép có sự chuyên sâu vào chức năng. Trong khi đó, nhược điểm là đòi hỏi có sự hợp tác cao độ thì cơ cấu mới hoạt động có hiệu quả. Bí quyết để điều hành hoạt động của Công ty là thường xuyên tổ chức các cuộc họp để xem xét lại tình trạng công việc và giải quyết các bất đồng nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc trước nhiều hơn một người quản lý. Cơ cấu ma trận tuy có nhiều ưu điểm song việc triển khai trong thực tế lại đòi hỏi phải có sự hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều. Vì vậy, để áp dụng cơ cấu ma trận sao cho có hiệu quả, công ty đãphải
đầu tư tiền bạc vàthời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo và nhân viên phát triển các kỹ năng cần thiết.