Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong khu vực cơ quan Nhà nước đã có sự thay đổi về chất so với những năm trước. Cả về nhận thức tư tưởng, hiểu biết về bản chất của việc ứng dụng CNTT trong bối cảnh của cải cách hành chính, hội nhập cũng như về chính tiềm lực và các rào cản pháp lý.
Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin đang trở thành nhân tố quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội, do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ ngày càng trở nên phổ biến rộng rãi. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động KSC thường xuyên KBNN đang dần được hiện đại hoá, cải cách hành chính đang trở thành nhu cầu bức thiết giúp giảm thiểu giấy tờ, thời gian và tăng tính hiệu quả.
Để đạt đuợc hiệu quả trong hoạt động ứng dụng CNTT hệ thống KBNN cần phải nghiên cứu triển khai nhiều mặt về cơ sở hạ tầng, công nghệ ứng dụng, nhu cầu ứng dụng (thủ tục, quy trình KSC); khả năng thực hiện và khả năng khai thác dự án. Nếu bỏ qua một khâu nào đó đều dẫn đến không hiệu quả.
Một trong những ứng dụng CNTT hiệu quả nhất để quản lý các hoạt động nghiệp vụ hệ thống KBNN là tự động hoá quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi thông tin bằng các giải pháp tin học và thiết bị công nghệ.
Hệ thông tin quản lý KBNN nói chung, quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ KSC sẽ đạt hiệu quả hơn hẳn hệ thông tin hành chính thủ công nếu được xây dựng theo một kiến trúc nhất quán và vận hành trên một kết cấu hạ tầng truyền thông thông tin tin học đủ nhanh, rộng, an toàn để mọi người sử dụng có thể truy cập thuận lợi từ khắp nơi.