7. Kết cấu của đề tài
2.2.4.2. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
Đặc điểm chi phí nhân công trực tiếp của Công ty là có số lao động không ổn định, thay đổi tùy theo số lượng, khối lượng công trình.
Thực tế, Công ty kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp thông qua việc tính lương theo hình thức khoán theo khối lượng xây lắp cần phải hoàn thành.
- Kiểm soát nội bộ quá trình thực hiện:
+ Khâu tuyển dụng:
Phòng tổ chức – hành chính là nơi lập kế hoạch, tiêu chí tuyển dụng nhân viên. Mỗi nhân viên được tuyển dụng làm việc tại Công ty phải có sự xét duyệt của Giám đốc và Hội đồng quản trị, có hợp đồng lao động quy định rõ cách tính lương, chế độ, quyền lợi được hưởng và nghĩa vụ. Phòng kế toán lưu một bản để làm căn cứ tính lương nhân viên.
Mỗi công trình thi công ngoài lực lượng nòng cốt là người lao động Công ty còn có lực lượng thời vụ. Đây là lực lượng lao động không có hợp đồng lâu dài, ý thức trách nhiệm kém, trình độ tay nghề không cao, Công ty vì thế khó quản lý được chất lượng công nhân thuê ngoài này.
Đội trưởng đội xây dựng căn cứ vào trình độ tay nghề cũng như khối lượng công việc được giao mà theo dõi năng suất của công nhân và có trách nhiệm kiểm tra số lượng công nhân thực tế tham gia trực tiếp hoạt động xây lắp. Đồng thời kết hợp với bộ phận giám sát thi công để kiểm tra việc chấp hành kỹ thuật, khối lượng công việc cũng như thời gian thực hiện công việc của số công nhân này.
Mỗi công nhân làm việc tại công trường đều được trang bị đồ bảo hộ lao động như mũ bảo hộ, găng tay, khẩu trang,… và Công ty có quy định rõ các công nhân trực tiếp thi công công trình phải phải mang có đồ bảo hộ, trên công trường luôn có đội trưởng đội xây dựng và bộ phận giám sát thi công giám sát hoạt động của công nhân và đốc thúc cũng như bắt buộc công nhân phải thực hiện quy định này để giảm rủi ro. Quy định này nhằm bảo đảm sự an toàn cho công nhân vì Công ty ý thức được những rủi ro tai nạn có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân, từ đó có thể gây chậm trễ trong việc thi công xây lắp.
Quy trình kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp:
Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
Đội trưởng đội xây dựng theo dõi, kiểm tra, chấm công người lao động, sau đó gửi bảng chấm công và bảng tổng hợp khối lượng của nhân công cho Phòng kỹ thuật xét duyệt, nếu chấp nhận thì Phòng kỹ thuật gửi 2 tài liệu trên kèm theo Bảng khối lượng hoàn thành công việc cho Phòng kế toán để kiểm tra, rà soát chứng từ và thanh toán hoàn ứng.
- Tổ chức quá trình ghi chép:
Ngoài việc quản lý ngày công, giờ công, tinh thần làm việc của người lao động trực tiếp thi công trên công trường thì việc hạch toán các khoản chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trên công trường cũng rất quan trọng. Việc ghi chép, phản ánh chi phí căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương nhân công, Bảng nghiệm thu kỹ thuật, Phiếu xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành.
Cách tính lương: đối với chi phí nhân công trực tiếp thì phần lương được công ty trả khoán theo khối lượng xây lắp hoàn thành. Một công trình xây lắp có nhiều hạng mục vì thế công ty sẽ giao khoán từng hạng mục công trình cho mỗi đội tùy vào số lượng, kinh nghiệm và trình độ tay nghề của công nhân trong đội.
Phương thức tính lương này có ưu điểm là đơn giản, nâng cao trách nhiệm cho từng đội, từng công nhân xây dựng, thúc đẩy tinh thần làm việc, giúp chất lượng sản phẩm cao, năng suất lao động tăng. Tuy nhiên, phương thức tính lương này cũng có hạn chế là việc phân chia thành nhiều đội sẽ tốn kém chi phí quản lý, giám sát.