7. Kết cấu của đề tài
2.3.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
2.3.4.1. Ưu điểm
- Công tác nhận dạng, đánh giá rủi ro trong quá trình thi công, nhất là đối với các khoản CPXL thực tế trong quá trình thi công phát sinh ngoài dự toán được ban quản lý chú trọng.
- Có sự tham mưu của các phòng ban có trách nhiệm trong việc lên kế hoạch kiểm soát nội bộ, xây dựng định mức cho các CPXL.
- Hệ thống kho bãi để bảo quản nguyên vật liệu, máy thi công của Công ty tương đối tốt.
- Khi tiến hành nhập, xuất nguyên vật liệu, máy móc tại kho thì tuân thủ các trình tự xét duyệt đã được quy định.
- Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho thi công xây lắp bảo đảm tính kịp thời, đáp ứng tiến độ thi công.
- Định kì hoặc đột xuất, Ban lãnh đạo, Phòng kỹ thuật xuống công trình kiểm tra về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, máy thi công, công nhân,…
2.3.4.2. Nhược điểm
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
+ Công tác thu mua vật tư chưa được thực hiện đúng thời điểm, khi vật tư đến kho thường lập biên bản xác nhận số lượng, chủng loại còn phần chất lượng thường ít được kiểm nghiệm để đánh giá.
+ Tại kho có bố trí thủ kho, tuy nhiên nguyên vật liệu, máy thi công không được bảo quản chặt chẽ, thủ kho thường được bố trí một người nên việc bảo quản và theo dõi vật tư gặp khó khăn, dễ dẫn đến thất thoát.
+ Đối với một số nguyên vật liệu xuất dùng cho thi công nhưng không được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ, số lượng xuất dùng đối với một số loại nguyên vật liệu lại không được cân, đo, đong, đếm, cụ thể như cát, đá,… Bên cạnh đó, nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình nhưng sử dụng không
hết thì không được quản lý tiếp hoặc hoàn nhập kho và chưa được phản ánh vào sổ sách.
+ Nhân viên kế toán không thể trực tiếp kiểm tra hoặc tham gia thực hiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại các đội xây dựng vào cuối kỳ, bị động trong việc xác định số lượng thực tế nguyên vật liệu còn tồn tại kho.
- Chi phí nhân công trực tiếp:
+ Mỗi phòng ban trong Công ty, đội thi công công trình đều quản lý nhân viên thông qua bảng chấm công. Bảng chấm công chỉ mang tính chất chấp hành mà chưa sát với thực tế và chưa theo dõi đầy đủ công việc như: nhân viên không đi làm đủ giờ công vẫn được chấm công đủ,…
+ Trường hợp thiếu nhân công trên công trường xây dựng, Công ty phải thuê lực lượng thợ thời vụ bên ngoài, lực lượng lao động này có hai nhược điểm là trình độ kỹ thuật và ý thức tổ chức lao động. Những lao động này thường là lao động phổ thông có trình độ tay nghề thấp, làm việc theo kinh nghiệm riêng và có ít kiến thức cơ bản. Do đó, đối với một số việc tại công trường đòi hỏi tay nghề kỹ thuật cao thì họ không đáp ứng được hoặc thực hiện được nhưng gây ra sự lãng phí về nguyên vật liệu, giờ máy thi công, nhiên liệu phục vụ máy thi công không đáng có.
+ Thực tế, chỉ huy công trình và đội trưởng đội xây dựng không thể tiến hành kiểm tra khối lượng xây lắp hoàn thành cũng như là không thể căn cứ vào số lượng ngày công để tính năng suất lao động thực tế. Chính vì vậy, việc kiểm soát năng suất lao động ở các công trình xây dựng thuộc công ty là chưa tốt, không đủ căn cứ để điều chỉnh kịp thời năng suất lao động.
+ Trong quá trình thi công, việc giám sát quá trình làm việc của công nhân không chặt chẽ, làm ảnh hưởng đến chất lượng từng đoạn thi công. Điều này làm phát sinh thêm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vì phải phá bỏ làm lại công đoạn đã không bảo đảm về tiêu chuẩn chất lượng và làm kéo dài thời gian thi công.
- Chi phí sử dụng máy thi công:
+ Tình trạng của máy thi công không được kiểm tra định kỳ mà chỉ khi nào có sự hư hỏng thì mới tiến hành sửa chữa. Vì vậy, tại các công trình đã xảy ra việc ngưng sản xuất do hư hỏng bất thường của máy thi công, làm kéo dài thời gian thi công.
+ Thủ kho chỉ có một người nên không thể thực hiện tốt nhiệm vụ vừa quản lý, bảo vệ nguyên vật liệu lại vừa quản lý, bảo vệ xe, máy thi công.
- Chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung không được lập dự toán chi tiết cho từng yếu tố cấu thành, do vậy, việc kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung chỉ đơn thuần là kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ làm phát sinh chi phí hoặc chỉ đơn thuần là đối chiếu với số liệu tổng chi phí sản xuất chung của công trình được lập trong dự toán.
Công ty chưa xác định được các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chi phí này một cách hoàn chỉnh.
Nhược điểm chung đối với thủ tục kiểm soát nội bộ các CPXL là
Công ty không thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ sau đối với loại chi phí này. Tuy mỗi khi hoàn thành công trình, hạng mục công trình, Công ty có tiến hành so sánh giữa tổng từng loại CPXL dự toán với tổng từng loại CPXL thực tế nhưng với hình thức chung chung, không phân tích rõ nguyên nhân gây tăng, giảm từng loại CPXL để có biện pháp khắc phục chênh lệch, một phần vì lý do có một số chi phí thực tế phát sinh mà Công ty không thể kiểm soát nội bộ kịp thời nên không biết chi phí đó phát sinh có phù hợp với mục đích sử dụng hay không, không biết chi phí đó phát sinh có do sự lãng phí, tư lợi hay không.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Ở chương 2, bên cạnh phần giới thiệu về Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa, bằng cách nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn và kết hợp với phần lý luận về KSNB chi phí xây lắp tại các doanh nghiệp xây dựng, luận văn đã phản ánh được thực trạng công tác kiểm soát nội bộ CPXL tại đơn vị với sự minh họa thực tế về kiểm soát nội bộ CPXL công trình “Trung tâm Y tế huyện An Lão” (tỉnh Bình Định).
Trong thực tế không có một hệ thống KSNB nào là hoàn hảo và Công ty cũng không phải là ngoại lệ. Nhưng nhìn chung, Công ty đã thiết lập được một hệ thống KSNB tương đối hữu hiệu, giúp ngăn chặn các gian lận và hạn chế được phần nào các sai sót. Luận văn đã nêu ra những ưu điểm và nhược điểm của công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa.
Phần nghiên cứu này là cơ sở để đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa để khắc phục được những nhược điểm đã nêu.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN NGHĨA