7. Kết cấu của đề tài
1.2.2.6. Quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung
đảm bảo phông lưu trữ của cá nhân đó phải có bản cam kết của gia đình với Trung tâm về việc được phép khai thác sử dụng thông tin trong hồ sơ tài liệu của cá nhân đó thì độc giả mới được quyền tiếp cận.
1.2.2.6. Quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Đối với độc giả đến khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thì phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
Thủ tục khai thác, tiếp cận là một trong những vấn đề được người dân quan tâm, chú ý. Đã có nhiều độc giả ngại đến các trung tâm lưu trữ để khai thác tài liệu vì quá nhiều thủ tục phức tạp. Tuy nhiên, việc quy định cụ thể các giấy tờ cần xuất trình giúp cho việc khai thác được nhanh chóng, thuận tiện, giảm bớt thời gian, công sức đi lại cho người dân.
Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu chứng thực. Bên cạnh đó, độc giả cũng có thể liên hệ qua đường công văn và đề nghị cơ quan lưu trữ gửi các bản sao hoặc chứng thực qua đường bưu điện. Dịch vụ chứng thực lưu trữ được thực hiện như sau:
+ Viên chức phòng Đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm có: Tờ số, số hồ sơ, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong sổ chứng thực, các thông
tin về chứng thực tài liệu thể hiện trên dấu chứng thực.
+ Viên chức phòng Đọc điền đầy đủ các thông tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
+ Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 từ tờ trở lên, sau khi chứng thực phải đóng dấu giáp lai. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
+ Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.
Tiểu kết Chương 1
Như vậy Chương 1, tác giả đã trình bày khái quát lý luận chung về TLLT cá nhân, TCKTSD TLLT ở Việt Nam hiện nay. Từ đó giúp độc giả nắm được thành phần, nội dung, đặc điểm, mục đích và các hình thức TCKTSD TLLT cá nhân. Hiện nay ở Việt Nam, cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về TLLT xuất xứ cá nhân còn mờ nhạt. Đặc biệt là trong các chương trình học, TLLT có xuất xứ cá nhân và nghiệp vụ về tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân chưa có giáo trình hướng dẫn cụ thể. Trong những năm qua, thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về phát huy giá trị của TLLT và các quy định, hướng dẫn về TCKTSD tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tổ chức triển khai nhiều hình thức, phổ biến là: Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng Đọc; công bố, giới thiệu; trưng bày, triển lãm,… Các hình thức khai thác sử dụng đã đạt được hiệu quả, cung cấp nhiều thông tin bổ ích, quý giá phục vụ nhu cầu khác nhau của độc giả nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Đây cũng chính là nội dung mà tác giả sẽ trình bày tại Chương 2 của đề tài.
Chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III