7. Kết cấu của đề tài
2.2.3.2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán được thực hiện thông qua sự kết hợp của ba loại hạch toán gồm: hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán.
- Tổ chức chứng từ về chi phí xây lắp:
Các chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo tại công ty được áp dụng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014 về Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm chứng từ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung.
- Tổ chức tài khoản: các tài khoản được sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán để tập hợp chi phí xây lắp như sau:
+ Tài khoản 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp riêng cho từng hạng mục công trình. Bên cạnh đó, để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Công ty sử dụng tài khoản 621 với phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để bảo đảm phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh theo quy định của Bộ Tài chính ban hành và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty. Công tác theo dõi riêng biệt như vậy sẽ giúp kế toán báo cáo tình hình thực hiện chi phí này cho cấp quản lý nhanh chóng và chính xác.
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty được phản ánh ban đầu qua các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu như: hợp đồng mua bán, hóa đơn mua hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn chi phí (vận chuyển, lưu bãi,…), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy đề nghị xuất vật tư,…
Hệ thống sổ kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tổ chức thành sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, theo quy định của Bộ Tài chính ban hành và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty.
+ Tài khoản 622: chi phí nhân công trực tiếp
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp của Công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán về nhân công như: Hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương nhân công, Bảng nghiệm thu kỹ thuật, Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành,…
Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, Công ty sử dụng tài khoản 622, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để bảo đảm phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nhân công trực tiếp phát sinh, phù hợp với quy định của Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm hoạt động của Công ty.
Hệ thống sổ kế toán về chi phí nhân công trực tiếp được tổ chức thành sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
+ Tài khoản 623: chi phí sử dụng máy thi công
Để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, Công ty sử dụng tài khoản 623, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để bảo đảm phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nhân công trực tiếp phát sinh, phù hợp với quy định của Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm hoạt động của Công ty.
Hệ thống sổ kế toán về chi phí sử dụng máy thi công cũng được tổ chức thành sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Đối với máy thi công thuê ngoài: kế toán căn cứ vào sổ theo dõi chi tiết máy thi công thuê ngoài để tiến hành thanh toán.
Đối với máy thi công của Công ty: kế toán căn cứ trên Bảng tổng hợp chi tiết chi phí sử dụng máy thi công theo từng hạng mục công trình. + Tài khoản 627: chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung phát sinh sẽ được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất chung theo từng hạng mục công trình.
Trình tự ghi sổ tương tự như việc theo dõi và ghi sổ của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công.