7. Kết cấu luận văn
3.2.7. Các giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá, báo cáo và
điều chỉnh KPI
Trong thời gian xây dựng KPI, bộ phận Hành chính nhân sự VNPT NET3 đóng vai trò rất quan trọng. Đây là bộ phận sẽ chịu trách nhiệm định hƣớng, lập kế hoạch, giám sát và hƣớng dẫn lại cho các phòng ban, bộ phận khác về cách thức xây dựng và sử dụng các KPI. Do đó, đòi hỏi phòng Hành chính nhân sự nói chung, trong đó đặc biệt là ngƣời đứng đầu bộ phận và cán bộ chuyên trách nhân sự phải có đƣợc trình độ chuyên môn và sự hiểu biết về KPI nhất định. Hiện tại, Trƣởng phòng nhân sự và nhân viên hành chính nhân sự không phải là những ngƣời có kinh nghiệm về công tác nhân sự mà đƣợc điều chuyển công việc từ bộ phận khác sang. Đây cũng là một trong những thách thức và khó khăn của VNPT NET3 nếu đánh giá thực hiện công việc theo KPI.
Sau khi xây dựng và áp dụng, việc duy trì và cải tiến các chỉ số là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả của phƣơng pháp này.Vì vậy, hàng năm hoặc sau mỗi đợt đánh giá, VNPT NET3 nên tổ chức xem xét lại các chỉ số hiệu suất cơ bản đang áp dụng ở các mặt, nội dung và sự phù hợp với điều kiện mới của VNPT NET3. Hệ thống chỉ số KPI này chịu ảnh hƣởng nhiều từ mục tiêu phát triển của VNPT NET3, vì vậy khi mục tiêu này thay đổi, hệ thống chỉ số này cũng cần phải có sự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình mới. Mặt khác, luôn duy trì một số chỉ số hiệu suất cốt yêu có liên quan mật thiết đến mục tiêu phát triển của tổ chức, liên quan đến khách hàng, văn hóa VNPT NET3. Bên cạnh đó, việc điều chỉnh và xây dựng các chỉ tiêu mới cho phù hợp, thay thế những chỉ tiêu cũ là điều cần làm để đảm bảo duy trì hiệu quả sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc tại VNPT NET3.
Hàng năm, phòng nhân sự nên tiến hành khảo sát lại về mức độ hài lòng và hiệu quả của phƣơng pháp này đối với nhân viên để biết đƣợc việc
thực hiện phƣơng pháp mới có vai trò và tác động thế nào với ngƣời lao động. Xây dựng và ứng dụng KPI là cần thiết và quan trọng đối với quy trình đánh giá thực hiện công việc tại VNPT NET3, góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và sự phát triển bền vững của VNPT NET3. Tuy nhiên để có thể áp dụng thành công phƣơng pháp này, đòi hỏi VNPT NET3 phải có sự tuân thủ chặt chẽ các bƣớc thực hiện, có sự đồng tình ủng hộ của đội ngũ cán bộ nhân viên, nhất là cán bộ lãnh đạo phòng ban. Nếu đƣợc thực hiện tốt, chắc chắn KPI sẽ trở thành chìa khóa thành công của VNPT NET3, không chỉ ứng dụng trong vấn đề đánh giá thực hiện công việc của VNPT NET3.
Quán triệt nhân viên, ngƣời lao độngau khi ngƣời đánh giá hoàn thiện phần đánh giá của mình, sẽ chuyển lại phiếu đánh giá cho nhân viên. Từ đây, nhân viên sẽ hoàn thành phần tự đánh giá của mình ở mục ngƣời lao động tự đánh giá trong phiếu. Cách thức chấm điểm và tổng kết tƣơng tự nhƣ trên.Trƣờng hợp không có sự chênh lệch về kết quả đánh giá giữa ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá thì hai bên sẽ ghi nhận ý kiến đồng ý với kết quả này và ký tên ở bên dƣới. Nếu có phát sinh về việc không trùng nhau giữa hai kết quả đánh giá, ngƣời đƣợc đánh giá ghi lại ý kiến của mình phía dƣới và đề nghị đƣợc trao đổi lại với ngƣời đánh giá để đƣợc giải thích về kết quả của ngƣời đánh giá. Sau đó, hai bên sẽ đi đến thống nhất về kết quả đánh giá cuối cùng, sự điều chỉnh có thể xảy ra ở một trong hai ngƣời hoặc cả hai ngƣời. Khi đã có kết quả thống nhất cuối cùng, ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá ký tên ở bên dƣới và ghi rõ ý kiến đồng ý với kết quả cuối cùng. Sau khi kết thúc chƣơng trình đánh giá, nhóm dự án cần họp lại để rút kinh nghiệm về quá trình thực hiện và những lỗi cần tránh trong lần đánh giá tới.
Thực hiện khảo sát mức độ am hiểu của nhân viên trong VNPT NET3 về KPI và tổ chức các buổi đào tạo nhàm phổ biến phƣơng pháp này cho nhân viên.
Vì họ là một trong hai chủ thể tƣơng tác trực tiếp với việc đánh giá, nên cần đƣợc chuẩn bị để tiếp cận và thay đổi theo phƣơng pháp mới này. Trong buổi đào tạo, nhóm dự án phải chia sẻ thông tin thật cởi mở và trung thực để thuyết phục nhân viên về sự cần thiết phải thay đổi, chỉ ra những gì cần làm để thay đổi, chỉ ra đƣợc vai trò của các chỉ số hiệu suất cốt yếu đối với việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ và quá trình phát triển của tổ chức.