7. Kết cấu của đề tài
2.2.3.2. Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cá nhân
Tổ chức triển lãm, trưng bày TLLT là một hoạt động tổ chức trưng bày tài liệu, tranh ảnh tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá giá trị của tài liệu đến mọi người trong xã hội, cộng đồng hiểu về giá trị của nó. Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu là hình thức quảng bá, giới thiệu chủ động đã và đang diễn ra thường xuyên với quy mô ngày càng lớn, số lượng ngày càng nhiều và chất lượng ngày càng cao. Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước năm 1992: “Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng và tuyên truyền, giáo dục cho quần
chúng về một chuyên đề nào đó” - đây là cách hiểu thông thường. Theo Từ điển Tiếng
Việt (2004), Nhà xuất bản Đà Nẵng - Trung tâm Từ điển Tin học định nghĩa: “Trưng
bày là bày ở nơi trang trọng cho công chúng xem để tuyên truyền, giới thiệu”. Nhìn
chung, triển lãm và trưng bày đều là việc quảng bá, giới thiệu các hiện vật, tài liệu cho công chúng đến xem. Điểm khác nhau giữa hai hình thức này là triển lãm thì có quy mô lớn, theo một chủ đề nhất định và diễn ra trong một thời gian cố định, còn trưng bày ở quy mô hạn chế, có thể theo hoặc không theo một chủ đề nhất định và diễn ra thường xuyên.
Vì triển lãm, trưng bày tài liệu là hình thức truyền thông tin trong TLLT đến với người đọc, người xem nhanh nhất và trực tiếp nhất nên được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm và tiến hành một cách thường xuyên. Mỗi năm thường sẽ có một cuộc triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chủ trì tổ chức, và một số cuộc triển lãm, trưng bày là phối hợp với các đơn vị khác cùng thực hiện (cung cấp TLLT theo yêu cầu của đơn vị mà Trung tâm phối hợp…), trung bình vài tháng sẽ có một chuyên đề trưng bày. Phòng Công bố - Giới thiệu tài liệu chịu trách nhiệm lập kế hoạch triển khai các cuộc trưng bày, triển lãm của Trung tâm để trình lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Địa điểm tổ chức có thể là ngay tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hoặc có thể thuê địa điểm, hợp tác với các bảo tàng như Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng Quân đội, Bảo tàng Cách mạng... Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tổ chức được rất nhiều cuộc trưng bày triển lãm TLLT cá nhân tiêu biểu. Các cuộc trưng bày, triển lãm do Trung tâm tổ chức có sức lôi cuốn mạnh mẽ, thực sự hấp dẫn người xem, được dư luận xã hội đánh giá cao như:
Cuộc triển lãm “Họa sĩ Bùi Trang Chước - Tác phẩm và hành trình sáng tạo” tổ chức từ ngày 25/04/2004 - 25/05/2004 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với hơn 1000 tác phẩm của cố hoạ sĩ Bùi Trang Chước. Đây là lần đầu tiên một số lượng tác phẩm lớn của hoạ sĩ được ra mắt công chúng. Trong số hơn 100 tác phẩm này có 80 bản mẫu
Quốc huy (trong tổng số 90 bản phác của cố hoạ sĩ Bùi Trang Chước), cũng là lần đầu tiên Trung tâm tự tổ chức cuộc triển lãm có quy mô lớn dựa trên cơ sở vật chất đang có. Nội dung cuộc triển lãm bao gồm các mẫu bằng khen, tem bưu chính, biểu trưng và nhiều mẫu bằng khen, huân huy chương khác phục vụ cho công cuộc sáng tác mẫu Quốc huy Việt Nam - Mẫu để làm cơ sở lựa chọn cuối cùng. Triển lãm đã thu hút được sự quan tâm của các bộ, ban, ngành, các nhà nghiên cứu, các họa sĩ và gần 50 cơ quan thông tấn báo chí trong cả nước và có trên 100 trong số 300 người đến xem viết cảm tưởng ghi lại cảm xúc về cuộc trưng bày. Đặc biệt, tham dự buổi triển lãm còn có sự góp mặt của Tổng Bí thư Lê Khả Phiêu, nhà sử học Dương Trung Quốc, Giáo sư Nguyễn Lân Dũng, nguyên Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin Phạm Quang Nghị.
Mới đây nhất là cuộc triển lãm về Quốc huy - Quốc kỳ - Quốc ca của Việt Nam tại phòng Trưng bày thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó có trưng bày các bản vẽ phác thảo Quốc huy của Họa sỹ Bùi Trang Chước và một số tài liệu liên quan đến nhạc sỹ Văn Cao với bản sao bản viết tay sáng tác ca khúc Tiến quân ca (quốc ca của Việt Nam). Cuộc trưng bày tổ chức nhân dịp chào mừng Quốc khánh 02-9 kéo dài từ 1/9 - 9/9/2020 đã và đang thu hút được nhiều sự quan tâm của độc giả. Nó cũng có ý nghĩa rất to lớn đối với nhiều nhà nghiên cứu cũng như tạo được sự yêu thích, tự hào đối với học sinh, sinh viên đến tham dự.
Ngoài ra, còn phải kể đến hai cuộc triển lãm “Kỷ vật của những người đi B” do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bảo tàng Cách mạng Việt Nam và Bảo tàng thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 29/04/2005 đến hết tháng 08/2005 và “Hồ sơ, kỷ
vật của cán bộ đi B” từ 12/2006 đến tháng 04/2007 tại Bảo tàng Hồ Chí Minh. Trung
tâm của buổi triển lãm là hàng ngàn kỷ vật như huân - huy chương, kỷ niệm chương, bằng khen, thư từ, tiền, ảnh cá nhân… và các hiện vật gắn bó với các cán bộ chiến sĩ trong quá trình chiến đấu.
Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo nhằm thu hút người xem đến tham quan. Trung tâm đã tiến hành tổ chức các buổi họp báo, mời các nhà báo, các đài truyền hình đến tham dự và đưa tin trước những buổi trưng bày, triển lãm. Ví dụ như buổi họp báo trước cuộc triển lãm
“Hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B” đã có hơn 40 nhà báo tham dự và có hàng chục bài báo
viết về cuộc triển lãm. Hơn nữa, triển lãm này còn được đưa tin vào chương trình thời sự của Đài Truyền hình Việt Nam và Đài phát thanh - truyền hình Hà Nội. Đây là những hoạt động có giá trị không chỉ để người xem biết đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III mà còn giúp người xem hiểu và giữ gìn, trân trọng các giá trị văn hóa chứa đựng trong các TLLT, nhất là đối với một số tài liệu cá nhân tiêu biểu có nhiều tác động đến đời sống kinh tế - xã
hội đất nước.
Nhìn chung, các cuộc trưng bày triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức đã thu hút nhiều lượt khách trong và ngoài nước đến thăm, đem lại hiệu quả tuyên truyền về TLLT một cách tích cực, góp phần tăng cường phát huy giá trị của tài liệu. Nội dung trưng bày triển lãm phong phú, nhiều cuộc đã theo sát các sự kiện chính trị xã hội. Đã có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị như các bảo tàng và các cơ quan báo chí, truyền hình.
Tuy nhiện hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa có Quy trình công bố giới thiệu tài liệu để các bước thực hiện được thống nhất, thuận tiện hơn; chưa có khu trưng bày triển lãm chuyên dụng diện tích rộng, chưa đủ các phương tiện, thiết bị, nhân lực… để Trung tâm tự thi công nên các cuộc triển lãm quy mô lớn thường phải thuê ngoài. Hơn nữa, với hình thức khai thác này, tầm ảnh hưởng của triển lãm tới quần chúng nhân dân có thể sâu nhưng không rộng, bởi đối tượng triển lãm chỉ là những người quan tâm tới chủ đề triển lãm hoặc đối tượng được Ban tổ chức mời.