7. Kết cấu của đề tài
2.4.2. Những hạn chế
Thứ nhất, cũng giống như các dịch vụ công khác, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
chỉ phục vụ độc giả trong khung giờ hành chính vào các ngày trong tuần, từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều, không phục vụ các ngày lễ tết, ngày cuối tuần và chiều thứ 6 hàng tuần. Đây là sự hạn chế tiếp cận thông tin của độc giả, gây khó khăn về thời gian vì đối tượng
chủ yếu sử dụng dịch vụ này là các cơ quan, tổ chức nhà nước, sinh viên, rất ít người lao động tự do có thể chủ động về thời gian; rào cản về thời gian phục vụ khiến cho số lượng độc giả đến với lưu trữ có phần ảnh hưởng.
Thứ hai, các hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm vẫn bộc
lộ những bất cập khiến cho việc tiếp cận tài liệu của độc giả bị hạn chế. Ví dụ, việc đọc hồ sơ gốc tại phòng Đọc giới hạn mỗi độc giả chỉ được đọc không quá 10 hồ sơ, xét dưới góc độ độc giả đây là 1 rào cản khi phải cân nhắc chọn lựa giữa các hồ sơ, nếu muốn đọc nhiều hồ sơ thì phải viết phiếu yêu cầu nhiều lần, trong khoảng thời gian dài gây lãng phí thời gian, sức lực không cần thiết.
Công cụ tra cứu được đem ra khai thác là bước tiến lớn trong hoạt động phục vụ của Trung tâm, tuy nhiên hiện nay công cụ tra cứu vẫn còn nhiều thiếu sót, có nhiều thao tác rắc rối gây khó khăn cho người sử dụng; cơ sở dữ liệu vẫn chưa hoàn thiện, vẫn cần phải sử phục mục lục giấy làm lãng phí thời gian cho cả cán bộ lưu trữ và độc giả.
Thứ ba, thủ tục tiếp cận TLLT cá nhân còn chưa linh hoạt. TLLT cá nhân là
một loại hình tài liệu đặc biệt, do vậy khi tiếp cận tài liệu phải được sự cho phép của chủ sở hữu tài liệu. Điều này đã được quy định tại Điều 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, theo đó “tài liệu lưu trữ cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải
được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép” [16;7].
Như vậy, ngoài sự đồng ý của Lãnh đạo Trung tâm, một số phông TLLT cá nhân nếu chưa có bản hợp đồng cam kết giữa Trung tâm và chủ sở hữu (hoặc người được ủy quyền) thì độc giả phải được sự cho phép của chủ sở tài liệu bằng văn bản chấp thuận. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các quy định và chuyên môn nghiệp vụ của mình, viên chức lưu trữ tại Phòng Đọc còn rập khuôn, máy móc; việc thực hiện quy định còn cứng nhắc, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả nghiên cứu. Hơn thế, trong quá trình khai thác, sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tác giả gặp một số khó khăn như sau:
+ Khi đề cập đến TLLT cá nhân, cán bộ phòng Đọc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa lập Danh mục cụ thể các cá nhân tiêu biểu được lập Phông lưu trữ tại Trung tâm. Khi độc giả đến tiếp cận với khối tài liệu cũng không được viên chức phòng Đọc giới thiệu khái quát có bao nhiêu phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, số lượng, khối lượng các phông như thế nào, tình trạng vật lý ra sao, cách tiếp cận như thế nào.
+ Để khai thác sử dụng TLLT cá nhân, các phông lưu trữ cá nhân đã được người đại diện hợp pháp của chủ sở hữu tài liệu ký cam kết với Trung tâm thì độc giả
có thể khai thác trực tiếp. Đối với các phông lưu trữ cá nhân chưa có bản cam kết, độc giả đến khai thác tài liệu phải có sự cho phép, chấp thuận đồng ý của chủ sở hữu tài liệu (hoặc người được ủy quyền) mới được khai thác. Tuy nhiên, hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa có bản danh mục cụ thể để độc giả nắm được các phông nào được khai thác trực tiếp, các phông nào phải xin ý kiến chủ sở hữu. Từ đó, độc giả bị động trong việc khai thác tài liệu, tạo tâm lý không hài lòng về sự phục vụ của viên chức phòng Đọc tại Trung tâm.
+ Đối với trường hợp phải xin ý kiến đồng ý chấp thuận của chủ sở hữu tài liệu, viên chức phòng Đọc cũng không hướng dẫn cụ thể độc giả viết đơn xin khai thác TLLT cá nhân. Đồng thời chưa cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân của chủ sở hữu cho độc giả về địa chỉ cơ quan, nhà ở, số điện thoại, những thông tin cần thiết khác để liên hệ với chủ sở hữu tài liệu. Quan trọng hơn, việc nắm bắt các địa chỉ cá nhân có tài liệu bảo quản tại Trung tâm đang ở trong nước và nước ngoài chưa được cập nhật thường xuyên và chính xác. Đối với trường hợp, một số chủ sở hữu tài liệu đã mất nếu chưa được ủy quyền cho phép khai thác tài liệu sẽ dẫn đến các khối “phông chết” gây lãng phí đối với nguồn thông tin tài liệu. Đây là khó khăn, trở ngại lớn nhất đối với độc giả để có thể tiếp cận được với TLLT có xuất xứ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm.
Thứ tư, đối tượng độc giả của Trung tâm nói riêng và các lưu trữ nói chung khá
hạn chế, điều này do nhận thức của xã hội về lưu trữ còn chưa cao, cơ quan lưu trữ cũng không có nhiều chương trình thực hiện quảng bá về TLLT mà chủ yếu làm các công việc được cấp trên giao một cách thụ động và âm thầm. Chính vì vậy, rất nhiều TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng, dù có giá trị thông tin cao nhưng không được xã hội biết đến và đưa vào khai thác sử dụng gây lãng phí cho Nhà nước.
Thứ năm, các hình thức TCKTSD TLLT mà Trung tâm tổ chức thực hiện chưa
tương xứng với “sản phẩm TLLT” hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như: Các bài viết, các cuộc trưng bày triển lãm, các cuốn sách chưa khai thác hiệu quả lượng thông tin và hình thức phong phú, đa dạng của TLLT hiện đang bảo quản tại Trung tâm. Đa số những TLLT được giới thiệu, quảng bá chủ yếu là khối tài liệu hành chính (nhiều nhất là Phông Thủ tướng) và tài liệu một vài cá nhân tiêu biểu. Hay nói cách khác, hiệu quả của các hình thức khai thác sử dụng TLLT chưa cao. Vì vậy, nên nhiều người chưa biết đến nội dung và giá trị TLLT nói chung và TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để đến khai thác sử dụng.
Thứ sáu, thông tin TLLT cá nhân tại các cuộc triển lãm và sách chuyên đề còn
thiếu tính “mới” hay tính “độc quyền thông tin” tức thông tin này chỉ có trong TLLT ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III mà ngoài ra không nơi nào có. Đa số các thông tin tài liệu
mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giới thiệu, trưng bày hầu như xã hội đều đã biết thông qua các nguồn thông tin khác như thư viện, internet, báo tạp chí chuyên ngành… Vì vậy, các hoạt động quảng bá, giới thiệu chưa đạt hiệu quả cao về chất lượng.
Thứ bảy, các cán bộ lưu trữ chưa có các biện pháp điều tra nhu cầu, mong
muốn của xã hội một cách bài bản. Mặc dù trong các báo cáo tổng kết hàng năm của Trung tâm mới đây, các cán bộ lưu trữ đã bắt đầu thống kê số lượng thành phần độc giả, số lượng người đến khai thác, số trang tài liệu mà độc giả sao chụp. Nhưng dễ dàng nhận thấy, số lượng độc giả đến khai thác TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng vẫn khá là hạn chế. Do đó, Trung tâm nên có định hướng mới về quảng bá, giới thiệu tài liệu không chỉ dừng lại ở việc cung cấp, quảng bá, giới thiệu TLLT mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có mà còn hướng đến cung cấp thông tin về TLLT mà xã hội có nhu cầu.