7. Kết cấu của đề tài
3.2. CÁC GIẢI PHÁP GÓP PHẦN TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ tại Công ty
- Tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Tạo môi trường làm việc tốt sẽ giúp nhân viên Công ty làm việc có hiệu quả hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn. Ban lãnh đạo trước hết phải tuân thủ đầy đủ những quy định đã đề ra để làm gương cho các bộ phận cấp dưới, không áp đặt công việc cho các bộ phận bằng cảm tính mà phải thông qua kế hoạch cụ thể. Các phòng ban trong Công ty phải chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc và thường xuyên báo cáo tình hình cho Ban giám đốc.
- Cam kết về năng lực:
Công tác đào tạo, kiểm tra và nâng cao tay nghề cho công nhân đóng một vai trò quan trọng. Chính sách đào tạo công nhân phải được lập kế hoạch trong năm và thực hiện đầy đủ, sau khi đào tạo phải sát hạch lại để đánh giá đúng khả năng và phân công công việc phù hợp.
Mỗi công trình thi công phải có chính sách tuyển dụng cụ thể và phải kiểm tra trình độ tay nghề của lực lượng lao động thuê ngoài nhằm bảo đảm
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Người đứng đầu Công ty cần có thêm buổi tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với nhân viên hơn nữa để có thể truyền đạt một số kế hoạch, dự án sắp tới của Công ty và góp phần động viên người lao động.
- Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty:
Lập phòng Kiểm toán nội bộ hoạt động độc lập với các bộ phận khác nhằm kiểm soát toàn bộ hoạt động của Công ty.
- Chính sách nhân sự:
+ Quá trình tuyển dụng phải quán triệt vấn đề thông qua mối quan hệ, ưu tiên chọn người có tài năng, kinh nghiệm thật sự, góp phần giúp Công ty đạt được kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh.
+ Quá trình đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật phải tiến hành một cách công khai.
+ Để khuyến khích nhân viên và lực lượng lao động thuê ngoài làm việc đạt năng suất cao thì ban lãnh đạo Công ty phải có chính sách khen thưởng hợp lý như: quy định thời gian hoàn thành công việc, người lao động thực hiện tốt sẽ được tăng lương hoặc tăng thời gian nghỉ phép trong năm, đối với người lao động thực hiện công việc không tốt, không có tinh thần trách nhiệm phải bị phê bình. Với lực lượng thuê ngoài nếu có hành vi vi phạm, thiếu trung thực, thiếu trách nhiệm thì tùy mức độ mà có hình thức xử lý.
+ Với nhân viên có năng lực chuyên môn, làm việc đạt kết quả cao, cần được đề bạt chức vụ.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
- Thực tế tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa, hệ thống thông tin dự toán được tổ chức tương đối tốt phục vụ cho công tác đấu thầu, lập kế hoạch sản xuất, tuy nhiên hệ thống sổ sách kế toán chưa phù hợp với thông tin
dự toán. Cụ thể, cuối tháng, kế toán cần lập các báo cáo sau đây để phục vụ công tác kiểm soát nội bộ CPXL:
+ Báo cáo thực hiện kế hoạch CPXL
+ Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động
- Công ty nên tổ chức thêm kế toán quản trị để thực hiện kiểm tra, giám sát cũng như tham mưu cho lãnh đạo Công ty. Việc tổ chức kế toán quản trị nên bố trí khoảng hai đến ba người phụ trách các công việc khác nhau: người thì kiểm soát các phòng ban trong Công ty, người thì thu thập các thông tin lập các báo cáo quản trị kịp thời, người thì đến các công trình để theo dõi, giám sát độc lập tình hình thực hiện, lập báo cáo kế toán, từ đó thống nhất tìm ra các biện pháp thích hợp trình Ban lãnh đạo để bàn bạc, xử lý, ra quyết định kịp thời.
- Các nhân viên phòng Tài chính - Kế toán - Vật tư khi được giao nhiệm vụ phụ trách phần hành cụ thể và khi làm việc với phần mềm kế toán phải có mật khẩu truy cập riêng cho phần hành mình phụ trách và giữ bí mật tuyệt đối, phải chịu trách nhiệm khi có sai phạm vì phần mềm kế toán Misa mà Công ty đang sử dụng đã có phân quyền.
- Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép, đòi hỏi mỗi nhân viên có thẩm quyền sử dụng khi muốn truy cập vào các chương trình hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính cá nhân phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu. Thêm vào đó, thiết lập chế độ bảo mật, chỉ sử dụng mạng Công ty thì mới truy cập được những thông tin riêng của Công ty.
- Để tạo dấu vết kiểm toán, quy trách nhiệm, Công ty cần hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên hệ thống máy tính. Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp thì phải có sự giám sát của người có thẩm quyền.