6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.6. Tổ chức quá trình đánh giá
Các bộ phận và cá nhân tham gia vào hoạt động đánh giá thành tích đƣợc thành lập hội đồng đánh giá. Hội đồng đánh giá khoảng 10 thành viên. Hai thành viên lãnh đạo là những ngƣời chỉ đạo chính cho công tác đánh giá, và mỗi phòng, ban, khoa sẽ cử ra từ một đến hai thành viên tham gia vào hội đồng đánh giá, đảm bảo là có đại diện các phòng, ban, khoa,... có thể mời thêm một số chuyên gia có kinh nghiệm trong việc đánh giá thành tích nhân viên.
Chủ tịch hội đồng đánh giá chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình đánh giá thành tích nhân viên. Ban lãnh đạo là những ngƣời chỉ đạo chính công tác đánh giá và đảm bảo cung cấp các phƣơng tiện, sự hợp tác cần thiết để đánh giá nhân viên có thể thực hiện tốt công việc đƣợc giao. Các trƣởng bộ phận phòng, khoa, trung tâm có trách nhiệm thực hiện các biện pháp đánh giá, tổng hợp điểm thuộc quyền kiểm soát của mình. Đồng thời, các chuyên gia là ngƣời đƣợc chỉ định phải độc lập với hoạt động đƣợc đánh giá và đƣợc đào tạo có trách nhiệm chuẩn bị, thực hiện việc thẩm tra, đánh giá đúng theo kế hoạch đƣợc phân công.
Đánh giá thành tích đƣợc thực hiện theo một quy trình nhất định, giống nhƣ các quy trình khác trong tổ chức và thƣờng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Chủ tịch hội đồng đánh giá tổ chức họp và phân công cho các thành viên trong hội đồng chuẩn bị tài liệu, những ghi nhận về thực hiện công việc, thành tích, báo cáo... bất kỳ thông tin gì liên quan đến thực hiện công việc.
- Thƣ ký hội đồng đánh giá thông báo cho toàn thể nhân viên biết thời gian và địa điểm thực hiện đánh giá, nêu rõ mục đích và cách thức đánh giá, tạo điều kiện cho nhân viên thu thập dữ liệu, thông tin, kết quả thành tích và những vấn đề liên quan đến thực hiện công việc.
- Cá nhân tự đánh giá vào mẫu phiếu đánh giá đƣợc chuẩn bị sẵn, sau đó chuyển giao lên cho cấp trên đánh giá.
- Trƣởng các bộ phận tập hợp tất cả các phiếu đánh giá trên cơ sở thảo luận, nhất trí cao của các thành viên sẽ trình lên hội đồng đánh giá thành tích nhân viên.
- Trên cơ sở đƣợc trƣởng các bộ phận trình lên, hội đồng đánh giá thành tích nhân viên sẽ có nhận xét, đánh giá từng nhân viên và kết luận về xếp loại từng nhân viên trên cơ sở có sự thống nhất cao của các thành viên trong hội đồng đánh giá và đƣa ra danh sách khen thƣởng, cảnh báo hay xử phạt.
Trƣớc khi đánh giá một tuần, thƣ ký hội đồng đánh giá lập kế hoạch đánh giá để chỉ định bộ phận tham gia đánh giá, các hoạt động đánh giá, thời gian đánh giá và trình chủ tịch hội đồng đánh giá duyệt. Kế hoạch đánh giá này đƣợc thông báo đến chuyên gia đánh giá, bộ phận tham gia đánh giá và toàn thể nhân viên biết để thực hiện.
Về cách thức thực hiện đánh giá thành tích. Trƣớc hết, phiếu đánh giá sẽ đƣợc phát đến từng nhân viên. Nhân viên sẽ tự đánh giá mình trƣớc. Sau khi ngƣời đƣợc đánh giá tự đánh giá mình, phiếu đánh giá sẽ đƣợc chuyển sang cho chủ thể đánh giá tiếp theo từ đồng nghiệp, cấp dƣới và cuối cùng là cấp trên trực tiếp đánh giá. Chủ thể đánh giá sẽ đánh vào những ô trống trong phiếu đánh giá của mình. Đối với ban lãnh đạo thì sẽ do hội đồng đánh giá họp bàn và đánh giá. Đối với trƣờng hợp đồng nghiệp đánh giá, việc đánh giá sẽ chỉ do một đồng nghiệp đánh giá và thực hiện theo kiểu vòng tròn. Việc đánh giá có thể thực hiện bằng việc phát phiếu trực tiếp cho nhân viên hoặc gửi thông qua mạng nội bộ của tổ chức. Đối với việc thực hiện qua mạng thì việc tổng hợp điểm sẽ dễ hơn rất nhiều và bảo mật hơn. Do đó, nhân viên dễ dàng hơn trong việc đánh giá, tránh việc bị ngƣời khác trù dập, ghen ghét.
Để toàn thể nhân viên thực hiện đánh giá, hội đồng đánh giá phải in nội dung và cách thức đánh giá gồm các tiêu chuẩn đánh giá, định nghĩa của mỗi tiêu chuẩn, thang điểm của mỗi tiêu chuẩn, định nghĩa rõ ràng nhƣ thế nào là đƣợc xếp loại là xuất sắc, giỏi, tiên tiến, trung bình hay yếu để nhân viên tiện cho việc tham chiếu khi cần thiết. Các trƣởng khoa, phòng, trung tâm sẽ phổ biến cho nhân viên của mình hoặc phát mỗi ngƣời một tờ để tự đọc. Mọi thắc mắc sẽ do chính các thành viên trong hội đồng đánh giá giải đáp.