6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo là khoảng cách giữa những gì mong muốn trong tƣơng lai xét về khía cạnh và thái độ của ngƣời quản lí và nhân viên trong doanh nghiệp.
Xác định nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phân tích thông tin nhằm làm rõ nhu cầu cần cải thiện kết quả thực hiện công việc và xác định đào tạo hiện tại có phải là giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc, khả năng phát triển với từng cán bộ, nhân viên cụ thể. Xác định và xếp thứ tự các mục tiêu, định lƣợng các nhu cầu và quyết định các mức độ ƣu tiên cho các quyết định trong lĩnh vực đào tạo.
Xác định mục tiêu đào tạo Lựa chọn đối tƣợng đào tạo Xây dựng nội dung chƣơng trình đào tạo và lựa chọn phƣơng pháp
đào tạo
Tổ chức, quản lý quá trình đào tạo Các quy trình đánh giá đƣợc xác định phần nào bởi sự có thể đo lƣờng đƣợc các mục tiêu Đánh giá lại nếu cần thiết Xác định nhu cầu đào tạo
Dự tính chi phí đào tạo Đánh giá chƣơng trình và kết quả
Công tác đào tạo, bồi dƣỡng và huấn luyện phải giúp ích cho việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Chính vì vây, nhu cầu đào tạo nhân viên phải đƣợc xem xét và bắt đầu từ nhu cầu của chính bản thân doanh nghiệp và phải có cơ sở xác định rõ ràng.
a. Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo
Thứ nhất, phân tích tổ chức: Ta phải xác định xem trình độ phát triển của tổ chức: mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong tƣơng lai, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: căn cứ vao kết quả của công tác tuyển chọn chỉ ra rằng phải đào tạo nhân viên mới ngay hay không? Hay, thông qua việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho ta biết các thông số về sản lƣợng, chất lƣợng công việc và sản phẩm, tình hình nghỉ việc, bỏ việc, tai nạn lao động trong doanh nghiệp…Từ đó, cho ta thấy cái nhìn toàn cảnh của doanh nghiệp, những điểm mạnh, điểm yếu để từ đó cải thiện bằng đào tạo. Cuối cùng, phân tích khả năng và trình độ của các cán bộ làm đào tạo trong doanh nghiệp, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn lực tài chính,… sẽ nhằm đảm bảo độ chính xác của việc xác định nhu cầu đào tạo.
Thứ hai, phân tích nhân viên: Nội dung chủ yếu của phân tích nhân viên gồm: phân tích hồ sơ cá nhân để lấy những thông tin và trình độ, năng lực, kĩ năng của họ để xem họ có đảm bảo đƣợc những yêu cầu tối thiểu của công việc hay không. Tiếp đến là phân tích kết quả thực hiện công việc để xem mức độ hoàn thành công việc của họ, những kiến thức kỹ năng nào còn thiếu? cần bổ sung những kiến thức kỹ năng nào cho họ…
Thứ hai, phân tích yêu cầu của công việc: Phân tích công việc dựa vào bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với ngƣời thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để doanh nghiệp có thể biết đƣợc ai là ngƣời thực sự cần đƣợc đào tạo và có nhu cầu đào tạo. Từ sự phân tích trên, chúng
ta sẽ xác định đƣợc: Cần dạy kiến thức, kỹ năng gì? Cho loại lao động nào? Cần phải đào tạo khi nào? Bao nhiêu lâu? Lựa chọn đúng đƣợc đối tƣợng đào tạo.
+ Phân tích mục tiêu, kế hoạch, chiến lược, chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức của doanh nghiệp:
Phân tích chỉ số hiệu quả về năng suất lao động, chất lƣợng thực hiện công việc, tỷ lệ thuyên chuyển, kỷ luât lao động, thời gian thực hiện công việc. Mục tiêu, chiến lƣợc, định hƣớng phát triển của doanh nghiệp một cách có hệ thống.
+ Phân tích công việc:
Là nghiên cứu công việc một cách chi tiết nhằm làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đối với ngƣời thực hiện công việc. Từ đó tiến hành các chƣơng trình đào tạo phù hợp, thông qua việc sử dụng bảng mô tả công việc và bản yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc để sử dụng biểu mẫu phân tích công việc, nhằm đƣa ra lý do đào tạo, sinh nhu cầu đào tạo, đối tƣợng và loại hình đạo tạo cho phù hợp.
+ Phân tích thực hiện công việc:
Là phân tích loại, trình độ, kiến thức, kỹ năng và thái độ nhân viên cần thiết cho công việc. Là nghiên cứu kỹ lƣỡng việc thực hiện công việc đề xây dựng quy trình thực hiện công việc tối ƣu cũng nhƣ là để huấn luyện, bồi dƣỡng và đào tạo nhân viên khả năng thực hiện công việc.
Phân tích công việc chỉ ra những yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc. Bằng việc nghiên cứu bản mô tả công việc và bản yêu cầu thực hiện công việc ta biết đƣợc nhân viên phải thực hiện những gì và yêu cầu đối với công việc đó ra sao. Đó là một trong nhƣng cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác thông qua các năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên, đƣợc sử dụng để xác định ai là ngƣời có thể đảm đƣơng đƣợc công việc
và họ thiếu những kiến thức, kỹ năng gì, để từ đó xác định cần chú trọng đào tạo những kiến thức, kỹ năng nào.
Thứ ba, phân tích nhân viên: Nội dung chủ yếu của phân tích nhân viên gồm: phân tích hồ sơ cá nhân để lấy những thông tin và trình độ, năng lực, kĩ năng của họ để xem họ có đảm bảo đƣợc những yêu cầu tối thiểu của công việc hay không. Tiếp đến là phân tích kết quả thực hiện công việc để xem mức độ hoàn thành công việc của họ, những kiến thức kỹ năng nào còn thiếu? cần bổ sung những kiến thức kỹ năng nào cho họ…
b. Cách thức xác định nhu cầu đào tạo
Việc xác định đúng đắn các nhu cầu đào tạo trong một doanh nghiệp cần phải biết kết hợp các cách thức sau đây:
Thứ nhất: là xác định nhu cầu đào tạo dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp:
+ Để chuẩn bị bù đắp vào những chỗ thiếu hụt về trình độ chuyên môn kỹ thuật, kỹ năng, kiến thức.
+ Để chuẩn bị cho nhân viên thực hiện những trách nhiệm và nhiệm vụ mới do có sự thay đổi về mặt pháp luật, chính sách và kỹ năng công nghệ mới tạo ra.
+ Để hoàn thiện khả năng của nhân viên, giúp họ thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Thứ hai: là xác định nhu cầu đào tạo dựa vào nhu cầu của nhân viên: Cần tìm hiểu và nghiên cứu nhu cầu của cá nhân NLĐ để tìm hiểu nguyện vọng đào tạo của họ là gì? Họ muốn đƣợc đào tạo về kiến thức, kỹ năng gì? Các kỹ năng có phù hợp với mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp không ? Việc xác định nhu cầu của nhân viên doanh nghiệp có thể xem xét qua hồ sơ của họ hoặc có thể qua đơn đề nghị của cá nhân hay qua điều tra hoặc phát phiếu thăm dò. Thông thƣờng các kế hoạch cũng nhƣ nhu cầu đào
tạo phải đƣợc lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt trong quy hoạch tổng thể phát triển NNL của doanh nghiệp, có tính đến chiến lƣợc phát triển chúng trong tƣơng lai.
Thứ ba: là nhu cầu đào tạo nào cần ƣu tiên đáp ứng
Do nguồn lực của doanh nghiệp có giới hạn, vì vậy bộ phận đào tạo cần xác định nhu cầu đào tạo nào cần đáp ứng trƣớc đối với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các sách viết về quản lý chuyên nghiệp của Âu Mỹ, căn cứ vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của các nhu cầu này, ngƣời ta chia thành các loại sau: "Các nhu cầu quan trọng và khẩn cấp; nhu cầu quan trọng và không khẩn cấp; nhu cầu không quan trọng và khẩn cấp; nhu cầu không quan trọng và không khẩn cấp".
Trong các nhu cầu trên, chắc chắn sẽ phải ƣu tiên đáp ứng cho các nhu cầu vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, sau đó mới đến các nhu cầu khẩn cấp và không quan trọng, sau nữa đến nhu cầu quan trọng và không khẩn cấp và sau cùng mới đến nhu cầu không quan trọng và không khẩn cấp.