7. Kết cấu luận văn
2.2.6. Thực trạng xây dựng và thực hiện quy chế đánh giá KPI và trả
lƣơng cho cán bộ nhân viên tại Đài
Quy chế phải đề cập đến các nguyên tắc theo dõi, đánh giá KPI, quy đổi kết quả thực hiện KPI thành một hệ điểm chung có thể so sánh đƣợc giữa các thành viên tại Đài. Quy chế đánh giá cũng có thể đƣợc kết hợp với quy chế lƣơng để đƣa kết quả đánh giá KPI vào hệ thống lƣơng của Đài. Sau khi xây dựng, quy chế đánh giá phải đƣợc ban hành cùng bộ chỉ tiêu KPI. Từ đây, doanh nghiệp tiến hành cập nhật dữ liệu, theo dõi các chỉ tiêu và báo cáo.
+ Căn cứ pháp đối với việc xây dựng quy chế quản lý kết quả công việc theo KPI
Quyết định số 777/QĐ VNPT Net-NS ngày 06/05/2020 về việc ban hành tạm thời quy chế quản lý và đánh giá kết quả thực hiện công việc tại tổng công ty Hạ tầng mạng (thay thế cho quyết định số 918/QĐ-VNPT Net NS
ngày 01/06/2017 của Tổng công ty).
Công văn số 1688/VNPT Net-NS ngày 06/05/2020 “V/v: Hƣớng dẫn triển khai quy chế trả lƣơng cho tập thể, cá nhân”.
Công văn số 1689/VNPT Net-NS ngày 06/05/2020 “V/v: triển khai quy chế đánh giá và quy chế trả lƣơng tại VNPT NET”.
+ Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc theo quy chế
Định hƣớng đánh giá cho các cấp quản lý và ngƣời lao động những hành vi và kết quả cần thiết để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, bảo đảm hiệu suất kinh doanh đồng thời duy trì những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Khuyến khích tinh thần làm việc hƣớng tới mục tiêu chung, hoàn thành tốt các mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh, phát triển cá nhân. Điều chỉnh hành vi nhân viên và phát triển các giá trị văn hoá doanh nghiệp.
Kết quả thực hiện công việc là căn cứ để trả lƣơng, xếp ngạch lƣơng, bậc lƣơng, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của ngƣời lao động, sắp xếp bố trí lao động, xác định kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần đào tạo, xem xét bổ nhiệm.
+ Nội dung của quy chế
Trung tâm trả lƣơng qua hệ thống HRM, minh bạch hoá quy trình tính lƣơng, đảm bảo độ chính xác tin cậy của ngƣời lao động trên nguyên tắc thống nhất về phân bổ nguồn tiền lƣơng, công thức tính 3P cho các cá nhân, ngƣời lao động nhằm tạo động lực cho tập thể, cá nhân. Các đơn vị trực thuộc trung tâm bao gồm phòng/Đài/xƣởng; các bộ phận bao gồm các trạm thuộc Đài/xƣởng…
Quỹ lƣơng khoán nhân sự cấp 4 (Lãnh đạo đài)
4 là lãnh đạo Đài. Qth-dv-tháng là quỹ tiền lƣơng thực hiện tháng của đơn vị;
HSluong-ql-k : hệ số chức danh vị trí công việc nhân sự quản lý k, k chạy từ 1
đến h, h là số nhân sự quản lý của đơn vị. ∑ni=1HSluongi là tổng số hệ số lƣơng, chức danh, vị trí công việc thực tế của các cá nhân trong đơn vị, i chạy từ 1 đến n, n là số cá nhân trong đơn vị.
Quỹ lƣơng khoán
Trong đó Qth-ql-tháng là tiền lƣơng khoán thực hiện tháng của nhân sự cấp 4 là trạm trƣởng, tổ trƣởng kỹ thuật. Qth-nv-tháng là quỹ tiền lƣơng khoán thực hiện tháng sau khi đã trừ lƣơng của nhân sự quản lý cấp 4 (Qth-nv-tháng = Qth-dv- tháng - Qth-ql-tháng); HSkpi-bq-j-tháng: kết quả hoàn thành chỉ tiêu KPI tháng của bộ phận thứ j, j chạy từ 1 đến m, m là số bộ phận trong đơn vị. ∑ni=1HSluongi là tổng số hệ số lƣơng, chức danh, vị trí công việc thực tế của các cá nhân trong đơn vị, i chạy từ 1 đến n, n là số cá nhân trong đơn vị.
Đối với cá nhân, tiền lƣơng hàng tháng bao gồm: Ltl= Lcd+ Lkn+ Lbs+ Lkkcn+ Ltg
Trong đó Lcd: tiền lƣơng chức danh cá nhân theo vị trí, phân công công việc, năng lực và kết quả thực hiện công việc của cá nhân (tính theo công thức 3P), Lkn: tiền lƣơng phụ cấp kiêm nhiệm, Lbs: tiền lƣơng bổ sung, Lkkcn: tiền lƣơng khuyến khích công nhận, Ltg: tiền lƣơng thời gian (Chi tiết xem phụ lục).
Nguyên tắc xếp bậc lƣơng theo quy định của Tổng công ty, việc xếp bậc lƣơng (6 bậc) trong các cấp ngạch chức danh (17 cấp) cho ngƣời lao động tuân thủ nguyên tắc theo quy chế trả lƣơng cho tập thể cá nhân tại Tổng công ty hạ tầng mạng (VNPT NET) đƣợc ban hàng theo quyết định số 907/QĐ –
VNPT NET-NS ngày 31/5/2017.
Hàng quý Đài viễn thông Quy Nhơn có dành riêng ra một quỹ tiền lƣơng (gọi là quỹ khuyến khích 2%). Quỹ này dùng để khen thƣởng các cá nhân có thành tích xuất sắc trong tháng và cứ 1 quý xét 1 lần, chủ yếu sử dụng quỹ khuyến khích 2% để bù lại cho những ngƣời làm năng nổ trong tháng (xét tổng hợp theo quý).
2.2.7. Thực trạng theo dõi, đánh giá, báo cáo và điều chỉnh KPI
Định kỳ, các đầu mối của Đài chịu trách nhiệm nhập số liệu thực hiện lên hệ thống, tùy theo kỳ đánh giá của mỗi chỉ tiêu. Trên cơ sở dữ liệu thực hiện, tiến hành tính toán mức độ hoàn thành chỉ tiêu. Định kỳ, Đài họp để rà soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu KPI và có biện pháp can thiệp, hỗ trợ nếu cần thiết. Đài sử dụng phần mềm, có thể nhập liệu thẳng vào phần mềm, import bằng file excel theo mẫu định sẵn của phần mềm hoặc lấy dữ liệu tự động.
Cơ cấu tổ chức của trung tâm hạ tầng viễn thông Miền Trung có sự thay đổi song cơ cấu tổ chức của các Đài viễn thông (Đài Quy Nhơn, Đài Tây Nguyên, Đài Đà Nẵng và Đài Đông Hà) không có sự thay đổi so với trƣớc đây. Do đặc thù mô hình đơn giản và đƣợc quản lý bởi đầu mối là trung tâm hạ tầng viễn thông Miền Trung nên KPI đƣợc tính nhƣ một đơn vị chức năng/phòng ban, chịu sự quản lý đánh giá của VNPT NET3. Do vậy trong quy trình chuẩn của VNPT NET3 trong việc xây dựng KPI thì Đài chỉ thực hiện đóng góp xây dựng hệ thống KPI 05/07 bƣớc trong đó không can thiệp vào chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và quy chế đánh giá thực hiện KPI. Bên cạnh đó với thiết kế bản đồ chiến lƣợc thì không đề cập đến khía cạnh tài chính.
Quy trình đánh giá, báo cáo điều chỉnh KPI đƣợc triển khai theo sơ đồ nhƣ sau:
Hình 2.5. Sơ đồ quy trình đánh giá KPI
Trƣớc khi đánh giá, phòng Hành chính nhân sự của VNPT NET3 tổ chức họp với đại diện lãnh đạo các phòng ban/đơn vị để công bố và quát triệt chủ trƣơng và mục tiêu đánh giá KPI của Trung tâm, ghi nhận những đề xuất và kiến nghị của các cấp đơn vị. Từ đó, lãnh đạo Đài viễn thông Quy Nhơn sẽ tổ chức họp đơn vị với các trƣởng bộ phận ghi nhận chủ trƣơng, quán triệt thực hiện công tác đánh giá KPI bộ phận và nhân viên mình quản lý.
Bƣớc vào đánh giá, phòng nhân sự sẽ in các phiếu đánh giá tƣơng ứng với số nhân viên của Đài viễn thông Quy Nhơn đƣợc đánh giá trong kỳ. Toàn bộ phiếu này chuyển cho lãnh đạo Đài, từ đó phân phát xuống ngƣời đánh giá tại bộ phận nhƣ trạm trƣởng/tổ trƣởng kỹ thuật. Ngƣời đánh giá sẽ hoàn thiện phần đánh giá ở mục quản lý trực tiếp trƣớc. Trong phiếu đánh giá sẽ thể hiện rõ các tiêu chí đánh giá, các thức đo lƣờng, mốc hoàn thành công việc cần đạt đƣợc, mức điểm và tỷ lệ phần trăm hoàn thành tƣơng ứng, vì vậy, ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá căn cứ vào đó để so sánh với kết quả thực hiện công việc thực tế của ngƣời lao động, từ đó cho điểm tƣơng ứng. Trƣớc hết, ngƣời đánh giá sẽ kiểm tra kết quả thực hiện công việc thực tế của ngƣời lao động, dựa vào báo cáo kết quả công việc hàng tuần, hàng tháng. Kết quả này
Phòng hành chính nhân sự
Lãnh đạo đài
Trƣởng bộ phận
Nhân viên Giao công việc đánh giá Đánh giá và phản hồi
phải đƣợc lƣợng hóa và quy đổi thành tỷ lệ % hoàn thành theo cách thức đo lƣờng ghi rõ trong phiếu đánh giá đối với tiêu chí đánh giá đó. Tiếp theo, ngƣời đánh giá sẽ áp tỷ lệ % này vào thang điểm trong Phiếu đánh giá, để xác định điểm số cụ thể của ngƣời đƣợc đánh giá, đối với từng nội dung đánh giá. Làm lần lƣợt nhƣ vậy đến hết và cuối cùng tổng kết lại số điểm của ngƣời lao động. Đối chiếu kết quả này với xếp hạng ở bên dƣới, có ghi rõ trong phần C để xếp hạng loại hoàn thành công việc của nhân viên.
Sau khi ngƣời đánh giá hoàn thiện phần đánh giá của mình, sẽ chuyển lại phiếu đánh giá cho nhân viên. Từ đây, nhân viên sẽ hoàn thành phần tự đánh giá của mình ở mục ngƣời lao động tự đánh giá trong phiếu. Cách thức chấm điểm và tổng kết tƣơng tự nhƣ trên. Trƣờng hợp không có sự chênh lệch về kết quả đánh giá giữa ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá thì hai bên sẽ ghi nhận ý kiến đồng ý với kết quả này và ký tên ở bên dƣới. Nếu có phát sinh về việc không trùng nhau giữa hai kết quả đánh giá, ngƣời đƣợc đánh giá ghi lại ý kiến của mình phía dƣới và đề nghị đƣợc trao đổi lại với ngƣời đánh giá để đƣợc giải thích về kết quả của ngƣời đánh giá. Sau đó, hai bên sẽ đi đến thống nhất về kết quả đánh giá cuối cùng, sự điều chỉnh có thể xảy ra ở một trong hai ngƣời hoặc cả hai ngƣời. Khi đã có kết quả thống nhất cuối cùng, ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá ký tên ở bên dƣới và ghi rõ ý kiến đồng ý với kết quả cuối cùng. Sau khi kết thúc chƣơng trình đánh giá, lãnh đạo Đài cùng trạm trƣởng, tổ trƣởng kỹ thuật họp lại để rút kinh nghiệm về quá trình thực hiện và những lỗi cần tránh trong lần đánh giá tới.
Định kỳ hàng tháng căn cứ vào kết quả thẩm định và tổ chức triển khai KPI của trung tâm, thƣờng trực đánh giá kết quả thực hiện công việc VNPT NET3 tổng hợp trình hội đồng xem xét đánh giá kết quả KPI của các đơn vị. Phƣơng pháp đánh giá căn cứ vào hƣớng dẫn ban hành theo quyết định giao KPI từng tháng để đánh giá kết quả thực hiện KPI tháng của đơn vị. Kết quả
hoàn thành chỉ tiêu KPI tháng của đơn vị (HSkpi-tt-tháng) đƣợc tính theo tỷ lệ %, làm tròn đến 2 chữ thập phân. HSkpi-tt-tháng đƣợc xác định tối đa là 110%. Trung tâm cung cấp mẫu phiếu đánh giá công khai đến từng đơn vị, phòng ban. Các đầu mối của Đài chịu trách nhiệm nhập số liệu thực hiện lên hệ thống, tùy theo kỳ đánh giá của mỗi chỉ tiêu. Trên cơ sở dữ liệu thực hiện, tiến hành tính toán mức độ hoàn thành chỉ tiêu. Định kỳ, Đài họp để rà soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu KPI và có biện pháp can thiệp, hỗ trợ nếu cần thiết. Đài sử dụng phần mềm, có thể nhập liệu thẳng vào phần mềm, import bằng file excel theo mẫu định sẵn của phần mềm hoặc lấy dữ liệu tự động thông qua tích hợp. Đối với cá nhân, các trạm trƣởng, tổ trƣởng kỹ thuật tiến hành đánh giá KPI của các nhân viên dƣới quyền với tổng tỷ trọng của KPI giao cho từng cá nhân bằng 100%. Kết quả hoàn thành các chỉ tiêu KPI của cá nhân đƣợc tính theo tỷ lệ phần trăm, trong khoảng giá trị 0% -150% (nếu vƣợt quá 150% thì quy về 150%. Kết quả hoàn thành chỉ tiêu tháng của từng cá nhân đƣợc làm tròn đến 2 chữ thập phân. Hệ số quy đổi đối với kết quả thực hiện công việc theo KPI nhƣ sau:
+ Điểm hội đồng KPI đánh giá≥ 82 (≈ hệ số 1.02): Hoàn thành xuất sắc.
+ 82> Điểm hội đồng KPI đánh giá ≥ 80 (≈ hệ số 1.00): Hoàn thành tốt. + 80> Điểm hội đồng KPI đánh giá ≥ 78 (≈ hệ số 0.98): Hoàn thành. + Điểm hội đồng KPI đánh giá<76 (≈ hệ số 0.98): Không hoàn thành. Các trạm trƣởng, tổ trƣởng kỹ thuật chịu trách nhiệm về nội dung và tỷ trọng mức giao, cách tính và đánh giá kết quả KPI. Hàng tháng Đài gửi biên bản tổng hợp kết quả đánh giá KPI bộ phân (tổ, trạm), cá nhân (có chữ ký chuyên môn, công đoàn xác nhận) về phòng nhân sự để đánh giá quyết toán tiền lƣơng cho nhân viên.
không đạt KPI, Trung tâm sẽ trừ điểm theo các tiêu chí (ví dụ Đài để xảy ra đứt cáp quang, Trung tâm sẽ trừ,...). Sau đó, VNPT NET3 sẽ có văn bản đƣa ra kết luận tháng đó Đài đạt loại gì (không hoàn thành, hoàn thành, hoàn thành tốt, hoàn thành xuất sắc). Kết quả này sẽ đƣợc quy ra tiền với tỷ lệ 2%, còn Đài sẽ đánh giá nhân viên, gửi kết quả đánh giá về trung tâm, trung tâm sẽ lấy khoản tiền tiền này chia xuống cho từng nhân viên theo kết quả KPI Đài đg nhân viên. Do đó, việc đg KPI của nhân viên còn chung chung, nếu Đài làm không tốt, thì mỗi nhân viên thuộc Đài lƣơng tự cảm thấy hài lòng.
Trung tâm VNPT NET3 trả lƣơng qua hệ thống HRM, minh bạch hoá quy trình tính lƣơng, đảm bảo độ chính xác tin cậy của ngƣời lao động trên nguyên tắc thống nhất về phân bổ nguồn tiền lƣơng, công thức tính 3P cho các cá nhân, ngƣời lao động nhằm tạo động lực cho tập thể, cá nhân. Các đơn vị trực thuộc trung tâm bao gồm phòng/Đài/xƣởng; các bộ phận bao gồm các trạm thuộc Đài/xƣởng… Hiện tại việc tính lƣơng Đài Viễn Thông Quy Nhơn chia theo tỷ lệ nhƣ sau: 60% lƣơng theo hệ số; 40% lƣơng KPI. Lƣơng theo hệ số, là do chức danh công việc và vị trí công việc. Cái này do Trung tâm thực hiện ngay lúc đầu. Ví dụ: cùng vị trí kĩ sƣ viễn thông nhƣ nhau, nhƣng nhân viên Tổ kĩ thuật sẽ có hệ số lƣơng cao hơn nhân viên Trạm (nhân viên tổ kĩ thuật: ngạch 7, bậc 2; nhƣng nhân viên trạm chỉ có: ngạch 6 bậc 3), hàng tháng có khi thấp hơn từ 2 - 3 triệu. KPI tổ kĩ thuật lợi thế hơn, vì hay đi xử lý ngoài trời nhiều hơn. Còn thiết bị viễn thông trong phòng máy tại trạm hoạt động ổn định, ít khi xảy ra sự cố, do đó ko có nhiều cơ sở để cộng điểm thêm. Điều này dẫn tới xung đột, đúng ra hệ thống mạng lƣới ổn định, ít sự cố phải đƣợc đg cao, vì công việc bảo trì, bảo dƣỡng tốt, tính chủ động cao nên phòng ngừa tốt, không để xảy ra lỗi. Trong khi KPI lại nâng cao việc đg xử lý, chẳng khác nào mong muốn hệ thống bị lỗi thƣờng xuyên.
lãnh đạo khi chấm KPI cần phải phân định rõ: công việc nào là công việc mặc định nhân viên phải làm, còn cái nào là công việc phát sinh, đòi hỏi tính chuyên môn cao, chỉ có vài ngƣời làm đƣợc, các công việc khó khăn, vất vả, xử lý nhiều đêm, hay xử lý trong điều kiện thời tiết khó khăn (mƣa, bão, lũ lụt,...). Để từ đó mới đánh giá kết quả thực hiện một chính xác. Và phải phổ biến việc này để nhân viên hiểu rõ làm bảng liệt kê công việc trong tháng cho đúng, chứ không phải việc gì làm cũng đƣa vào và yêu cầu Tổ/Trạm trƣởng phải cộng điểm. Thực tế việc thực hiện chấm, đánh giá KPI tại Đài chƣa đúng, thực tế khi Tổ trƣởng/Trạm trƣởng đánh giá KPI nhân viên, gần nhƣ cứ để mặc định 'hoàn thành 100%', rất ít tháng thay đổi. Đúng ra phải để nhân viên chấm, xong gửi lên Tổ/Trạm trƣởng, Tổ/Trạm trƣởng sẽ xem xét chấm lại sau đó gửi kết quả lên Trƣởng Đài. Nhƣng thực tế lại làm ngƣợc, Tổ/Trạm trƣởng chấm trƣớc, gửi nhân viên, sau đó mới thống nhất gửi lên Đài. Bên cạnh đó, trƣởng các đơn vị phải chấm công tâm, minh bạch, đánh giá đúng