7. Kết cấu của đề tài
3.7. Tăng cường sự hỗ trợ của công tác truyền thông, marketing nhằm quảng bá
quảng bá Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và giới thiệu tài liệu lưu trữ cá nhân
Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, cùng với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho công tác lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định và hiệu quả. Đây chính là điều kiện để phát huy vai trò của marketing trong công tác quảng bá, giới thiệu TLLT của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Bởi TLLT, sản phẩm của TLLT, dịch vụ TLLT là đối tượng mà marketing trong công tác quảng bá, giới thiệu tài liệu phải quan tâm. Marketing giúp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tìm hiểu được nhu cầu và mong muốn của các nhóm đối tượng dùng tin. Sau khi đã nắm được những thông tin này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải đưa ra các sản phẩm từ TLLT phù hợp và thỏa mãn nhu cầu của đối tượng. Hay nói cách khác nếu không có sản phẩm từ TLLT, marketing không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Điều này phụ thuộc vào công tác chỉnh lý TLLT (TLLT mà đối tượng có nhu cầu khai thác đã được chỉnh lý hoàn chỉnh chưa, có đầy đủ hay không, tình trạng vật lý có ổn định và đảm bảo để đưa ra khai thác sử dụng không?), công tác thu thập, bổ sung TLLT (TLLT quí hiếm chứa đựng thông tin có giá trị cao thỏa mãn yêu cầu dùng tin của các đối tượng hiện vẫn chưa thu thập được hoặc đã có nhưng ít giá trị và chưa được bổ sung kịp thời…). Khi không có sản phẩm từ TLLT thì marketing không thể triển khai việc quảng bá, giới thiệu TLLT.
Mục tiêu của công tác quảng bá, giới thiệu TLLT của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III muốn hướng đến chính là xã hội biết đến giá trị của thông tin chứa đựng trong TLLT, có ý thức bảo vệ nguồn tài sản vô giá này. Từ đó, vai trò và những đóng góp to lớn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng và công tác lưu trữ nói chung được xã hội thừa nhận. Nhưng để đạt được mục tiêu này, Trung tâm cũng cần phải xác định được những mục đích cụ thể mà mình muốn đạt được trong công tác quảng bá, giới thiệu TLLT cá nhân đó là:
1) Giới thiệu những thông tin về TLLT cá nhân hiện đang bảo quản tại Trung tâm gồm: nội dung, hình thức và giá trị mà tài liệu mang lại cho xã hội.
2) Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng TLLT làm sao có thể quảng bá hình ảnh và giá trị của TLLT đến mọi tầng lớp trong xã hội.
3) Hiệu quả sau khi đã thực hiện các hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân đó là số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, thành phần độc giả, số lượt tài liệu phục vụ. Vì vậy số lượng này phải có xu hướng tăng lên và đa dạng hơn qua các năm.
mong muốn và “bù đắp” sự thiếu hụt thông tin của đối tượng khai thác. 5) Kích thích được nhu cầu tìm đến TLLT của đối tượng khai thác