6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.6. Hoàn thiện tiến trình đánh giá thành tích
Tiến trình đánh giá thành tích nhân viên tại trƣờng vẫn chƣa hoàn thiện nên tác giả đề xuất tiến trình đánh giá nên thực hiện nhƣ sau:
Trách nhiệm Tiến trình đánh giá thành tích Các căn cứ Kết quả Hội đồng đánh giá, Bộ phận nhân sự, Cấp trên trực tiếp Chuẩn bị đánh giá - Mục tiêu, chính sách - Bản mô tả công việc - Hồ sơ đánh giá kỳ trƣớc - Biểu mẫu đánh giá….
- Phạm vi, trách nhiệm của NV. - Các biểu mẫu đánh giá phù hợp. Cấp trên trực tiếp, Nhân viên Hoạch định đánh giá - Mục tiêu Trƣờng, bộ phận, NV. - Thành tích quá khứ - Điểm mạnh, điểm yếu của NV.
- Tiêu chuẩn đánh giá - Kế hoạch thực hiện công việc của NV - Đào tạo, huấn luyện, phát triển NV Cấp trên trực tiếp, Nhân viên Thảo luận đánh giá Phỏng vấn đánh giá giữa cấp trên trực tiếp và NV. - Kết quả đánh giá thành tích công tác. - Mục tiêu tƣơng lai - Nhu cầu đào tạo, huấn luyện NV
Cấp trên trực tiếp Đánh giá
thành tích
- Tiêu chuẩn đánh giá - Kết quả thực hiện của NV. - Các bằng chứng thu thập đƣợc - Kết quả đánh giá thành tích (ban đầu) - Các vấn đề cần thống nhất với NV khi thảo luận.
Cấp trên trực tiếp, Đồng nghiệp, khách
hàng, nhân viên
Thu thập thông tin
- Thực tế công việc của NV, các sự kiện đặc biệt. - Bản tự đánh giá của NV.
- Thông tin tham khảo khác
- Thông tin kết quả thực hiện công việc của NV. - Các thông tin phản hồi thƣờng xuyên. Ngƣời đánh giá Lƣu giữ và sử dụng kết quả đánh giá Mục tiêu đánh giá thành tích Hồ sơ đánh giá Phê duyệt và áp dụng kết quả đánh giá thành tích vào các hoạt động quản trị Kiểm tra, giám sát tiến
trình đánh giá Hội đồng đánh giá, bộ
Bƣớc 1: Chuẩn bị đánh giá.
Trên cơ sở các mục tiêu, chính sách của Trƣờng cùng với nội dung bản mô tả công việc, kết quả đánh giá nhân viên của kỳ trƣớc mà trƣởng khoa, phòng ban xác định lại phạm vi trách nhiệm của nhân viên, mục tiêu của công tác đánh giá thành tích để từ đó có những thay đổi phù hợp.
Một điểm quan trọng nữa trong giai đoạn này là bộ phận nhân sự phải chuẩn bị, thiết kế biểu mẫu đánh giá phù hợp để hỗ trợ hoạt động đánh giá và phục vụ hoàn thiện hồ sơ đánh giá làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác. Việc xây dựng biểu mẫu đánh giá là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của hệ thống đánh giá thàhn tích của các tổ chức.
Bƣớc 2: Hoạch định đánh giá
Đây là giai đoạn rất quan trọng, ảnh hƣởng cơ bản đến công tác đánh giá thành tích nhân viên. Giai đoạn này bao gồm:
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá: Đặt mục tiêu thàhn tích là một trong những biện pháp quan trọng làm cơ sở cho công tác đánh giá thành tích. Nhà quản trị nên để nhân viên tham gia vào quá trình đặt mục tiêu thành tích. Điều này giúp nhân viên hiểu cơ sở của việc đặt mục tiêu thành tích và nhận thức đƣợc những đóng góp của họ đối với tổ chức. Trên cơ sở đã phân tích trên, tác giả đề xuất việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá chi tiết theo các bƣớc sau:
- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển: Có thể các nhân viên cần đƣợc đào tạo để có đủ khả năng đạt đƣợc những mục tiêu thành tích đề ra. Để xác định đúng nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên, cần phải xác định đƣợc: Năng lực làm việc hiện tại của nhân viên, mục tiêu mà nhân viên cần đạt đƣợc trong kỳ, năng lực mà nhân viên cần có để đạt mục tiêu.
- Thống nhất kế hoạch hành động: Để đảm bảo những mục tiêu thành tích đã đề ra sẽ đƣợc thực hiện, cán bộ quản lý cần giúp nhân viên xây dựng
một kế hoạch hành động. Nó sẽ là kim chỉ nam cho nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu và đồng thời cho thấy các nỗ lực của cán bộ quản lý trong việc hỗ trợ nhân viên đạt đƣợc mục tiêu thành tích. Kế hoạch hành động cần đƣợc lƣu trong hồ sơ đánh giá thành tích nhân viên để làm cơ sở cho việc đánh giá cuối kỳ.
Bƣớc 3: Thu thập thông tin
Các trƣởng phòng, khoa, trung tâm quan sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên của mình, xem nhân viên thực hiện nhƣ thế nào. Việc xem xét các hoạt động thực hiện công việc giúp các lãnh đạo hiểu rõ tiến độ thực hiện công việc, những trở ngại mà nhân viên gặp phải để giải quyết kịp thời.
Bƣớc 4: Đánh giá thành tích
Hàng tháng từng cán bộ nhân viên, giảng viên sẽ tự đánh giá thành tích vào mẫu phiếu đánh giá, chuyển đến cấp trực tiếp đánh giá sau khi nhận tổng hợp trong tháng từ phòng có liên quan nhƣ phòng tài chính, đào tạo, hành chính... Trƣởng các phòng, khoa, trung tâm tập hợp tất cả các phiếu đánh giá trên cơ sở thảo luận, nhất trí của các thành viên và trình lên hội đồng đánh giá thi đua. Trên cơ sở đó, hội đồng đánh giá sẽ có nhận xét, đánh giá từng cán bộ và kết luận xếp loại từng cán bộ viên chức trên cơ sở có sự thống nhất cao của các thành viên trong hội đồng và đƣa ra danh sách khen thƣởng hay quyết định xử phạt.
Cuối năm: Tiến hành tổng hợp kết quả xếp loại hàng tháng, kết hợp với các thành tích đạt đƣợc để bình chọn, xếp loại nhân viên theo các danh hiệu.
Bƣớc 5: Thảo luận đánh giá
Thảo luận đánh giá là cuộc trao đổi giữa ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá về kết quả đánh giá. Trong khi biểu mẫu đánh giá là công cụ thực hiện đánh giá thành tích thì phỏng vấn đánh giá lại góp phần tạo nên hiệu quả cho tiến trình đánh giá. Thông tin phản hồi về kết quả công việc, những khó
khăn, trở ngại trong công việc sẽ đƣợc trình bày thông qua buổi nói chuyện, phỏng vấn ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá. Từ đó, ngƣời đƣợc đánh giá sẽ hiểu đƣợc kết quả công việc và biện pháp cải thiện thành tích của mình.
Bƣớc 6: Lƣu trữ kết quả đánh giá
Kết quả đánh giá thành tích phải đƣợc lƣu giữ để làm cơ sở cho các hoạt động quản trị và nên lƣu giữ thành các hồ sơ đánh giá riêng biệt, sử dụng theo các mục tiêu của việc đánh giá thành tích nhƣ công tác trả lƣơng, khen thƣởng, xây dựng chƣơng trình đào tạo, phát triển và các chính sách đề bạt, bổ nhiệm.
3.2.7. Thảo luận và sử dụng kết quả đánh giá
a. Thảo luận kết quả đánh giá
Sau đánh giá cần thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá sẽ xóa bỏ những rào cản tâm lý giữa nhân viên và lãnh đạo. Trao đổi sẽ giúp nhân viên nhận diện đƣợc các điểm mạnh để phát huy, và các điểm yếu cần khắc phục. Phân tích nguyên nhân chƣa hoàn thành mục tiêu công việc, qua đó tạo động lực cho nhân viên phấn đấu, phát triển bản thân.
Ngoài ra, trong quá trình trao đổi cấp quản lý sẽ hiểu đƣợc những nguyện vọng của nhân viên để có những giải pháp điều chỉnh kịp thời phù hợp hơn. Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dƣới sẽ có sự thấu hiểu và đồng cảm, xóa bỏ những hiềm khích không đáng có, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Khi thảo luận, trao đổi lãnh đạo cần tránh thái độ thành kiến, áp đặt đối với nhân viên.
b. Sử dụng kết quả đánh giá
Sau khi thảo luận và đƣa ra kết quả đánh giá thành tích của cán bộ giảng viên, kết quả này sẽ đƣợc gửi tới phòng kế hoạch tài chính dùng làm cơ sở trả lƣơng, làm cơ sở đề ra một số chính sách khen thƣởng, chính sách đãi ngộ về mặt tinh thần, chính sách đề bạt, thuyên chuyển cán bộ giảng viên, là cơ sở để
xây dựng chƣơng trình đào tạo hay phát triển cán bộ giảng viên đáp ứng nhu cầu thực tế. Đồng thời là cơ sở để tuyển chọn nhân viên mới.