7. Kết cấu luận văn
2.2.3. Thực trạng xây dựng và triển khai KPI đối với cấp Đài tại VNPT
NET3
a.Thực trạng xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cấp Đài
Từ bản đồ chiến lƣợc, doanh nghiệp cần cụ thể hóa các mục tiêu chiến lƣợc thành các chỉ tiêu KPI cấp Đài. Các chỉ tiêu này cần đảm bảo tính SMART, nghĩa là cụ thể, đo đếm đƣợc, có thể đạt đƣợc, phù hợp và có mốc thời gian cụ thể. Thông thƣờng, để lập hệ thống mục tiêu cấp công ty, cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo và các trƣởng bộ phận.
Phòng kế hoạch đầu tƣ (KH-ĐT) chủ trì tiếp nhận và phản hồi KPI theo quý, năm do VNPT NET giao cho trung tâm VNPT NET3 và tổ chức triển khai thực hiện khi đƣợc giao chính thức. Phòng nhân sự chủ trì đánh giá kết quả thực hiện công việc theo KPI đƣợc giao để báo cáo Tổng công ty theo quy định.
Trên cơ sở các chỉ tiêu đƣợc giao hàng tháng kết hợp với mục tiêu Trung tâm đặt ra, VNPT NET3 đã phân ra và giao KPI cho các đơn vị trực thuộc (các phòng, Đài, xƣởng) nhằm đánh giá kết quả thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trọng tâm của đơn vị, sử dụng kết quả thực hiện quyết toán quỹ lƣơng khoán hàng tháng cho các đơn vị. Tổ triển khai KPI trung tâm căn cứ các chỉ tiêu KPI đƣợc Tổng công ty giao, các mục tiêu chiến lƣợc, các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trọng tâm để xây dựng KPI hàng tháng cho các đơn vị, trình lãnh đạo trung tâm phê duyệt giao cho các đơn vị thực hiện. Các KPI giao cho từng đơn vị đƣợc chia theo các lĩnh vực số lƣợng KPI không quá 3 nhóm KPI chính. Căn cứ vào tình hình SXKD từng tháng, Trung tâm có thể điều chỉnh chỉ tiêu giao và các hƣớng dẫn thực hiện. Hệ thống chỉ số KPI giao cho Đài viễn thông Quy Nhơn bao gồm 08 chỉ tiêu đanh giá với trọng số dao động từ 3%-15%, chỉ tiêu hoàn thành nhiệm vụ dao động từ 85% - 100%. Chi tiết cụ thể trong bảng 2.7.
Bảng 2.7. Chỉ tiêu KPI cho Đài viễn thông Quy Nhơn
Chỉ tiêu Trọng số Chỉ tiêu giao
Tuần tra giám sát, an toàn tuyến cáp quang 12% 99,5% Đảm bảo thời gian xử lý sự cố cáp quang 15% 99,5% Đảm bảo chỉ tiêu Spanloss các tuyến cáp 15% 99,5% Độ ổn định cung cấp dịch vụ di động, BRCD 10% 98%
Xử lý PAKH, điểm đen, Bad cell 7% 93%
Hiệu suất sử dụng vô tuyến 3% 85%
Tiến độ thực hiện các thủ tục pháp lý nhà đất 3% 100% Tỷ lệ giải ngân các khoản thanh toán với trung tâm 3% 100%
Nguồn: Đài viễn thông Quy Nhơn
b.Quy trình giao chỉ tiêu KPI cho các Đài
(các phòng, Đài, xƣởng) nhằm đánh giá kết quả thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trọng tâm của đơn vị, sử dụng kết quả thực hiện quyết toán quỹ lƣơng khoán hàng tháng cho các đơn vị. Tổ triển khai KPI trung tâm căn cứ các chỉ tiêu KPI đƣợc Tổng công ty giao, các mục tiêu chiến lƣợc, các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trọng tâm để xây dựng KPI hàng tháng cho các đơn vị, trình lãnh đạo trung tâm phê duyệt giao cho các đơn vị thực hiện. Các KPI giao cho từng đơn vị đƣợc chia theo các lĩnh vực số lƣợng KPI không quá 3 nhóm KPI chính. Căn cứ vào tình hình SXKD từng tháng, Trung tâm có thể điều chỉnh chỉ tiêu giao và các hƣớng dẫn thực hiện.
Căn cứ vào KPI trung tâm đƣợc Tổng công ty giao hàng tháng, các phòng chức năng theo lĩnh vực phụ trách chịu trách nhiệm chủ trì phân rã các KPI liên quan để giao cập nhật cho các đơn vị liên quan (trong ngày 01 tháng n). Tiếp theo, các đơn vị căn cứ vào chức năng nhiệm vụ trọng tâm, thực hiện đăng ký các KRI của đơn vị.
Căn cứ vào tình hình thực tế, lãnh đạo VNPT NET3 chỉ đạo giao, cập nhật các công việc khác cho một số đơn vị. Từ ngày 02 đến 03 tháng n, xây dựng hƣớng dẫn thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo, phê duyệt của ban giám đốc. Tổng hợp các KPI đƣợc giao của các đơn vị và các KRI của từng đơn vị đăng ký để xây dựng dự thảo bảng giao KPI/KRI gửi các đơn vị. Ngay sau đó ngày 04 tháng n, các đơn vị đóng góp ý kiến vào dự thảo bảng giao KPI/KRI. Phòng nhân sự tổng hợp ý kiến gửi BGĐ và các phòng chức năng, các phòng chức năng xem xét ý kiến phản hồi. Trên cơ sở đó, lãnh đạo trung tâm xem xét cho ý kiến. Sau khi các phòng chức năng chủ trì giao KPI theo lĩnh vực phụ trách cùng phòng nhân sự trao đổi thống nhất với các đơn vị và kết luận chỉ đạo của lãnh đạo trung tâm, phòng nhân sự tiến hành tổng hợp, trình giám đốc phê duyệt bảng giao KPI/KRI từ ngày 05-06 tháng n. Trong trƣờng hợp không thống nhất đƣợc, các phòng chức năng sẽ tiến hàng điều chỉnh KPI theo lĩnh vực phụ trách. Kết thúc quy trình, các đơn vị sẽ tiến hàng triển khai thực hiện quyết định giao KPI, KRI của lãnh đạo trung tâm.
Đến kỳ đánh giá từng đơn vị căn cứ kết quả thực hiện trong tháng tiến hành, báo cáo đánh giá thực hiện KRI tháng của đơn vị. Căn cứ kết quả của tổng công ty đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI đƣợc giao của trung tâm, đồng thời căn cứ vào quyết định của trung tâm để tiến hành đánh giá việc thực hiện KPI tháng của đơn vị (ngay 11 tháng n). Trên cơ sở đề nghị của trung tâm KPI về đánh giá kết quả thực hiện KRI từ các phòng chức năng chủ trì, các KPI theo lĩnh vực phụ trách. Phòng nhân sự triển khai thực hiện đánh giá KPI/KRI tháng, gửi bảng dự thảo đánh giá đến từng đơn vị. các đơn vị đƣa ra các kiến nghị, phản hồi dự thảo. Các phòng chức năng trao đổi, giải quyết các kiến nghị của các đơn vị (ngày 13-14 tháng n). Phòng nhân sự tổng hợp trình giám đốc kết quả ký quyết định thông báo kết quả thực hiện KPI/KRI tháng của đơn vị, thông báo phòng chức năng điều chỉnh kết quả đánh giá KPI, KRI tháng trong ngày 15 tháng n. Phòng chức năng kết hợp với đơn vị điều chỉnh kết quả đánh giá KPI tháng. Ngày 20 tháng n, phòng nhân sự sẽ tiến hành trả lƣơng cho ngƣời lao động.
Định kỳ hàng tháng căn cứ vào kết quả thẩm định và tổ chức triển khai KPI của trung tâm, thƣờng trực đánh giá kết quả thực hiện công việc VNPT NET3 tổng hợp trình hội đồng xem xét đánh giá kết quả KPI của các đơn vị. Phƣơng pháp đánh giá căn cứ vào hƣớng dẫn ban hành theo quyết định giao KPI từng tháng để đánh giá kết quả thực hiện KPI tháng của đơn vị. Kết quả hoàn thành chỉ tiêu KPI tháng của đơn vị (HSkpi-tt-tháng) đƣợc tính theo tỷ lệ %, làm tròn đến 2 chữ thập phân. HSkpi-tt-tháng đƣợc xác định tối đa là 110%. Trung tâm cung cấp mẫu phiếu đánh giá công khai đến từng đơn vị, phòng ban.