7. Kết cấu của đề tài
3.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc tổ chức kha
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
3.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân
Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, cùng với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho công tác lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định và hiệu quả. Đây chính là điều kiện để phát huy vai trò của TLLT cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Đối với công tác TCKTSD TLLT cá nhân, trong những năm gần đây, Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách để phát huy giá trị của TLLT. Trong đó phải kể đến Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và các thông tư, văn bản hướng dẫn… Tuy nhiên, TLLT cá nhân là một dạng tài liệu đặc biệt nên những quy định về sưu tầm, bảo quản, TCKTSD TLLT cũng cần được thiết lập một cách đầy đủ, toàn diện và có những đặc thù cụ thể riêng. Xuất phát từ những vấn đề đó, để hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc TCKTSD TLLT cá nhân, tác giả xin đưa ra một số đề xuất như sau:
- Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: cần xây dựng và ban hành văn bản về thành lập phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và quy định cụ thể về việc ký gửi tài liệu vào các lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, việc xây dựng cơ chế chính sách phù hợp, có sự đầu tư kinh phí để công tác thu thập, tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân được đồng bộ, thống nhất, đạt hiệu quả ngày càng cao cũng cần được chú trọng. Đồng thời với đó là xây dựng chế độ chính sách đối với những chủ sở hữu hiến tặng, bán tài liệu lưu trữ cá nhân cho Nhà nước nhằm làm cho phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú hơn.
- Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: cần ban hành cơ chế, chính sách đối với nội dung về bảo hộ nhà nước đối với TLLT cá nhân, trong đó phải quy định rõ các đối tượng, cá nhân cụ thể và chi tiết các điều khoản quy định về các hình thức bảo hộ từ việc đăng ký, ký gửi, tặng cho, bán đến quyền khai thác sử dụng, các chế độ chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ giữa Trung tâm và cá nhân có tài liệu. Trong công tác TCKTSD tài liệu cần phải lập Danh mục các phông lưu trữ cá nhân đồng thời
xin ý kiến khai thác của chủ sở hữu với những phông được cá nhân ủy quyền cho Trung tâm cho phép khai thác trực tiếp. Hơn nữa, cần xây dựng quy trình, thủ tục và hướng dẫn cụ thể hơn đối với việc tiếp cận TLLT cá nhân của độc giả.
- Đối với các cơ sở đào tạo: cần điều chỉnh, bổ sung nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác tổ chức sử dụng TLLT cá nhân. Tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên sâu, hướng dẫn các cán bộ làm công tác lưu trữ về việc khai thác sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả của hình thức khai thác.
3.2. Hoàn thiện và đổi mới các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân
Đối với hình thức khai thác tài liệu tại phòng Đọc, hiện nay việc thực hiện các
thủ tục để khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại phòng Đọc được quản lý tương đối chặt chẽ. Tuy nhiên, điều này vô hình chung lại tạo ra sự cứng nhắc, rập khuôn trong quy trình quản lý khiến độc giả phải đi lại nhiều lần. Thời gian chờ để được xét duyệt tài liệu trong một số trường hợp còn chậm, ảnh hưởng đến việc tiếp cận tài liệu của độc giả. Do vậy, thay vì các thủ tục phức tạp, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nên đơn giản hóa các thủ tục để tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tiếp cận được với tài liệu, tránh lãng phí thời gian, công sức đi lại. Ví dụ, bản thân tác giả khi đến khai thác hồ sơ tài liệu tại Trung tâm phải đi rất nhiều lần mới có thể tiếp cận được một số thông tin trong TLLT của một số cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm. Mặc dù đã hoàn thành đầy đủ thủ tục xin khai thác sử dụng TLLT nhưng riêng đối với TLLT cá nhân, nếu trong danh mục hồ sơ không ghi rõ “Cam kết của gia đình” thì dù không phải tài liệu bí mật nào tác giả cũng không được tiếp cận, nếu không có sự cho phép của gia đình của cá nhân đó bằng văn bản. Đây cũng là nhược điểm lớn trong quá trình nghiên cứu của đề tài do bị hạn chế tiếp cận sâu bên trong hồ sơ tài liệu của một số cá nhân tiêu biểu hoạt động trong một số lĩnh vực như: chính trị, văn hoá, kinh tế, toán học...
Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần linh hoạt hơn về thời gian phục vụ để phục vụ độc giả vào cả ngày nghỉ và ngoài giờ hành chính, điều này sẽ tạo thuận lợi cho công dân trong việc tiếp cận, khai thác sử dụng TLLT, không riêng TLLT cá nhân. Đồng thời, Trung tâm cần tiếp tục bổ sung, hoàn thiện và cải tiến công cụ tra cứu, đặt biệt là công cụ tra cứu điện tử làm các thao tác trở lên dễ dàng, đơn giản hơn, từ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cả cán bộ lưu trữ và độc giả. Cùng với đó, mở rộng giới hạn số lượng hồ sơ được đọc trong một lần, việc này nhằm phục vụ tốt hơn tới độc giả, tránh được việc lặp lại một thao tác quá nhiều lần trên một lượng hồ sơ nhất định.
Đối với hình thức cung cấp bản sao, chứng thực lưu trữ, Trung tâm cần đơn giản hóa thủ tục hành chính cũng như cải thiện thời gian phục vụ việc cung cấp bản sao tài liệu. Có thể ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm để đẩy nhanh tốc độ phê duyệt của lãnh đạo và giảm công sức đi lại cho các cán bộ lưu trữ.
Đồng thời, cần có sự thay đổi về quy định sao chụp nhằm tạo thuận lợi cho cả công tác bảo quản cũng như cho người có nhu cầu, có thể cho phép sử dụng máy ảnh, điện thoại để lưu thông tin tài liệu cũng như tiết kiệm chi phí sao chụp, tránh cho tài liệu tiếp xúc nhiều với máy in gây hư tài liệu nhanh chóng. Trên thực tế hiện nay việc cung cấp bản sao TLLT chứng thực lưu trữ còn giới hạn phạm vi thực hiện, chủ yếu chỉ các đối tượng là cán bộ đi B, thân nhân và gia đình của họ mới được sử dụng dịch vụ tài liệu qua đường bưu điện. Vì vậy, việc cần làm ở đây là mở rộng phạm vi áp dụng cách thức gửi tài liệu qua đường bưu điện, tạo thuận tiện cho độc giả không có điều kiện đi trực tiếp.
Tác giả cho rằng, tương lai gần Trung tâm có thể nghiên cứu để cung cấp tài liệu tại phòng Đọc theo mô hình một cửa. Hiện nay, mỗi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, trong đó có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đang thực hiện thủ tục hành chính cho người sử dụng theo những cách khác nhau, không có sự thống nhất, điều này gây lúng túng cho độc giả và chi phí để thực hiện khai thác sử dụng tài liệu này bị đội lên không ít. Để tránh sự việc này tiếp tục diễn ra trong thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần ban hành các quy định cụ thể về những loại giấy tờ cần xuất trình tại cơ quan lưu trữ; giao dịch mọi thủ tục tại phòng Đọc và bỏ công đoạn xuất trình bản sao tài liệu tại cổng bảo vệ là cách giúp độc giả thuận tiện hơn với việc tiếp cận dịch vụ này mà không bị rào cản bởi các thủ tục hành chính rườm rà.
Tập trung một đầu mối để giải quyết thủ tục hành chính cho người sử dụng các dịch vụ công là xu hướng chung của các cơ quan nhà nước. Do đó, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam nên giao cho phòng Đọc thực hiện các thủ tục liên quan đến việc sử dụng TLLT. Cụ thể là các công việc sau: tiếp nhận hồ sơ độc giả, phục vụ TLLT, sao chụp, chứng thực TLLT, thanh toán phí sử dụng tài liệu và liên hệ với độc giả nếu có những công việc phát sinh trong quá trình sử dụng. Với mô hình một cửa, độc giả cũng như cán bộ lưu trữ sẽ làm việc thuận tiện hơn do không cần qua bên thứ ba, từ đó giảm được các chi phí không cần thiết, tiết kiệm thời gian và công sức thực hiện thủ tục hành chính trong việc sử dụng TLLT.
Như vậy, thủ tục hành chính không chỉ được dùng để quản lý mà còn phải làm hài lòng các đối tượng có liên quan. Người sử dụng phải được đặt ở vị trí trung tâm, như quan điểm của Phó Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc “Lấy sự hài lòng của người
dân làm thước đo hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước” trong quá trình thực hiện cải các thủ tục hành chính. Chỉ khi những rào cản này bị phá bỏ thì công chúng trong và ngoài nước mới dễ dàng tiếp cận được với di sản tư liệu quý giá tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia của Việt Nam.