L ời cảm ơn
6. Kết quả dự kiến
2.1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán
a. Sơ đồ bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ phận kế toán của khách sạn gồm 18 nhân viên, được thể hiện cụ thể dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán củakhách sạnSài Gòn Morin.
(Nguồn: Phòng Kế toánkhách sạnSài Gòn Morin)
*Ghi chú: ( ): Số lượng người
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Căn cứ vào tình hình thực tế, khách sạn Sài Gòn Morinđã tổ chức bộ máy kế
KẾ TOÁN TRƯỞNG (1)
Võ Thị Minh Phương
Kế toán tổng hợp kiêm
Kế toán ngân hàng (1) Thu ngân (6) IT
Phần mềm(2) Thủ kho (1) Kế toán hàng hoá (1) Kế toán TSCĐ kiêm Kế toán NVL bếp (1) Kế toán doanh thu (1) Kế toán thanh toán kiêm Kế toán công nợ (1) Kế toán NVL phụ (1) Thủ quỹ (1) Kho bếp (1)
chính. Đây là nơi thực hiện toàn bộ công tác kế toán, từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông
tin trên hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị.
Phòng Kế toán củakhách sạn có 18 người bao gồm: 1 kế toán trưởng, 8 kế toán
viên, 6 thu ngân và 3 nhân viên IT.
- Kế toán trưởng:
Là người được chọn đại diện từ từ Công ty Cổ phần Du lịch Hương Giang,chịu
trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng. Tại đơn vị thì kế toán trưởng kiêm CFO-Giám đốc tài chính. Có nhiệm vụtổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, thống kê, lập kế hoạch,
dự toán cũng như phân tích, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của
khách sạn.Kế toán trưởng hiện naycòn là một cố vấn chiến lược, quản lí tài chính, xây dựng các kế hoạch tài chính, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với khách sạn thông qua phân tích tài chính và đưa ra các dự báo đáng tin cậy cho tương lai.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng: Tại khách sạn, kế toán tổng hợp
sẽ kiêm cả nhiệm vụ của người kế toán ngân hàng, chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng,
kế toán tổng hợp là bộ phận tổng hợp, xử lý, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong công ty hàng tháng, quý, năm; kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm về số liệu chi
tiết đến tổng hợp trên sổ kế toán. Đồng thời thực hiện bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu,
số liệu kế toán và cung cấp tài liệu cho các bộ phận liên quan.
Vì kế toán kiêm nhiệm thêm kế toán ngân hàng và công nợ phải trả nên còn có chức năng nhiệm vụ theo dõi và xử lý những công việc thanh toán qua ngân hàng, thanh toán công nợ phải trả.Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của nội dung ghi trên các chứng từ liên quan, kiểm tra số dư tiền gửi các ngân hàng để xem tăng giảm của tiền
gửi ngân hàng, báo cáo cho lãnh đạo để kiểm soát và thực hiện kế hoạch dòng tiền…
Và giải đáp các khúc mắc của phía ngân hàng khi có vấn đề phát sinh.
- Thu ngân: Chịu trách nhiệm thu, nhận tiền của khách hàng khi mua hàng hóa và sử dụng dịch vụ.
- IT: Nhân viên IT chịu trách nhiệm giám sát hoạt động phòng công nghệ thông
tin, kiểm tra hoạt động hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin của nhà hàng, khách sạn như: Hệ thống mạng LAN, hệ thống mạng Wifi – Internet, hệ thống khóa từ và cả các Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi
thiết bị khác như tivi, máy chủ ứng dụng, tổng đài... Xử lý nhanh chóng những sự cố bất
ngờ nhằm đảm bảo hệ thống luôn hoạt động liên tục và hiệu quả, giảm tối đa việc gián đoạn cũng như ảnh hướng đến hoạt động của các bộ phận khác. Đồng thời điều phối và hỗ trợ khách hàng để tiến hành xử lý các vấn đề về công nghệ thông tin khi khách cần.
- Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá về mặt giá trị và hiện vật; phản ánh đúng đắn giá vốn
hàng nhập kho, xuất kho và giá vốn hàng hoá tiêu thụ. Đồng thời kiểm tra, giám sát
chặt chẽ tình hình nhập xuất hàng hoá, xác định đúng các chế độ tài chính về chứng từ,
sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế.
- Kế toán TSCĐ kiêm Kế toánNVL bếp:
Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ giám sát, phản ánh việc mua sắm, trang bị, bảo
quản, sử dụng, thanh lý và tính khấu hao TSCĐ.
Vì kế toán kiêm nhiệm thêm vai trò của Kế toán NVL bếp nên còn có những
nhiệm vụ chức năng sau: Ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nhập
xuất nguyên vật liệu. Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không. Số lượng thừa hay thiếu để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu. Từ đó cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật liệu, giúp
lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý và có các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho
sản xuất một cách có hiệu quả nhất.
- Kế toán doanh thu:Có nhiệm vụ thực hiện các báo cáo bán hàng, doanh thu hay lập các phiếu doanh thu; làm các báo cáo về các khoản giảm trừ doanh thu; kiểm tra, đối chiếu doanh thu (doanh thu bán hàng, doanh thu nhà hàng, doanh thu giặt là…) và cập nhật cho kế toán trưởng hoặc bộ phận kế toán trong ngày; lưu trữ các hóa đơn bán hàng và so sánh với hóa đơn sử dụng trước đó; điều chỉnh các khoản
giảm trừ, đảm bảo mọi vấn đề liên quan đến giảm trừ doanh thu được phê duyệt của
cấp trên và làm các báo cáo tổng hợp tình hình doanh thu, chi phí để gửi kế toán trưởng xem xét và duyệt.
- Kế toán thanh toán kiêm kếtoán công nợ (phải thu): Kế toán thanh toán có
nhiệm vụ kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp pháp của chứng từ gốc thu chi tiền mặt
Nhân sự LĐ Tiền lương Văn thư Đào tạo Điện lạnh Vệ sinh phòng Thư ký Cung ứng Thống kê Tiếp phẩm Bảo vệ Điện C.Nghiệp Điện tử Nước Mộc – Nề Cây cảnh Trang trí Minibar Vệ sinh công cộng Nhà hàng KTTổng hợp KT Doanh thu KT Kho KT Thanh toán KT Công nợ Thủ quỹ KT TSCĐ-CCDC Vi tính Thủ kho Thu ngân Tổng đài Đặt phòng Lái xe Tiếp tân Thu ngân Hành lý Tour Desk Nhà hàng Jules Ferry Le Rendez-vous Le Panorama Le Cinema Le Royal Bếp Kho Vệ sinh bếp Bếp Á Bếp Âu Bếp Bánh Lobby Bar PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Kim Hoa
Bộ phận ẩm thực Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Tiếp thị Bộ phận Tiền sảnh Phòng Kế hoạch Tổ chức Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Buồng
từ gốc đã được duyệt và đúng nguyên tắc, chế độ quy định; chịu trách nhiệm về tính
chính xác của số liệu thể hiện trên báo cáo về thu chi, tồn quỹ tiền mặt; kiểm kê quỹ
tiền mặt cuối tháng, đối chiếu giữa số liệu sổ sách và thực tế, kiểm kê, xác định thừa
thiếu (nếu có) và nguyên nhân và lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
Vì kế toán có kiêm thêm công việc của kế toán công nợ phải thu nên còn có thêm nhiệm vụ phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ
thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời
hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau; giám sát việc
thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý
(nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề...).
- Thủ quỹ: Theo dõi việc thu chi tiền mặt, ghi vào sổ quỹ tiền mặt khi có phát
sinh các nghiệp vụ liên quan, cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán
- Kho bếp:Thực hiện các thủ tục đặt hàng của kho, thủ tục xuất nhập nguyên vật
liệu, thức ăn,.. phục vụ cho bộ phận bếp và theo dõi hàng hoá, nguyên vật liệu tồn kho
tối thiểu hằng ngày, đảm bảo các loại hàng hoá, nguyên vật liệu có định mức tồn kho
tối thiều. Đồng thời bảo quản và sắp xếp hợp lý các loại hàng trong kho.
Hiện nay tại khách sạn Sài Gòn Morin chưa có bộ phận chuyên trách kế toán quản trị, công tác kế toán thực hiện tại đơn vị chủ yếu phục vụ cho công tác kế toán tài chính. Công tác lập báo cáo kế toán quản trị do kế toán trưởng đảm trách. Dựa trên số liệu kế toán tài chính kế toán trưởng tiến hành lập các báo cáo kế toán quản trị với sự trợ giúp của phần mềm Smile.
c. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán
- Hình thức sổ kế toán:
Khách sạn áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sổ chủ đạo theo hình thức Nhật ký chứng từ, sổ sách và biểu mẫu theo đúng quy định củaBộ Tài Chính.
- Chế độ kế toán:
+ Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của khách sạn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
+ Chế độ kế toán: Khách sạn áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo
thông tư 200/2014/TT-BTC.
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho
Ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ.
+ Sử dụng phần mềm kế toánSmile BO. Giới thiệu vềphần mềm kế toán Smile BO
SMILE BO gồm các chức năng chính:
1. Quản lý Sổ Cái
2. Quản lý Công nợ Phải thu, Phải trả
3. Quản lý HàngTồn Kho
4. Quản lý TSCĐ, CCDC, CP trả trước (khấu hao và phân bổ)
5. Quản lý Mua hàng theo PO (purchase order) và PR (purchase request) 6. Quản lý Bán hàng theo hoá đơn
7. Hệ thống Báo Cáo động
Các chức năng đượcgắn kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính hợp nhất của dữ liệu
và mỗi dữliệu sẽ chỉcần nhập một lần, sau đó sẽ đượctự động luân chuyển trong hệ thống.