7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty
Để kiểm soát nội bộ tốt CPXL của một công trình, hạng mục công trình cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty để tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ.
Phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên, chẳng hạn: Phòng kế hoạch (được sự hỗ trợ của Phòng kỹ thuật) lập dự toán CPXL, thực hiện công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu như: tìm hiểu, trình cấp trên lựa chọn, phê duyệt đơn đặt hàng; Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị sẽ giao cho đội trưởng đội thi công, các chứng từ này đều có sự kiểm tra, giám sát của ban giám đốc Công ty. Sự phân công này sẽ tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm và ngăn ngừa những gian lận xảy ra.
3.2.4.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Khâu thu mua nguyên vật liệu:
+ Ở các công ty xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành công trình. Vì vậy, khi kiểm soát nội bộ khâu mua
nguyên vật liệu cần phải chặt chẽ, từ lúc bắt đầu là khâu lên số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách vật liệu, sau đó, so sánh giá, chất lượng, chủng loại giữa các nhà cung cấp rồi mới đi đến quyết định chọn nhà cung cấp nào phù hợp.
+ Phải lập kế hoạch về thời gian nhập kho nguyên vật liệu mới phục vụ công trình đang thi công, kế hoạch này được lập trên cơ sở kế hoạch về tiến độ thi công công trình. Việc lập kế hoạch này để tránh tình trạng không có nguyên vật liệu sử dụng, buộc người lao động phải nghỉ, kéo dài thời gian hoàn thành công trình.
- Khâu xuất nguyên vật liệu sử dụng:
Quá trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu phải được tuân thủ đầy đủ. Các bộ phận liên quan đến quá trình phải thực hiện hết trách nhiệm của mình, không được qua loa, vì có thể dễ dàng xuất hiện sai sót hoặc có thể là cơ hội để người khác gian lận.
Như đã trình bày ở phần hạn chế của thủ tục kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu trực tiếp của chương 2: thực trạng chất lượng và số lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho công trường không được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ, số lượng xuất dùng của một số loại vật tư không được cân, đong, đo, đếm
Vì vậy để khắc phục, định kỳ hoặc đột xuất, Phó Giám đốc kỹ thuật, bộ phận kiểm soát sẽ tiến hành kiểm kê khối lượng hoàn thành kết hợp với căn cứ vào lượng nguyên vật liệu tồn thực tế trong kho, bộ phận kiểm soát sẽ tính được nguyên vật liệu tiêu hao thực tế (Qt). Đồng thời, căn cứ vào dự toán xây dựng để tính ra lượng nguyên vật liệu tiêu hao định mức (Qd). Sau đó, nhà quản lý sẽ tiến hành đối chiếu giữa (Qt) và (Qd). Nếu (Qt) > (Qd) thì phải đi tìm nguyên nhân lượng nguyên vật liệu thất thoát qua khâu nào, do đâu và quy định trách nhiệm bồi thường ở khâu đó.
Khi nhận nguyên vật liệu, đội trưởng đội thi công phải nhận kèm một liên của Phiếu xuất kho để làm chứng cứ. Đội trưởng đội thi công phải có
trách nhiệm phân phối nguyên vật liệu cho các đội thi công một cách khoa học, đồng thời giám sát quá trình sử dụng vật tư trong thi công, bảo đảm quá trình thi công sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp đúng định mức. Cuối ngày, đội trưởng phải yêu cầu công nhân thi công thu gom nguyên vật liệu về để vào nơi quy định.
Bộ phận kiểm soát căn cứ vào chứng cứ là các liên của Phiếu xuất kho để xác định được nguyên vật liệu thất thoát ở kho hay ở bộ phận sử dụng.
Như vậy, các cá nhân có liên quan đến nhập kho và xuất kho sử dụng nguyên vật liệu sẽ tự kiểm soát lẫn nhau. Nếu thủ kho thông đồng với nhà cung cấp ghi tăng số lượng nhập kho, không đúng với số lượng thực tế nhập thì khi bị phát hiện sai phạm, thủ kho phải bồi thường. Nếu đội trưởng đội thi công kiểm soát, phân phối không tốt nguồn nguyên vật liệu được cấp để thất thoát, sử dụng lãng phí thì phải đền bù thiệt hại.
- Khâu bảo quản nguyên vật liệu:
Khâu bảo quản vật tư cũng phải được thực hiện theo đúng quy định, kiểm soát chặt chẽ và phải có từng danh mục nguyên vật liệu cho từng loại nhằm phục vụ việc bảo quản, kiểm tra cũng như xuất kho dùng dễ dàng.
Kho nguyên vật liệu, máy thi công phải bảo đảm an toàn, sạch sẽ, khô ráo, bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu, máy móc.