7. Kết cấu của đề tài
2.2.4.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công
Tại Công ty, máy thi công sử dụng cho xây lắp gồm: máy thi công tự có và máy thi công thuê ngoài theo ca máy hoặc theo tháng tùy thuộc vào khu vực thi công có thuận lợi cho xe ra vào công trường hay không.
- Kiểm soát nội bộ quá trình thực hiện:
+ Việc quản lý máy thi công thông qua Phiếu theo dõi máy thi công, chế độ bảo dưỡng máy thi công được thực hiện bởi Phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật cũng quyết định việc cung ứng, điều động máy thi công cho các công trường xây dựng.
+ Khi máy thi công xuất dùng cho thi công thì người điều khiển máy thi công chịu sự quản lý, kiểm tra của đội trưởng đội thi công và Phòng kỹ thuật trong quá trình vận hành máy. Trong suốt thời gian thi công có sử dụng máy thì mọi sự cố mất mát xảy ra sẽ do đội xây dựng chịu trách nhiệm. Máy móc khi không sử dụng cho thi công nữa sẽ được chuyển về kho, do thủ kho quản lý và chịu trách nhiệm.
+ Đội trưởng đội thi công quản lý việc sử dụng nhiên liệu phục vụ hoạt động của máy thi công, việc đề xuất cấp nhiên liệu phải được Phòng kỹ thuật xét duyệt.
+ Công ty khắc phục tình trạng hư hỏng của máy móc do tác động của môi trường, thời tiết bằng cách sử dụng dụng cụ che chắn đối với một số loại máy móc nhỏ như: máy trộn bê tông, máy cắt gạch,… Đối với máy móc có kích cỡ lớn hơn sẽ được di dời tới nơi có mái che khi không vận hành cho thi công.
+ Việc mua sắm máy móc nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng cho thi công công trình do Phòng kỹ thuật quyết định, bộ phận này trình đề xuất cho Giám đốc, Hội đồng cổ đông trực tiếp quyết định, xét duyệt việc đề xuất mua máy thi công sử dụng cho hoạt động xây lắp. Sở dĩ phải có chữ ký của Giám đốc, xét duyệt của Hội đồng cổ đông là vì giá trị của các loại máy móc lớn nên đây là một khoản chi quan trọng của Công ty.
+ Máy thi công khi bị hư hỏng thì người vận hành máy và đội trưởng đội xây dựng làm biên bản trình Phòng kỹ thuật để trình Phó Giám đốc kỹ thuật phê duyệt đề xuất sửa chữa.
+ Giám đốc trực tiếp xem xét, quyết định việc thuê các loại máy móc để sử dụng cho hoạt động thi công.
+ Việc chấm công công nhân vận hành máy, theo dõi ca máy do đội trưởng đội thi công thực hiện sau đó trình Phòng kỹ thuật xét duyệt. Sau khi được xét duyệt thì chuyển cho kế toán lập bảng lương và thanh toán lương.
+ Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc mua sắm, sử dụng, bảo quản, bảo trì, sửa chữa máy thi công là để các bộ phận thực hiện những công việc này đúng mục đích, đúng kế hoạch, tránh tình trạng mất cắp, lạm dụng, sử dụng máy thi công không đúng mục đích.
- Tổ chức quá trình ghi chép:
+ Đối với mỗi công trình đều được lập dự toán cho các khoản chi
phí xây lắp và lập kế hoạch sử dụng máy thi công cần thiết cho mỗi công trình. Khi đội thi công có nhu cầu sử dụng máy thi công thì lập đề xuất trình Phòng kỹ thuật xét duyệt, sau đó sẽ tiến hành vận chuyển máy móc xuống đội xây dựng. Khi sử dụng máy thi công, các đội trưởng phải chấm công theo dõi thời gian hoạt động của máy thông qua Phiếu theo dõi máy thi công.
+ Khi máy thi công mua về thì kế toán tiến hành hạch toán, ghi nhận giá trị tài sản cố định. Căn cứ vào đặc điểm, tính chất máy, đặc điểm hoạt động kinh doanh, thời gian sử dụng, kế toán xác định tỷ lệ khấu hao hợp lý và định kỳ phân bổ khấu hao theo đúng đối tượng, hạng mục công trình.
+ Trường hợp máy thi công bị hư hỏng, máy sẽ được đem sửa chữa theo sự xét duyệt Phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật thì chi phí sữa chữa phải có hóa đơn hợp lý, hợp lệ và được kế toán hạch toán theo quy định.