7. Kết cấu của đề tài
1.3.3.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành: + Thực hiện các mục tiêu:
Bảo đảm việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu được cấp trên phê duyệt với giá cả hợp lý và đạt yêu cầu về chất lượng.
Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh không vượt quá dự toán cho chi phí này.
Bảo đảm hiệu quả của việc quản lý chất lượng nguyên vật liệu. Bảo đảm việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí.
Bảo đảm tính có thật của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng hạng mục công trình, từng công trình; phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu phải được bộ phận có thẩm quyền phê duyệt.
Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho thi công phải được phản ánh đầy đủ, chính xác vào sổ sách kế toán, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+ Phương thức đo lường chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh:
Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho thi công đều được ghi chép và đo lường qua hệ thống hạch toán kế toán theo mỗi công trình theo thước đo hiện vật và thước đo giá trị như: Sổ chi phí sản xuất, sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp, bảng phân bổ nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. + Tiến hành so sánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh so với các mục tiêu:
Sau khi tập hợp số liệu về chi phí nhân công trực tiếp phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên. Sau đó, thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế so với dự toán .
- Thủ tục kiểm soát nội bộ sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)
Biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT) thường do biến động của các nhân tố sau:
+ Nhân tố lượng: Mức ảnh hưởng về lượng đến biến động chi phí = NVLTT Lượng Lượng NVLTT NVLTT thực tế - dự toán sử dụng sử dụng Đơn giá x NVLTT theo dự toán Biến động về lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất phát sinh vào giai đoạn thi công do đó liên quan đến trách nhiệm của bộ phận xây lắp tại công trường vì bộ phận này trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm giải trình nguyên nhân, một số nguyên nhân có thể do trình độ, trách nhiệm của công nhân xây lắp trực tiếp, do tổ chức quản lý xây lắp, do công nghệ, do chất lượng nguyên vật liệu cung ứng, do lãng phí, thất thoát trong quá trình sử dụng,…Tuy nhiên, mức ảnh hưởng của biến động về lượng nguyên vật liệu trực tiếp cao hay thấp thì doanh nghiệp đều cần phải xem xét, quan tâm đến chất lượng và kết cấu công trình.
+ Nhân tố giá:
Mức ảnh hưởng về giá đến biến động chi phí =
NVLTT
Đơn giá Đơn giá NVLTT - NVLTT thực tế dự toán
Khối lượng x NVLTT thực tế sử dụng Biến động về giá nguyên vật liệu trực tiếp xảy ra ở giai đoạn mua hàng vì vậy liên quan trực tiếp đến bộ phân thu mua hoặc cung ứng. Bộ phận này chịu trách nhiệm giải trình nguyên nhân, một số nguyên nhân có thể là do biến động giá cả trên thị trường đối với nguyên vật liệu; khâu tổ chức thu mua hoạt động không hiệu quả dẫn đến làm tăng chi phí vận chuyển, mua hàng từ đó làm tăng giá trị nguyên vật liệu; thuế nhập khẩu các loại nguyên vật liệu thay đổi. Tuy nhiên, đối với trường hợp biến động của nhân tố này, đơn vị phải quan tâm đi kèm với chất lượng nguyên vật liệu.
- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch: Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không chỉ do khâu thi công sử dụng trực tiếp nguyên vật liệu mà còn liên quan bắt đầu từ khâu thu mua hay nói cách khác biến động này có thể có nguyên nhân xuất hiện xuyên suốt quá trình luân chuyển của nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa:
Chức năng mua hàng và chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng.
Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua nguyên vật liệu quá số lượng cần dùng cho xây lắp hay mua nguyên vật liệu không dùng cho xây lắp.
Chức năng thủ kho và chức năng kế toán kho.
Có sự kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu của bộ phận giám sát khi giao nhận cho thủ kho.
+ Chính sách mua hàng:
Bao gồm những vấn đề liên quan đến việc lựa chọn nhà cung cấp, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu, phê duyệt của cấp trên… cần hình thành các quy định bằng văn bản chính thức để đảm bảo việc mua hàng nằm trong sự kiểm soát, quản lý của cấp có thẩm quyền.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ việc mua nguyên vật liệu:
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội thi công sẽ lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, trong một số đơn vị, thủ kho cũng có thể lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu phải được người đứng đầu bộ phận có yêu cầu mua nguyên vật liệu ký duyệt, sau đó phiếu đề nghị mua hàng phải được Giám đốc ký duyệt và gửi về cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng gửi cho giám
đốc phê duyệt, sau đó tiến hành đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số liên tục.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ giao nhận nguyên vật liệu:
Khi nhận nguyên vật liệu, bộ phận mua hàng phải kiểm tra về mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác, sau đó lập báo cáo nhận hàng. Đối với nguyên vật liệu sau khi nhận được nhập vào kho thì phải có phiếu nhập kho có chữ ký của bộ phận mua hàng (thực hiện khâu nhận hàng) và thủ kho. Đối với nguyên vật liệu không qua kho mà xuất thẳng cho đội thi công thì phải có hóa đơn bán hàng và biên bản nhận hàng có chữ ký của bộ phận nhận hàng, người thuộc đội thi công nhận hàng.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ xuất nguyên vật liệu:
Việc xuất kho nguyên vật liệu dùng cho xây lắp phải có phiếu đề nghị xuất kho đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở đó thủ kho tiến hành thủ tục cần thiết để xuất kho, thủ kho cập nhật vào thẻ kho, kế toán vật tư ghi nhận vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ việc bảo quản nguyên vật liệu:
Xây dựng định mức hao hụt cho phép của nguyên vật liệu, duy trì mức dự trữ nguyên vật liệu tại kho hợp lý.
+ Hệ thống kế toán chi tiết hàng tồn kho, hệ thống kế toán chi phí: Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách quản lý nguyên vật liệu hợp lý, bảo đảm cập nhật liên tục biến động, bao gồm: sổ sách theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, chứng từ có liên quan, báo cáo vật tư,…