7. Kết cấu của đề tài
1.3.3.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công
- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành:
+ Thực hiện các mục tiêu:
Tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán cho chi phí này.
Bảo đảm hiệu quả việc quản lý nhiên liệu, vật liệu phục vụ cho xe, máy thi công.
Bảo đảm hiệu quả việc quản lý số ca máy hoạt động và năng suất hoạt động của xe, máy thi công, công nhân vận hành máy thi công.
Bảo đảm hoàn thành khối lượng công việc liên quan đến xe, máy thi công.
Chi phí tiền lương công nhân vận hành máy thi công được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, kịp thời và được đánh giá đúng.
Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, đầy đủ, chính xác, kịp thời… phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+ Phương thức đo lường chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh: Việc tính toán, phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các đối tượng máy thi công dựa trên cơ sở giá thành một giờ (ca) máy hoặc giá thành một
đơn vị khối lượng công việc hoàn thành. Thực hiện theo dõi chi tiết máy thi công như: sổ chi tiết sử dụng máy thi công, bảng tổng hợp tình hình sử dụng máy thi công, bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công.
+ Tiến hành so sánh chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh so với các mục tiêu:
Sau khi tập hợp số liệu về chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên, sau đó thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực tế so với dự toán .
- Thủ tục kiểm soát nội bộ sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)
Biến động về chi phí sử dụng máy thi công (SDMTC) thường do biến động của các nhân tố sau:
+ Nhân tố lượng: Mức ảnh hưởng của số ca
máy thực hiện xây lắp đến = biến động chi phí SDMTC
Số ca máy Số ca máy
thực hiện xây lắp - thực hiện xây lắp thực tế dự toán
Đơn giá x ca máy theo dự toán Biến động của số ca máy thực hiện xây lắp thường là do các nguyên nhân sau: do năng lực tổ chức thi công công trình, do không tận dụng hết công suất máy móc mà nguyên nhân là không bảo đảm đủ nhiên liệu, vật liệu để chạy máy thi công, do thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy thi công thấp.
+ Nhân tố giá:
Mức ảnh hưởng của
giá ca máy thi công đến = biến động chi phí SDMTC
Đơn giá Đơn giá ca máy - ca máy
theo thực tế theo dự toán Số lượng
x ca máy thực tế
Giá ca máy gồm 2 bộ phận tác động: những chi phí cố định (như chi phí sửa chữa lớn máy thi công, chi phí mua bảo hiểm máy thi công) và phần khấu hao cơ bản đều có tính chất thường xuyên, ít biến đổi trong quá trình máy thi công vận hành, do đó loại chi phí này không tác động đến công suất máy cũng như thời gian vận hành máy. Còn đối với loại chi phí biến đổi (như chi phí lương công nhân vận hành máy thi công, chi phí nguyên vật liệu,…) biến đổi theo nhu cầu sử dụng máy thi công của từng công trình, hạng mục công trình.
- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch: + Doanh nghiệp xây lắp cần có kế hoạch đối với tài sản cố định – máy thi công về đầu tư mua sắm, sữa chữa lớn, bảo quản. Việc lên kế hoạch là cần thiết để bảo đảm cân đối năng lực sản xuất, tránh đầu tư lãng phí nhằm tránh tình trạng không đáp ứng yêu cầu hoạt động xây lắp, khả năng cạnh tranh trên thị trường kém.
+ Phân chia trách nhiệm quản lý máy, theo dõi chi tiết máy, theo dõi chi phí sử dụng máy thi công.
+ Đầu kỳ tổ chức đánh giá tình trạng kỹ thuật, chất lượng hoạt động của máy thi công và có biện pháp tiến hành bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa hay điều chỉnh tỷ lệ khấu hao cho phù hợp với thực trạng khả năng hoạt động của máy.