7. Kết cấu của đề tài
1.2.2.1. Quy định trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đối với việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân cũng dựa trên tinh thần pháp luật của Nhà nước tạiđiểm a khoản 3 Điều 29 của Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ cá nhân và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử
dụng tài liệu lưu trữ cá nhân đang trực tiếp quản lý” [33;14].
Theo Điều 31 của Luật Lưu trữ quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan quy định việc sử
dụng TLLT cá nhân tại lưu trữ cơ quan, tổ chức mình” [33;15].
1.2.2.2. Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân
TLLT là tài liệu cá nhân có giá trị thông tin về nhiều lĩnh vực như: Chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội an ninh quốc phòng và có giá trị đối với chính cá nhân đó. Do vậy, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với tổ chức khai thác sử dụng TLLT phải được quy định chặt chẽ.
Quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT cá nhân được quy định tại khoản 1 Điều 29 của Luật Lưu trữ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác” [33;13]. Như vậy,tất cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng
TLLT để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng đều có quyền sử dụng dịch vụ này tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Theo Điều 29 của Luật Lưu trữ đây là loại dịch vụ có trả phí sử dụng, mức phí được quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/1/2016 của Bộ Tài chính về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng TLLT. TLLT tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
Một số trường hợp không thu phí sử dụng TLLT đó là:
+ Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng TLLT do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử.
+ Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân) sử dụng tài liệu việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình.
+ Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn giao thông hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của nhà nước.
Bên cạnh đó, các đối tượng được áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng TLLT là học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; viện cao học và nghiên cứu sinh.
giấy tờ liên quan nếu muốn được hưởng chế độ ưu đãi.
Khi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khai thác TLLT, cá nhân độc giả cũng cần tuân thủ đúng quy trình phục vụ TLLT của Trung tâm. Cụ thể:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc giả và mở hồ sơ
Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu Bước 3: Trình duyệt phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền
Bước 4: Nhận lại phiếu yêu cầu, chuyển phiếu yêu cầu được duyệt đến phòng bảo quản
Bước 5: Nhận và kiểm tra tài liệu
Bước 6: Giao tài liệu cho độc giả và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bước 7: Theo dõi việc nghiên cứu tài liệu
Bước 8: Nhận lại tài liệu từ độc giả
Ngoài ra đối với người nước ngoài đến khai thác TLLT tại các trung tâm lưu trữ lịch sử tại Việt Nam, Luật còn quy định quyền và nghĩa vụ của họ phải thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng TLLT.