7. Kết cấu của đề tài
2.2.3.1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại phòng Đọc
Nhìn chung, trong nhiều năm qua, Lãnh đạo và viên chức tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có nhiều cố gắng trong việc lưu trữ, bảo quản, đa dạng hóa các hình thức khai thác, trong đó tập trung đổi mới hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng Đọc. Tuy nhiên, so với tổng số độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu thì số độc giả khai thác TLLT cá nhân còn hạn chế, chưa tương xứng với kỹ thuật, kinh phí đầu tư cho bảo quản khối tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm (Số liệu độc giả đến khai thác theo biểu gửi kèm
tại phụ lục II).
Hiện nay, hình thức TCKTSDTLLT cá nhân phổ biến nhất tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là hình thức TCKTSD tại phòng Đọc. Hình thức này giúp cho độc giả có thể trực tiếp tiếp cận với tài liệu để phục vụ hoạt động nghiên cứu. Tuy nhiên, hạn chế của hình thức này là độc giả phải thực hiện các thủ tục khai thác phức tạp, ảnh hưởng đến thời gian, công sức đi lại, hạn chế về khoảng cách địa lý của độc giả. Nhất là đối với những độc giả không thể thường xuyên, trực tiếp đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để đọc và khai thác tài liệu. Ngược lại về phía
Trung tâm, để phục vụ tốt nhất có thể cho độc giả đến khai thác tài liệu cần phải bố trí phòng Đọc, các trang thiết bị (bàn, ghế, ánh sáng, máy vi tính…) và bố trí cán bộ, viên chức có kinh nghiệm chuyên môn sâu, am hiểu về tài liệu để hướng dẫn độc giả làm các thủ tục và tiếp cận trực tiếp với TLLT cá nhân.
Hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại phòng Đọc cho phép độc giả tiếp cận với tài liệu dưới dạng bản chính, bản gốc và với nhiều loại hình tài liệu như: tài liệu giấy, tài liệu hình ảnh, tài liệu ghi âm… Các tài liệu khi đưa ra phục vụ đều đã được lập hồ sơ và biên mục đầy đủ nhằm thuận tiện cho công tác khai thác sử dụng của độc giả. Bên cạnh đó, với những tài liệu đã được số hóa thì độc giả sẽ được cung cấp máy tính để khai thác trực tiếp tại phòng Đọc.
Theo bà Nguyễn Hằng Lý - cán bộ phòng Đọc, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cho biết “Hiện nay tại trung tâm lưu trữ quốc giá III đang đồng thời tồn tại 2 loại công cụ tra cứu: mục lục giấy (hơn 400 quyển) và cơ sở dữ liệu điện tử (hơn 200
phông dữ liệu)”. Với mục lục giấy, mỗi phông tài liệu được biên mục và đóng thành
một quyển mục lục để thuận tiện đem ra khai thác và sử dụng; cơ sở dữ liệu điện tử cũng được chia thành các phông tài liệu để dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã sử dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin của phông lưu trữ cá nhân để đưa ra phục vụ độc giả tại phòng Đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tại liệu một cách nhanh chóng. Việc đăng tải sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lên cổng dịch vụ công trực tuyến là bước tiến lớn cho thấy nỗ lực của Trung tâm trong việc hoàn thiện dịch vụ của mình, đưa TLLT đến gần với xã hội.
Từ tháng 4 năm 2010, được sự đồng ý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã phối hợp với Trung tâm tin học truyền tải dữ liệu “Hồ
sơ cán bộ đi B” hiện đang được bảo quản tại trung tâm và có tần xuất khai thác cao, lên
website của Cục. Đây là một cố gắng lớn trong công tác TCKTSD tài liệu của trung tâm. Việc làm này đã giúp cho cán bộ B, thân nhân và gia đình họ có thể tra cứu thông tin về hồ sơ cán bộ đi B một cách dễ dàng qua internet.
Nhìn chung, việc khai thác hồ sơ, TLLT cá nhân tại phòng Đọc bước đầu đã
đáp ứng tốt dịch vụ cơ bản tới độc giả, cùng với đó là không gian phòng Đọc rộng rãi, đảm bảo sự riêng tư cho từng người nhưng vẫn có sự liên kết với cán bộ phòng Đọc, hệ thống công cụ hỗ trợ được cải tiến phù hợp với nhu cầu của khách hàng cùng một điểm cộng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Điều này đã phần nào thỏa mãn được yêu cầu của độc giả khi tới sử dụng dịch vụ.