7. Kết cấu của đề tài
2.2.4.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Kiểm soát nội bộ quá trình thực hiện:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành của công trình xây lắp. Vì vậy, nếu nhà quản lý không kiểm soát chặt sẽ khiến giá mua cao hơn, xuất hiện nhiều khoản xuất dùng nguyên vật liệu không hợp lý khiến giá thành công trình xây lắp tăng thêm, lợi nhuận Công ty giảm xuống. Bên cạnh đó, việc quản lý không chặt chẽ nguyên vật liệu trực tiếp cũng có thể khiến cho chất lượng công trình xây lắp không bảo đảm, không an toàn cho việc sử dụng lâu dài, từ đó Công ty mất ưu thế cạnh tranh
trên thị trường, không tạo được uy tín và niềm tin đối với nhà đầu tư. Vì vậy, muốn kiểm soát nội bộ tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì cần kiểm soát hai nhân tố là giá và lượng thông qua các khâu: thu mua nguyên vật liệu, nhập kho, bảo quản, xuất kho sử dụng cho công trình.
+ Khâu thu mua nguyên vật liệu:
Công ty giao cho Phòng kỹ thuật phối hợp với Phòng kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp cung ứng nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng vật tư, loại vật tư đã được tính theo dự toán phục vụ thi công công trình trong một khoảng thời gian nhất định và căn cứ vào sức chứa của kho, hai bộ phận này tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp với giá cả hợp lý đi kèm với chất lượng. Phòng kỹ thuật trình lên bảng báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp. Giám đốc, Phó Giám đốc kỹ thuật là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu và phê duyệt việc đặt mua nguyên vật liệu. Giai đoạn này quan trọng vì nếu không lựa chọn được nhà cung cấp với giá hợp lý đi kèm chất lượng thì sẽ ảnh hưởng đến nhân tố giá và cũng có thể đi kèm với chất lượng không tốt, từ đó gây biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế so với dự toán.
+ Khâu nhập kho nguyên vật liệu:
Sau khi nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công công trình được mua chuyển về kho thì Phòng kỹ thuật kết hợp với thủ kho kiểm nhận số lượng và chất lượng rồi tiến hành cho nhập kho đủ số lượng ghi trên hóa đơn, sau đó ghi vào phiếu nhập kho có chữ ký của bên giao, thủ kho, và đại diện Phòng kỹ thuật. Nguyên vật liệu đã nhập kho thì mọi mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu trước khi xuất dùng do thủ kho chịu trách nhiệm.
+ Khâu xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu:
Thực tế tại Công ty, nguyên vật liệu mua về sử dụng cho thi công công trình dưới 2 hình thức:
Nguyên vật liệu mua về nhập kho cất trữ, khi các đội xây
dựng có nhu cầu thì mới xuất dùng
Quy trình kiểm soát nội bộ xuất kho nguyên vật liệu và sử dụng để thi công được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát nội bộ xuất kho nguyên vật liệu và sử dụng để thi công
Ở công trường, khi đội xây dựng có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thì đội trưởng lập giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu trình lên Phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật ký duyệt. Sau khi được ký duyệt sẽ lập Phiếu xuất kho và gửi 1 liên cho thủ kho. Thủ kho kiểm tra phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của Phó Giám đốc kỹ thuật, Trưởng phòng kỹ thuật thì mới xuất kho nguyên vật liệu.
Khi nguyên vật liệu xuất ra khỏi kho thì được quản lý, chịu trách nhiệm bởi đội trưởng đội xây dựng. Các đội trưởng đội xây dựng sẽ trực tiếp chỉ đạo, quản lý thợ pha trộn, sử dụng nguyên vật liệu phù hợp, đúng quy định. Đội xây dựng lập Bảng tổng hợp khối lượng, số lượng, loại nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng trình Phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật ký duyệt Căn cứ vào khối lượng xây lắp hoàn thành, Phòng kỹ thuật sẽ tính ra số lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế là bao nhiêu đồng thời báo cáo lại các bộ phận liên quan phối hợp để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu có đúng với số lượng xuất ra hay không, số lượng nguyên vật liệu còn trên công trường không dùng hết là bao nhiêu, nếu sau đó Phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật phê duyệt thì bộ phận này lập Bảng quyết toán nguyên vật liệu gửi phòng Kế toán để kiểm tra, đối chiếu, qua đó tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công trình đầy đủ, chính xác.
Ở khâu sử dụng nguyên vật liệu này, mọi thất thoát vật tư làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do ban quản lý (thuộc Phòng kỹ thuật) chịu trách nhiệm. Trong quá trình nguyên vật liệu trực tiếp tham gia thi công công trình, các đội trưởng đội xây dựng chủ quan trong việc kiểm soát, giám sát công trình thì sẽ dễ xảy ra thất thoát, sử dụng nguyên vật liệu lãng phí, pha trộn không đúng định mức kỹ thuật gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
Nguyên vật liệu mua về không qua nhập kho mà chuyển
này ít xảy ra vì Công ty muốn nguyên vật liệu mua về chuyển vào kho rồi mới xuất theo đề nghị để bảo đảm hơn trong việc kiểm soát nội bộ tốt lượng nguyên vật liệu thực tế xuất dùng, điều này sẽ ít gây chênh lệch so với dự toán; còn nếu nguyên vật liệu mua về chuyển thẳng đến công trường, mặc dù lượng nguyên vật liệu này có qua xét duyệt nhưng Công ty vẫn không kiểm soát nội bộ chặt được lượng thực tế mà đội xây dựng sử dụng là bao nhiêu, có lãng phí hay không.
Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát tổ chức thi công nguyên vật liệu trực tiếp ở đội thi công
(Nguồn: Công ty)
Khi nguyên vật liệu được chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến công trình, đội trưởng đội thi công, Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm tiếp nhận và lập biên bản bàn giao nguyên vật liệu có chữ ký của những người liên quan. Sau khi
bàn giao, thì nguyên vật liệu được quản lý, chịu trách nhiệm bởi đội trưởng đội xây dựng. Các đội trưởng sẽ trực tiếp chỉ đạo, quản lý thợ pha trộn, sử dụng nguyên vật liệu phù hợp, đúng quy định. Căn cứ vào khối lượng xây lắp hoàn thành, Phòng kỹ thuật sẽ tính ra số lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế là bao nhiêu đồng thời báo cáo lại các bộ phận liên quan phối hợp để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu có đúng với số lượng xuất ra hay không, số lượng nguyên vật liệu còn trên công trường không dùng hết là bao nhiêu. Qua đó tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công trình đầy đủ, chính xác.
+ Khâu bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu:
Đối với nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ công trình, Công ty thường không để tồn kho quá nhiều, việc mua nhập nguyên vật liệu cho công trình đều được thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng nhằm giảm bớt chi phí tồn kho, bảo quản, thâm hụt, chất lượng giảm do bảo quản không tốt hoặc lỗi thời, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra thường xuyên việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu tại kho là yêu cầu cần thiết đối với ban quản lý Công ty. Thông thường định kỳ 6 tháng, Công ty sẽ lập ban kiểm tra xuống kho kiểm tra, đánh giá nguyên vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu phát hiện chênh lệch, Công ty tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các bộ phận liên quan, đồng thời có biện pháp khắc phục tích cực hơn trong việc bảo quản vật tư, tránh trường hợp xảy ra tình trạng tương tự.
- Tổ chức quá trình ghi chép:
Phòng kỹ thuật sau khi trình Bảng báo giá của các nhà cung cấp và được ban giám đốc lựa chọn, phê duyệt đặt hàng, thì khi bộ phận tiếp nhận nguyên vật liệu mua về phải tiếp nhận Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu yêu cầu nhập nguyên vật liệu với đủ chữ ký của Phó Giám đốc kỹ thuật, trưởng Phòng
kỹ thuật, người tiếp nhận nguyên vật liệu. Căn cứ vào đó kế toán sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho và thủ kho sẽ ghi theo đúng số lượng thực nhập.
Khi đội xây dựng có nhu cầu nguyên vật liệu, căn cứ Giấy đề nghị cấp vật tư đã được ký duyệt, Phòng kỹ thuật lập Phiếu xuất kho gửi một bản cho thủ kho, thủ kho phản ánh số lượng thực xuất và tiến hành xuất vật tư.
Khi nhận được chứng từ liên quan, kế toán tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phân bổ cho từng công trình và lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình thi công.