7. Kết cấu của đề tài
3.5.3. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ theo chuyên đề
Đây là hình thức cung cấp thông tin chủ động của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Để thực hiện được hình thức này, yêu cầu các Trung tâm phải điều tra, khảo sát nhu cầu cùa người dùng tin từ đó tổng hợp thông tin thành một chuyên đề cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệ thống đến người dùng tin. Ngoài ra, Trung tâm phải cập nhật bổ sung thông tin liên quan đến các chuyên đề một cách liên tục. Các chuyên đề được thành lập sẽ được công bố trên trang web của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các trang truyền thông của Trung tâm như Facebook. Khách hàng có nhu cầu sử dụng thông tin TLLT theo chuyên đề có thể dễ dàng tìm kiếm thấy thông tin mình cần. Từ đó người đọc có thể mua lại thông tin trong bộ thông tin đó của Trung tâm. Nếu độc giả có nhu cầu sử dụng thêm các thông tin bổ sung liên tục thì có thể đăng ký theo dõi chuyên đề thông tin đó và nộp lệ phí theo định kỳ. Hình thức cung cấp thông tin này giúp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể chủ động hơn trong việc lựa chọn thông tin trong TLLT đến người sử dụng. Người đọc có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin đồng thời nhận thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho đối tượng khai thác.
Tuy nhiên, hình thức cung cấp thông tin theo chuyên đề sẽ không đạt được hiệu quả nếu như quá trình khảo sát cũng như tổng hợp thông tin theo chuyên đề thực hiện
không tốt, nhiều chuyên đề sau khi xây dựng sẽ không được quan tâm sử dụng. Việc áp dụng các hình thức cung cấp thông tin phải đi theo yêu cầu, mong muốn của người khai thác sử dụng thông tin. Các chuyên đề được xây dựng phải đảm bảo hai yếu tố đó là thông tin trong chuyên đề được tổng hợp từ các TLLT có tần suất sử dụng cao nhất và quá trình tổng hợp xử lý thông tin là chính xác nhất. Như vậy, hình thức cung cấp tài liệu này mới đạt được hiêu quả tối ưu của nó.