7. Kết cấu của đề tài
3.2.4.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy th
- Quy trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho sử dụng máy thi công phải được tuân thủ đầy đủ. Các bộ phận liên quan đến quá trình phải thực hiện hết trách nhiệm của mình, không được qua loa (đặc biệt là đối với máy thi công có giá trị sử dụng rất lớn), vì có thể dễ dàng xuất hiện sai sót hoặc có thể là cơ hội để người khác gian lận.
- Lập kế hoạch sử dụng máy thi công đối với từng công trình, hạng mục công trình, bảo đảm cho quá trình thi công được thực hiện liên tục. Tổ chức tốt các điều kiện làm việc của máy thi công tại công trường.
- Có kế hoạch định kỳ sửa chữa, trùng tu đối với máy thi công nhằm bảo đảm khả năng hoạt động liên tục, bảo đảm tình trạng kỹ thuật của máy thi công, nâng cao hiệu quả sử dụng, tạo thế chủ động trong việc điều phối, sử
dụng; tránh tình trạng đang thi công thì máy hư hỏng rồi mới tiến hành sửa chữa, làm kéo dài tiến độ hoàn thành công trình do không có máy sử dụng kịp. Ngoài ra, công tác bảo dưỡng cũng phải được kiểm soát về chất lượng sau khi được bảo dưỡng, quá trình bảo dưỡng phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ. - Thiết lập Báo cáo tổng hợp nhiên liệu được cấp cho máy thi công theo định kỳ để kiểm soát mức nhiên liệu tiêu hao khi vận hành máy thi công, tránh trường hợp dư thừa, lãng phí chi phí nhiên vật liệu phục vụ hoạt động máy thi công.
- Khâu bảo quản:
Khâu bảo quản máy thi công ở kho cũng phải được thực hiện theo đúng quy định và phải có danh mục máy thi công, thời gian khấu hao phục vụ cho việc bảo quản, kiểm tra cũng như xuất dùng dễ dàng.
Khâu bảo quản máy thi công ở công trường phải được chú trọng, môi trường ngoài trời ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của máy, khi không sử dụng hay khi thời tiết xấu nên đưa vào lán trại, khu có mái che để bảo quản máy.
- Để thuận lợi cho việc tính phân bổ chi phí sử dụng máy thi công, Công ty nên lập Phiếu theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ, số ca mà xe, máy thi công hoạt động ở từng công trình, hạng mục công trình và đưa cho đội trưởng đội xây dựng chấp nhận trình Phó Giám đốc kỹ thuật, Phòng kỹ thuật xét duyệt.
- Kiểm tra tính chính xác, trung thực về số liệu chi phí khấu hao máy thi công.
- Đối với máy thi công thuê ngoài: kiểm soát giá cũng tương tự như đối với nguyên vật liệu, cần tìm hiểu giá ở nhiều đơn vị cho thuê máy, chọn đơn vị cung cấp máy phù hợp về giá, chất lượng. Việc lựa chọn máy thuê phải có xét duyệt, khi máy thuê về nhập kho chờ sử dụng phải có Phó Giám đốc kỹ thuật, Phòng kỹ thuật tham gia kiểm tra chất lượng, chứng từ máy nhập kho.