7. Kết cấu của đề tài
2.2.4.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung
- Kiểm soát nội bộ quá trình thực hiện:
Chi phí sản xuất chung của công trình xây dựng rất khó phân bổ, kiểm soát nội bộ, đôi lúc không theo dự toán như: chi phí công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình thi công, chi phí tiếp khách,…
Thông thường, theo dự toán, chi phí sản xuất chung được tính theo một tỷ lệ nhất định của tổng chi phí trực tiếp tham gia xây lắp. Nhưng thực tế thì chi phi phí sản xuất chung được kế toán tập hợp thông qua các chứng từ liên quan như: phiếu chi, hóa đơn,… và phản ánh hết vào tài khoản 627, sau đó được phân bổ cho mỗi công trình theo tỷ lệ doanh thu của các công trình. Do đó, nếu công tác quản lý không chặt chẽ làm tăng chi phí này hoặc lập dự toán không sát thực tế thì sẽ có sự chênh lệch lớn giữa chi phí sản xuất chung thực tế với dự toán.
Vì khó kiểm soát nội bộ, dễ bị gian lận nên Công ty quy định các khoản chi phục vụ công trình phải có chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, phải được xét duyệt của Ban giám đốc mới được chi. Riêng vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho mục đích chung của đội thì được đội trưởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chặt chẽ và báo cáo tình hình, mục đích sử dụng cho đội trưởng. Công ty giao trách nhiệm cụ thể đối với từng nhân viên (có trách nhiệm quản lý đội thi công); có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này nhằm giúp hạn chế bớt những gian lận, sai sót; có sự phối hợp để công tác kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả.
- Tổ chức quá trình ghi chép:
+ Việc tập hợp chi phí sản xuất chung do kế toán thực hiện dựa vào
các chứng từ hợp lý, hợp lệ và hạch toán đúng vào đối tượng chịu chi phí. + Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng chung cho bộ phận quản lý xây dựng phải căn cứ vào giấy đề nghị xuất dùng vật tư được Phó Giám đốc kỹ thuật xét duyệt.
+ Chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội phải căn cứ vào Bảng chấm công, danh sách nhân viên, bảng tính lương.
+ Chí phí bằng tiền khác phải căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng, giấy tạm ứng đã được cấp trên ký duyệt.
+ Định kỳ kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung để phục vụ cho công tác tính giá thành xây lắp, sau đó vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất chung.
Thủ tục kiểm soát nội bộ sau đối với các CPXL:
Thực chất của các thủ tục kiểm soát nội bộ sau đối với CPXL là phân tích sự biến động của các CPXL thông qua tác động của sự thay đổi các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động đó. Mức ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động giữa thực tế với dự toán của từng CPXL được xác định bằng cách sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn. Trên cơ sở kết quả phân tích, bộ phận quản lý tiến hành tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố đến sự biến động của các chi phí trực tiếp thuộc CPXL. Từ đó, bộ phận quản lý rút ra nhận xét và đề ra một số thủ tục kiểm soát nội bộ để khắc phục những sự ảnh hưởng này hay nói cách khác là hạn chế để xảy ra những chênh lệch tương tự.
Nhưng trên thực tế tại Công ty vẫn chưa thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ sau đối với các CPXL. Mặc dù, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong một số công trình có giá trị hạch toán thực tế cao hơn với so với dự toán nhưng với mức chênh lệch nhỏ và được Công ty giải thích là do giá thị trường nguyên vật liệu biến động: lúc mua thực tế cao hơn so với đơn giá lúc dự toán, điều này thể hiện công ty có tìm hiểu lý do chênh lệch của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhưng chỉ là chung chung và không đi sâu phân tích kĩ các nhân tố khác và đặc biệt là không thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ sau đối với các CPXL còn lại là chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. (Minh họa tại Bảng tổng hợp kinh phí công trình: Trung tâm y tế huyện An Lão hoàn công 08/07/2016, xem phụ lục 1, 2, 3).
Như vậy, có thể thấy, để nâng cao uy tín của Công ty, cung cấp sản phẩm xây lắp có chất lượng với giá thành hợp lý từ đó tăng tính cạnh tranh, Công ty đã không ngừng cố gắng hoàn thiện việc kiểm soát nội bộ, quản lý
các chi phí liên quan trực tiếp đến công trình xây lắp bằng một số thủ tục vừa nêu trên. Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát nội bộ CPXL của Công ty tương đối tốt, tuy nhiên, mặc dù đã có sự tăng cường kiểm soát nội bộ nhưng do đặc điểm của hoạt động xây lắp là phức tạp và CPXL là khó quản lý nên Công ty vẫn không tránh khỏi những sai sót, những gian lận phát sinh ngoài tầm kiểm soát nội bộ, chưa có kinh nghiệm khắc phục.