7. Kết cấu của đề tài
2.2.3.3. Cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ
Sao tài liệu là hình thức sao chụp nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ bản gốc TLLT. Bản sao TLLT là bản có nội dung giống với bản gốc và được đóng dấu sao; bản sao tài liệu bao gồm: bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.
Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao TLLT do cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử đang quản lý. Bản chứng thực TLLT là bản sao TLLT có dấu xác nhận của cơ quan lưu trữ. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung của văn bản, tài liệu.
Hình thức cung cấp bản sao TLLT, chứng thực lưu trữ là hình thức khai thác sử dụng TLLT do cơ quan lưu trữ cung cấp bản sao chứng thực cho độc giả có nhu cầu sử dụng thông tin làm bằng chứng hoặc chứng minh, đây là dịch vụ công và tính phí sử dụng theo quy định của pháp luật.
Giống như khai thác các nhóm TLLT khác đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đối với việc khai thác sử dụng TLLT cá nhân, nếu độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu sao tài liệu. Dịch vụ sao tài liệu được thực hiện như sau:
- Viên chức phòng Đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phê duyệt.
hành thực hiện sao tài liệu.
Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu chứng thực. Bên cạnh đó, độc giả cũng có thể liên hệ qua đường công văn và đề nghị Trung tâm gửi các bản sao hoặc chứng thực qua đường bưu điện.
Đối tượng được sử dụng dịch vụ cung cấp bản sao TLLT/chứng thực lưu trữ là tất cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng TLLT cá nhân để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. Những đối tượng trên cần phải đem giấy tờ chứng minh thân phận và các loại giấy tờ liên quan nếu muốn được hưởng chế độ ưu đãi. Các đối tượng được quy định rõ trong Thông tư số 275/2016/TT- BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.
Thời gian sao tài liệu và chứng thực tài liệu sẽ tùy thuộc vào số lượng tài liệu cần sao chụp, số lượng phiếu yêu cầu, khối lượng công việc của cơ quan cũng như các điều kiện khách quan khác. Trên thực tế, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thực hiện tốt công đoạn này, thời gian được rút gọn với tác phong làm việc nhanh chóng của cán bộ Trung tâm thường được hoàn thành trước thời hạn đã hẹn (đối với những tài liệu cần sao/chứng thực sổ lượng lớn).