7. Kết cấu luận văn
1.2.2. Đặc điểm của chỉ số KPI
KPI là những chỉ số nhằm đo lƣờng hiệu quả hay sự thành công của các hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt đƣợc mục tiêu mà nhà quản trị đƣa ra. Mỗi một chức danh, phòng, ban, bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Các nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động đó. Mỗi chức danh, phòng, ban lại có những chỉ số KPI riêng, tuy nhiên, các chỉ số KPI đều mang những đặc điểm nhƣ sau:
-Đáp ứng đƣợc năm tiêu chuẩn của một mục tiêu – đƣợc chỉ rõ trong phƣơng pháp quản trị mục tiêu MBO – SMART, đó là:
S = Specific - Cụ thể, rõ ràng. Các chỉ số đƣa ra phải thật cụ thể, rõ ràng. Các chỉ số khi đƣa ra phải giải thích đƣợc, chỉ số này nói lên điều gì? Tại sao lại lựa chọn chỉ số này? Chỉ số này đƣợc đo lƣờng nhƣ thế nào?
M = Measureable - Có thể đo đếm đƣợc. Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi đƣợc xác định và đo lƣờng một cách chính xác. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là chỉ số KPI do không có cách nào đo đƣợc sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với doanh nghiệp khác.
A = Achievable - Có thể đạt đƣợc. Có rất nhiều các chỉ số KPI đo lƣờng đƣợc nhƣng lại không phải là chìa khóa giúp các doanh nghiệp thành công. Khi chọn lựa KPI nên lựa chọn những chỉ số thực sự cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể đạt đƣợc mục tiêu. Chỉ số này sẽ theo sát những mục tiêu mà doanh nghiệp nhận thấy họ có nhiều yếu tố để đạt đƣợc mục tiêu một cách thực tế.
R = Realistic - Thực tế. Các chỉ số đƣa ra cũng cần cân nhắc và theo sát mục tiêu và thực tế. Không nên đƣa ra những chỉ số nằm ngoài khả năng đo lƣờng thực tế, hoặc những KPI không đúng với thực tế công việc.
T = Timed - Có thời hạn. Các chỉ số này đƣợc áp dụng trong thời gian bao lâu, khi nào?
-KPI là các chỉ số phi tài chính: KPI không đƣợc biểu thị bằng đơn vị tiền tệ nhƣ đồng, đôla… Nó có thể là số nhân viên tuyển dụng thành công trong một đợt tuyển dụng hay có bao nhiêu cuộc gặp gỡ hàng ngày của nhân viên bán hàng với khách hàng…
-Các chỉ số phải đƣợc theo dõi thƣờng xuyên: Không giống nhƣ các chỉ số đo lƣờng khác, KPI là chỉ số thƣờng xuyên đƣợc theo dõi và đánh giá, tùy theo thực trạng doanh nghiệp mà việc đánh giá đƣợc tiến hành theo tháng, quý hay năm.
-Chịu tác động bởi đội ngũ quản trị cấp cao: Việc theo dõi thƣờng xuyên sự biến động, thay đổi của các KPI luôn thu hút đội ngũ quản trị bởi đây là cách làm tƣơng đối đơn giản, làm căn cứ để cấp quản trị đƣa ra những quyết định của mình.
-Đòi hỏi nhân viên các cấp phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh phù hợp KPI có thể đƣợc gắn với từng nhân viên, để từ đó đo lƣờng và đánh giá đƣợc nhân viên. Vì vậy chỉ có hiểu rõ KPI và có sự điều chỉnh hoạt động làm việc của bản thân nhằm hoàn thành tốt mục đích từ chính phía cá nhân từng nhân viên.
-Có tác động đáng kể và tích cực tới các chỉ tiêu đƣợc đặt ra trong doanh nghiệp. Việc theo dõi KPI sẽ cho doanh nghiệp biết họ phải làm gì, thay đổi nhƣ thế nào từ đó, sự cải thiện KPI sẽ có tác động tích cực đến các chỉ số khác.