7. Kết cấu của đề tài
3.5.4. Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng
Cung cấp TLLT theo hợp đồng là cách thức trao đổi thông tin giữa Trung tâm và người sử dụng theo nguyên tắc đôi bên cùng có lợi. Nghĩa là Trung tâm có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin mà độc giả cần và họ sẽ phải trả cho Trung tâm một khoản lệ phí theo quy định. Cung cấp TLLT theo hợp đồng sẽ giúp đưa thông tin đến tận tay người đọc. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phải tiến hành điều tra, khảo sát nhu cầu của người khai thác sử dụng thông tin, biết họ cần thông tin ở mức độ gì, về vấn đề gì? Từ đó sẽ có kế hoạch chủ động liên hệ với độc giả. Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ phải là người nắm chắc thành phần, nội dung tài liệu bảo quản trong kho, biết sưu tầm tài liệu, hệ thống hóa tài liệu và tổng hợp thông tin phân tích đánh giá các số liệu có liên quan. Khi cung cấp thông tin TLLT cho bất kỳ đối tượng nào thì phải yêu cầu có độ chính xác, trọn vẹn đầy đủ. Hình thức này tạo rất nhiều thuận lợi cho độc giả, đó là độc giả có thể có được những thông tin trong TLLT mà không cần mất thời gian để đến Trung tâm đọc tài liệu. Những độc giả ở xa Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vẫn có thể tiếp cận và sử dụng được thông tin trong TLLT.
Để việc cung cấp thông tin cho người đọc trở thành “dịch vụ”, cần có sự liên kết, lưu thông giữa các cơ quan lưu trữ và người dùng tin. TLLT phải được thông báo, giới thiệu, công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng đề người dùng tin thấy được tài liệu mình cần nằm ở đâu và cách thức thu thập như thế nào. Bên cạnh đó, để phát huy được giá trị của kho TLLT, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần có biện pháp thiết thực để tạo dựng các mối quan hệ với các doanh nghiệp để ký kết hợp các hợp đồng cung ứng thông tin TLLT với các doanh nghiệp để tạo được nguồn thu nhập cao hơn.