7. Kết cấu của đề tài
2.4.1. Kết quả đạt được
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã nỗ lực tiến hành việc ứng dụng các hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng, góp phần đắc lực vào việc quảng bá, giới thiệu TLLT của Trung tâm một cách thường xuyên, linh hoạt với sự đa dạng và phong phú. Trong thời gian qua, Trung tâm đã đạt được những kết quả nhất định, cụ thể:
đến khai thác sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày càng đông đảo với nhiều mục đích khai thác khác nhau. Nhất là gần đây, Trung tâm hướng tới việc đa dạng hóa việc áp dụng các hình thức khai thác, sử dụng TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng thì số lượng độc giả đến Trung tâm khai thác tài liệu ngày càng tăng. Với những con số được thống kê ở trên, có thể thấy rằng nhu cầu khai thác thông tin của xã hội ngày càng tăng và cho thấy hiệu quả mà việc tích cực đổi mới các hình thức khai thác sử dụng tài liệu mang lại cùng với sự hỗ trợ của các hoạt động truyền thông, maketing về Trung tâm. Nhờ vậy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thu hút được nhiều đối tượng khai thác thông tin hay chính là thành phần độc giả (nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, quốc tịch, nơi công tác….) trong xã hội.
Thứ hai, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày càng đa dạng hóa và hiện đại hóa
hơn các hình thức khai thác sử dụng TLLT. Ngoài các hình thức truyền thống, có thể thấy những nỗ lực của Trung tâm trong việc sử dụng nhiều các hình thức giới thiệu, quảng bá TLLT cá nhân như triển lãm, trưng bày; làm phim; làm các ấn phẩm - quà lưu niệm…với sự hỗ trợ tối đa của hoạt động truyền thông, maketing. Ví dụ: Tổ chức những sự kiện phối hợp với các tỉnh thành trong cả nước về một nội dung, vấn đề được xã hội quan tâm: trưng bày - triển lãm tài liệu tại các địa điểm tập trung đông người như phố đi bộ, quảng trường,... Kết hợp với các đài truyền hình, các tờ báo uy tín sản xuất ra những chương trình, phim tài liệu, phim tư liệu, các bài viết có nội dung liên quan khối TLLT mà Trung tâm đang quản lý, có thể kể ra một số cái tên như sau: Bộ phim tài liệu nhiều tập Những giải mã mang tên Việt Nam do Đài Truyền hình Việt Nam sản xuất, chương trình Người gieo mùa vui, gặt tiếng cười - Chuyện kể về Nhà thơ trào phúng Tú Mỡ (1900-1976) do Đài Truyền hình Việt Nam sản xuất,..
Thứ ba, Sự quan tâm của lãnh đạo Trung tâm, của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đối với công tác khai thác sử dụng TLLT ngày càng được nâng cao. Lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khá quan tâm đến công tác quảng bá, giới thiệu TLLT của Trung tâm. Trung tâm đã xây dựng “Chương trình bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu
từ năm 2008 đến năm 2015 (giai đoạn 1)” với những nội dung chính như sau: Biên soạn
và xuất bản 24 cuốn sách; Xây dựng các bộ phận chuyên đề, tổ chức sản xuất các ấn phẩm lưu trữ; Hoàn thiện khu trưng bày tài liệu quí hiếm của Trung tâm; Trưng bày, triển lãm 27 cuộc; Xây dựng Website của Trung tâm về công bố các bài giới thiệu các cuộc trưng bày, triển lãm; Các bộ phim chuyên đề; Mục lục tài liệu; Chăm lo xây dựng nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực trong việc phát huy giá trị TLLT.
Thứ tư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay cũng đã đầu tư xây mới cơ sở
việc sử dụng dịch vụ của độc giả như: hệ thống máy tính, bàn ghế theo bộ và không gian rộng mở tạo sự thoải mái. Bên cạnh đó, hệ thống công cụ tra cứu đã đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu của độc giả, đặc biệt trong những năm gần đây, Trung tâm III đã bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu tạo nhiều thuận lợi cho người sử dụng. Cùng với đó, công tác số hóa cũng rất được quan tâm, đầu tư sẽ là một thuận lợi cho độc giả đến khai thác sử dụng TLLT cá nhân sau này. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn rút ngắn thời gian chờ trong khâu phê duyệt cung cấp tài liệu; đem đến sự tiên lợi, thống nhất khi viết phiếu yêu cầu đọc tài liệu vì được thực hiện bằng những cú nháy chuột trên máy tính.
Thứ năm, sự thay đổi trong cách phục vụ bạn đọc của cán bộ Trung tâm. Có
thể nói, một trong những điểm mạnh dẫn đến sự thay đổi lớn trong công tác TCKTSD TLLT cá nhân nói riêng (TLLT nói chung) đó là sự tận tụy, yêu nghề và hăng say với công việc của các cán bộ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua khảo sát thực tế, có thể nhận thấy rất rõ ràng, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III luôn chủ động nắm chắc các TLLT về nội dung, đặc điểm có trong kho lưu trữ của Trung tâm. Đồng thời, các cán bộ còn không ngừng tìm kiếm các thông tin bằng nhiều nguồn khác nhau nhằm nắm bắt nhu cầu của xã hội để có kế hoạch quảng bá, giới thiệu tài liệu giúp người đọc khai thác sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả.
Hơn nữa, đội ngũ này còn không ngừng học tập và nâng cao năng lực của bản thân nhằm phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ của mình. Các cán bộ lưu trữ tại Phòng Công bố - Giới thiệu tài liệu luôn tận tụy và có trách nhiệm đối với công việc của mình như Thạc sĩ Nguyễn Thị Ngọc Diệp - Trưởng phòng Công bố, Giới thiệu tài liệu đã chia sẻ:
“làm công tác công bố, giới thiệu TLLT khá vất vả nhưng các cán bộ trong phòng luôn
cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ; để chuẩn bị được một buổi triển lãm, các cán bộ đã phải làm thêm giờ, thức đến 03 giờ sáng để hoàn thành một gian trưng bày tài liệu
trong khi không hề nhận được thêm tiền công”. Dù vậy, theo chị, công tác chuẩn bị
cho các buổi triển lãm cũng rất vui và thú vị, nhất là khi nhìn thấy độc giả đến tham dự. Phòng luôn cố gắng duy trì và lập kế hoạch các hình thức quảng bá, giới thiệu tài liệu đặc biệt là các cuộc trưng bày, triển lãm để xã hội biết đến TLLT cá nhân của Trung tâm và biết đến ngành lưu trữ.