Thông tin về khách hàng sau khi đã được thu thập vào hệ thống hình thành nên cơ sở dữ liệu về khách hàng, cơ swor dữ liệu gồm ba phần chính: Hồ sơ cá nhân khách hàng: bao gồm tên, địa chỉ, nghề nghiệp và đơn vị công tác nếu cá nhân, ngành kinh doanh nếu là tổ chức, sở thích, ngày thành lập công ty; Tình trạng khiếu nại và giải quyết khiếu nại của khách hàng; Tài khoản điểm đóng góp của khách hàng: số dư tài khoản của khách hàng, số lần giao dịch với ngân hàng, quan hệ khách hàng với ngân hàng.
Nhóm khách hàng sinh lợi nhất: hiện tại đem lại nhiều lợi ích cho ngân hàng nhất nói riêng và doanh nghiệp nói chung thông qua lượng tiền gửi, tiền vay lớn và lòng trung thành của họ; Nhóm khách hàng triển vọng nhất: hiện tại không sinh lợi nhiều cho Ngân hàng nhưng tương lai mang lại lợi nhuận nhiều cho ngân hàng; Nhóm khách hàng dễ tổn thương nhất: đây là khách hàng dễ bị các đối thủ cạnh tranh là các Ngân hàng khác lôi kéo, tấn công, dễ bị mất nhất; Nhóm khách hàng phiền toái nhất là nhóm khách hàng không đem lại lợi cho ngân hàng mà còn mang lại sự phiền toái cho ngân hàng.
Từ đó ta có chính sách dành riêng cho từng nhóm, cụ thể như sau: + Nhóm khách hàng sinh lợi nhất và nhóm khách hàng triển vọng nhất. Nâng cao giá trị đến mức tối đa cho nhóm đối tượng này bằng cách triển khai dịch vụ phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, lãi suất hấp dẫn, giải quyết tốt các thõa đáng yêu cầu của khách hàng trên cơ sở hai bên cùng có lợi.
+ Nhóm khách hàng dễ tổn thương thì phải có chính sách tạo nên lòng trung thành của khách hàng.
+ Nhóm khách hàng đem lại phiền toái nhất thì chỉ giao dịch theo đúng nguyên tắc của ngân hàng.
Khách hàng không biết hoặc không quan tâm giá trị của họ đối với ngân hàng. Khách hàng chỉ muốn vấn đề của họ được giải quyết nhanh, gọn. Hiểu sâu hơn về khách hàng, ngân hàng cần phân biệt những nhu cầu khác nhau của khách hàng nhằm tương tác riêng lẻ theo từng nhóm khác khách hàng có nhu cầu tương tự.
Phân loại và gộp nhóm khách hàng bằng nhu cầu, sau đó kết nối mỗi nhóm với những sản phẩm và dịch vụ cá biệt hóa khối lượng lớn một cách thích hợp. Kết quả của quá trình này chúng ta gọi là các danh mục khách hàng, mỗi danh mục khách hàng sẽ có nhu cầu gần tương tự.
Ngoài ra hồ sơ khách hàng sẽ được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm: đặc trưng của hoạt động và mô hình kinh doanh của ngân hàng, quy mô, nghành nghề, mức độ giao dịch với công ty (khách hàng đặc biệt, khách hàng đang sử dụng các dịch vụ, khách hàng sắp hết hạn, khách hàng tiềm năng...). Các cách phân loại này do người quản lý quyết định và chỉnh sửa theo các thay đổi trong mô hình hoạt động ngân hàng.
Các mô tả khác về khách hàng, đặc điểm nhân khẩu, mức độ thỏa mãn, đặc điểm tâm lý, xuất xứ,.... Chỉ là những dữ liệu giúp có được một bức tranh rõ ràng hơn về nhu cầu khách hàng, về giá trị mà khách hàng có khả năng thể hiện với ngân hàng.