7. Kết cấu của đề tài
3.6.Nâng cao nhận thức của chủ sở hữu về giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân và mục
nhân và mục đích của việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Khác với tài liệu tại các cơ quan nhà nước là nguồn tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định, đối với TLLT cá nhân là nguồn tài sản trí tuệ thuộc quyền sở hữu riêng của mỗi cá nhân. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 khẳng định “lưu
trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận” [33;8], hơn nữa tại
khoản 3, Điều 5 của Luật Lưu trữ cũng quy định cụ thể về quyền của cá nhân có tài liệu như sau:
- Được đăng ký tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu;
- Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử; - Thỏa thuận việc mua, bán tài liệu;
- Được ưu tiên sử dụng tài liệu hiến tặng;
- Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân [33;3].
Chính những quy định này đã vô hình chung tạo ra những khó khăn cho công tác thu thập tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân. Nhất là một số chủ sở hữu tài liệu còn e ngại, chưa tin tưởng vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nên chỉ ký gửi hoặc đưa ra những tài liệu ít có giá trị, chưa phản ánh đầy đủ về thân thế và sự nghiệp của cá nhân; nhiều cá nhân khi mất đi tài liệu bị phân tán, thất lạc; có sự cạnh tranh giữa các bảo tàng và lưu trữ khi bị tác động bởi quyền lợi. Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền, vận động thuyết phục còn thiếu hiệu quả; việc tiếp cận chủ nhân của tài liệu cũng như tài liệu chưa kịp thời do thiếu thông tin và một số lý do liên quan khác. Đồng thời, khác với tài liệu của các cơ quan nhà nước, TLLT cá nhân thuộc sở hữu của cá nhân nên việc tiếp cận tài liệu phải có sự cho phép của chủ sở hữu. Tất cả các nguyên nhân trên đã tác động không nhỏ đến công tác thu thập tài liệu cá nhân và công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, gây ra những khó khăn cho cả Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và độc giả khi thực hiện các quy định.
Xuất phát từ các lý do trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần thực hiện các biện pháp sau đây:
Thứ nhất, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần tổ chức các hội nghị, hội thảo
hoặc các buổi gặp gỡ giữa Lãnh đạo Trung tâm với các chủ sở hữu tài liệu để trực tiếp tuyên truyền, vận động cá nhân và lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, những suy nghĩ, kiến nghị của họ đối với việc trao tặng, ký gửi hoặc các thủ tục, quy định đối với việc khai thác sử dụng TLLT của họ. Sau khi đã lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng cần trao đổi, thống nhất với chủ sở hữu tài liệu để chủ sở hữu tài liệu có thể yên tâm, tin tưởng, ủy quyền cho Trung tâm trực tiếp cho phép độc giả nhằm đơn giản hóa các thủ tục, tạo điều kiện có thể tiếp cận nhanh hơn với khối tài liệu này.
Thứ hai, cần phải đẩy mạnh các hình thức thông tin tuyên truyền trên các
phương tiện thông tin đại chúng như viết bài, đưa tin, xây dựng phim giới thiệu và tôn vinh các chủ sỡ hữu trao tặng tài liệu cho các lưu trữ. Hiệu quả của hình thức này lan rộng sẽ giúp cho nguồn tài liệu được đưa vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày càng đa dạng và làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam