Một số Giải pháp Xây dựng và Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp tạ
3.2.6 Xây dựng hệ thống văn bản quản lý cho doanh nghiệp
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, để tạo nên sự thống nhất, quy củ trong mọi công việc thì ngoài các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành cũng cần phải xây dựng một hệ thống văn bản quản lý cho chính doanh nghiệp đó. Đó là một hệ thống các văn bản thể hiện mối quan hệ pháp lý, quan hệ quản lý và quan hệ lao động trong nội bộ doanh nghiệp hoặc quan hệ của doanh nghiệp với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác.
Riêng trong trường hợp của VnTelecom, một trong những nhiệm vụ quan trọng của Phòng Tư vấn và Đào tạo đó là việc nghiên cứu, soạn thảo và trình Ban Giám đốc để ban hành các văn bản quản lý cho chính Công ty, dựa trên những yêu cầu thực tế đặt ra. Mục tiêu của Công ty là trong thời gian sớm nhất sẽ hoàn thiện hệ thống văn bản nội bộ của Công ty gồm có các loại chính như sau:
- Điềulệ Công ty;
- Thỏaước chung với tập thể người lao động; - Nội quy lao động;
- Quy chế hoạt động của Hội đồng Thành viên, Đại Hội đồng Cổ đông, Hội đồng Quản trị;
- Quy chế hoạt động của Ban Điều hành;
- Quy chế tài chính Công ty;
- Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh;
- Hợp đồng lao động;
- Quy chế hoạt động của từng dự án;
- Biên bản họp, quyết định của Ban Lãnh đạo Công ty; - Các quyết định của Giám đốc Công ty;
- Các quy trình, thủ tục giải quyết mọi công việc; - Các hướng dẫncông việc, quy định và biểu mẫu;
- Các mẫu công văn, thông báo của Công ty; - Hợp đồng kinh tế;
Để có thể đạt được mục tiêu của Công ty là sẽ phấn đấu nhanh chóng trở thành một thương hiệu mạnh thì việc quản lý trực tiếp không còn hiệu quả mà quản lý theo chức năng phân cấp và được phản ánh bằng văn bản phải được áp dụng. Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các quy trình hoạt động đều phải được thể hiện dưới dạng văn bản và dưới các hình thức do luật định như điều lệ, thoả ước lao động tập thể, nội quy lao động, các quy chế ban hành kèm theo nội quy… Văn bản nội bộ Công ty giống như là “Luật” và sẽ làm căn cứ cho các quyết định của Ban Giám đốc, cũng như là căn cứ cho mọi hoạt động diễn ra tại Công ty.
Công ty sẽ có các quy định rõ ràng về giờ giấc làm việc, nghỉ nghơi, sẽ đặc biệt quan tâm để từng bước bổ sung nhằm hoàn thiện bản Điều lệ Công ty. Điều lệ Công ty là hết sức quan trọng vì nó được ví như là “Hiến pháp” của Công ty. Đó là một trong những căn cứ quan trọng để xây dựng các văn bản nội bộ khác của Công ty. Trong khi Điều lệ được xem là “Hiến pháp” của Công ty, thì nội qui lao động có thể được ví như là “Luật” của nhằm thiết lập và duy trì một “trật tự” lao động theo “ý chí” của Ban Lãnh đạo. Nội qui lao động kết hợp với các văn bản nội bộ sẽ tạo thành “linh hồn” của Công ty. Trong trường hợp của VnTelecom:
Nội qui lao động được thiết lập từ ý chí của Ban Lãnh đạo Công ty phù hợp
với pháp luật về những vấn đề quan trọng như giờ giấc làm việc; thời giờ nghỉ nghơi; quy trình làm việc; chế độ báo cáo; quan hệ giữa các phòng ban, giữa các vị trí lao động; trách nhiệm vật chất… trong đó cũng chứa đựng những ý kiến và sự đồng tình của người lao động trong Công ty, vốn là yếu tố giúp cho nó được thi hành một cách nghiêm túc.
Thỏa ước lao động tập thể phản ánh sự thỏa hiệp giữa người lao động với Ban
Lãnh đạo Công ty- được xem là công cụ bảo vệ quyền lợi người lao động. Nó được xem “gần như” là một bộ phận của Luật Lao động, bao gồm những vấn cụ thể của Luật Lao động, những vấn đề mà người lao động và Ban Lãnh đạo Công ty được phép thoả thuận khác đi so với quy định chung của Luật Lao động.
VnTelecom sẽ sử dụng hệ thống văn bản nội bộ để quản lý và điều hành mọi công việc trong Công ty, ví dụ “Người lao động có trách nhiệm tuân thủ các quyết định điều hành của Giám đốc, trong trường hợp người lao động cho rằng quyết định của Giám đốc là không đúng thì có quyền đề xuất quan điểm của mình với Giám đốc.
Nếu Giám đốc vẫn giữ nguyên ý kiến của mình thì người lao động vẫn phải thực hiện
nhưng không phải chịu trách nhiệm về việc mình làm”. Đây là một quy định góp phần
tăng cường hiệu lực quyết định của Giám đốc trong quản lý, nó làm cơ sở buộc người lao động phải tuân thủ nghiêm chỉnh mọi quyết định của Giám giám đốc được thể hiện thông qua lời nói hoặc bằng văn bản khác.
Để nhận được sự nhất trí và tính phù hợp cao cho các văn bản được ban hành, Công ty sẽ luôn tạo cơ hội cho người lao động được tham gia vào quá trình ra các quyết định quản lý của doanh nghiệp.
Mỗi văn bản nội bộ của Công ty đều có một ý nghĩa khác nhau, tổng thể chúng hợp thành một hệ thống thống nhất và hoàn chỉnh. Công ty sẽ phải có một cách nhìn chiến lược và khoa học trong việc xác định vai trò của từng văn bản nội bộ của mình, làm sao để Công ty truyền đạt được ý tưởng, mục đích của mình trọng các văn bản nội bộ và tổ chức thực hiện chúng một cách có hiệu quả chính là góp phần quan trọng để làm nên thành quả kinh doanh và phát triển bền vững.
Tóm lại, việc xây dựng và hoàn thiện các văn bản nội bộ cho VnTelecom là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần hoàn thiện một cách có hệ thống chặt chẽ và mang tính chính xác cao nhằm thể hiện đường lối, chính sách của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp xây dựng tốt các văn bản nội bộ của mình thì nó sẽ giúp cho doanh nghiệp có được một tổ chức chặt chẽ và đồng bộ. Đồng thời thông qua hệ thống văn bản nội bộ của doanh nghiệp chúng ta cũng có thể đánh giá được văn hóa của doanh nghiệp đó.