7. Kết cấu của đề tài
3.5.2. Cung cấp tài liệu từ xa
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thường bị động trong việc phục vụ bạn đọc, tức là khi nào bạn đọc tìm đến yêu cầu được khai thác sử dụng thì sẽ phục vụ. Việc này làm hạn chế việc phát huy tối đa giá trị TLLT đòi hỏi các Trung tâm cần thay đổi phương thức tiếp cận TLLT tạo điều kiện cho độc giả có thể khai thác sử dụng TLLT. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể chủ động đưa thông tin trong TLLT đến với người có nhu cầu khai thác sử dụng. Việc cung cấp TLLT từ xa nhằm đáp ứng yêu cầu của những độc giả không có điều kiện đến Trung tâm khai thác sử dụng nhưng lại có nhu cầu được sử dụng TLLT. Việc nghiên cứu thông tin từ xa sẽ giúp nhiều độc giả có cơ hội được tiếp cận TLLT hơn, đặc biệt là những độc giả ở xa trung tâm và độc giả ở nước ngoài.
Để thực hiện dịch vụ cung cấp thông tin từ xa yêu cầu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phải đảm bảo hệ thống cơ sở vật chất, các thiết bị truyển tin tốt, thường xuyên cập nhật các ứng dụng khoa học công nghệ thông tin. Việc đảm bảo tốt cơ sở kỹ thuật kết hợp với lượng thông tin trong TLLT sẽ giúp cho các độc giả tiếp cận được tài liệu một cách dễ dàng và chuẩn xác. Ngoài ra, Trung tâm cần phải quản lý tốt được lượng độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng bằng hình thức cung cấp tư liệu từ xa để cung ứng những thông tin phù hợp với từng đối tượng độc giả khác nhau, tránh tình trạng mất mát thông tin quý trong TLLT cá nhân cũng như các TLLT khác.
Đối với độc giả sử dụng dịch vụ cung cấp tài liệu từ xa, cần phải cam kết thực hiện các yêu cầu của Trung tâm và giải trình rõ các mục đích sử dụng thông tin cần thiết. Ngoài ra, độc giả cần cam kết việc sử dụng thông tin trong TLLT cá nhân là đúng mục đích, không vi phạm vào các quy định của Nhà nước cũng như thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Hình thức cung cấp tài liệu từ xa sẽ giúp cho người khai thác sử dụng TLLT tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại cũng như đảm bảo được nguồn thông tin. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, hình thức này sẽ giúp cho Trung tâm quảng bá và phát huy tối đa giá trị thông tin của tài liệu lưu trữ, không chỉ là TLLT cá nhân mà còn của tất cả các nhóm tài liệu khác hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, thu hút thêm lượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm.
Hình thức cung cấp TLLT từ xa còn thông qua hình thức cung cấp các bản sao chứng thực TLLT. Đây là loại hình “dịch vụ” cung cấp thông tin phổ biến khi đối tượng cần được sao chụp là các tài liệu dạng số, thì đương nhiên, bản chất của loại hình khai thác sử dụng này lại trở thành truyền tệp hoặc đơn giản là sự cho phép của người truy cập và tải các tệp dữ liệu đối với các nguồn cụ thể. Đương nhiên, khi đó vấn đề quản lý và khai thác trở nên đa dạng và khó kiểm soát hơn. Chính vì vậy, vấn đề sử dụng thông tin một cách hợp lý, việc phát triển hình thức cung cấp nội dung thông tin luôn là một trong các vấn đề cần quan tâm từ nhiều khía cạnh khác nhau, từ quyền lợi của những nhóm người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan khác nhau. Việc cung cấp thông tin từ xa qua hình thức bản sao chứng thực TLLT cần phải kiểm soát chặt chẽ, tránh việc gây mất thông tin trong TLLT. Việc cung cấp bản sao TLLT từ xa chỉ áp dụng khi chủ đề khai thác, sử dụng TLLT và các yêu cầu sao chụp cung cấp cụ thể và phải cam đoan việc sử dụng thông tin trong TLLT là hợp pháp.
Hình thức khai thác sử dụng cung cấp tài liệu từ xa có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên vẫn còn tồn những hạn chế nhất định như: khó kiểm soát được việc sử dụng thông tin trong TLLT của độc giả, thông tin trong TLLT bị dùng sai mục đích, dễ gây mất mát thông tin trong tài liệu. Vậy nên, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu trong việc áp dụng hình thức sử dụng này.