L ời cảm ơn
6. Kết quả dự kiến
2.2.2.1. Nhận diện và phân loại chi phí tại khách sạn
Đến nay, để phục vụ cho công tác tập hợp chi phí khách sạn không tổ chức và phân loại chi phí không theo một tiêu thức cụ thể mà chi phí phát sinh được chia thành các nhóm sau:
- Chi phí nguyên vật liệu: là các nguyên vật liệu sử dụng để chế biến các món ăn, thức uống.
- Chi phí nhân công: là các chi phí phải trả cho lao động trực tiếp như: nhân
viên buồng phòng, nhân viên phục vụ nhà hàng, nhân viên lễ tân,… và cho cả các cán
bộ quản lý DN cũng như nhân viên văn phòng. Bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp
và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
- Chi phí trực tiếp: là những chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến từng sản
phẩm, dịch vụ chịu chi phí như: chi phí hàng đặt phòng (hoa, trái cây), vật dụng, chăn
màn, drap gối, bao bìđóng gói, hoa hồng, vận chuyển, vệ sinh, tiền cơm giữa ca...
- Chi phí chung: bao gồm các chi phí tiện ích như điện, nước, điện thoại, y tế; công tác phí; đào tạo; tiếp khách; thủ tục phí, trợ cấp thôi việc, khảo sát, trang trí,
quảng cáo, tiếp thị,…
- Chi phí cố định: bao gồm các khoản thuế: thuế môn bài, thuế TTĐB, thuế đất
phi NN; khấu hao TSCĐ và bảo hiểm hoả hoạn.
- Chi phí hoạt động tài chính: bao gồm chi phí lãi vay ngân hàng, chênh lệch tỷ giá.
(Có thể xem cụ thể cho tất cả các mục chi phí tại khách sạn ởPhụ lục 1, phần II) 2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định chi phí chuẩn và lập dự toán chi phí tại khách sạn
a. Xác định chi phí chuẩn (Định mức chi phí)
Công tác xác định chi phí chuẩn tại khách sạncũng không được tập trung quan
tâm thực hiện. Khách sạn hiện chỉ xác định cho định mức lượng nguyên vật liệu của
hoạt động kinh doanh hàng ăn uống. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tính hợp Trường Đại học Kinh tế Huế
lý cũng như hiệu quả của công tác lập dự toán chi phí.
Dưới đây là định lượng cho một số món ăn trong thực đơn của khách sạn, các
món ăn trong thực đơn sẽ được mã hoá cho từng món ăn cụ thể trên phần mềm Smile, đồngthời trong từng món ăn các NVL sẽ tiếp tục được mã hoá cụ thể.
b. Lập dự toán chi phí
Là một khách sạn lớn nên khách sạn Sài Gòn Morin luôn chú trọng đến công
tác lập dự toán để có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như chủ động hơn trong
việc bố trí nguồn lực phục vụ khách hàng. Do đó, công tác lập dự toán luôn được chú Trường Đại học Kinh tế Huế
nhiên, công tác lập dự toán tại đơn vị được thực hiện chủ yếu dựa trên chi phí thực tế
của năm trước và kinh nghiệm của kế toán trưởng.
Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu,sau đây tôichỉ trình bày thực trạng công tác
lập dự toán chi phí của khách sạn. Thời gian lập dự toán chi phí
Khách sạn Sài Gòn Morin thường tiến hành lập dự toán cho năm sau vào quý 4 của năm nay (khoảng tháng 11), sau đó tiến hành xét duyệt, nếu có thay đổi thì lập lại
nên một số báo cáo dự toán có thể là quý 1 của năm sau (khoảng tháng 1), tuy nhiên khoảng thời gian kế toán trưởng bắt đầu tính toán lập kế hoạch thông thường luôn bắt đầu từ tháng 11 của năm nay. Khách sạn thường lập dự toán cho cả năm tài chính.
Cơ sở lập dự toán chi phí
Việc lập dự toán hằng năm được căn cứ trên nhiều cơ sở nhằm tạo ra một dự
toán phù hợp với năng lực của khách sạn, đảm bảo tính hợp lý và thực hiện được, làm mục tiêu phấn đấu và là căn cứ đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Công tác
lập dự toán chi phí của khách sạn được tiếnhành hằng năm và dựa trên các cơ sở sau:
- Căn cứ vào số liệu thực hiện của các năm trước và kết quả kinh doanh của tháng 10 năm nay (trong đó chú trọng đến kết quả kinh doanh của 6 tháng đầu năm).
Mặc dù đến thời điểm tiến hành lập dự toán (khoảng tháng 11) thì kế toán vẫn chưa có
số liệu chính xác của cả năm do doanh thu và chi phí của tháng 12 vẫn chưa phát sinh,
tuy nhiên qua một thời gian hoạt động theo kinh nghiệm và nhận định của kế toán trưởng thì tiến hành xác định số liệu cho cả năm tài chính.
- Căn cứ vào những dự kiến khó khăn, thuận lợi, biến động giá cả thị trường,
thế mạnh của đơn vị để có sự cân nhắc trong việc đưa ra dự toán.
- Căn cứ trên dự báo về tình hình nguồn khách, giá cả lưu trú, dịch vụ, công
suất do phòng kinh doanhđưa ra cho năm sau để làm cơ sở điều chỉnh dự toán sao cho
phù hợp với tình hình hiện tại của khách sạn. Thông thường bắt đầu từ quý 3 năm nay
thì phòng kinh doanh đã xúc tiến việc thăm dò thị trườngcũng như tìm kiếm các hợp đồng lưu trú cho năm sau. Đặc thù của khách sạn Sài Gòn Morin là phục vụ cho các đoàn khách có tiềm lực tài chính mạnh và thường là các đoàn khách từ các sở, ban ngành hay các đoàn khách do các trung tâm lữ hành trong và ngoài nước (đặc biệt là
khách ngoài nước)cung cấp. Sau khi phòng kinh doanh đã làm việc với trung tâm lữ Trường Đại học Kinh tế Huế
hành thì đến đầu quý 4 khách sạn đã có các hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trú chính
thức. Đây sẽ một căn cứ quan trọng để lập các dự toán cho năm sau.
- Đối tượng sẽ phục vụ và định hướng phát triển của công ty sẽ là một cơ sở để đưa ra các chính sách giá cũng như mức độ chăm sóc khách hàng, vì vậy đây cũng là yếu tố cần được xem xét trong quá trình lập dự toán.
Quy trình xây dựng dự toán chi phí
Kế toán trưởng sau khi tổng hợp số liệu doanh thu, chi phí 10 tháng đầu năm của
khách sạn thì tiến hành lập dự toán năm sau. Dự toán sau khi được lập sẽ trình cho ban
giám đốc khách sạn xét duyệt. Nếu ban giám đốc chưa đồng ý thì kế toán trưởng sẽ tiến
hành chỉnh sửa sau khi trao đổi với ban giám đốc và lập báo cáo dự toán khác cho ban giám đốc ký xét duyệt. Sau đó, báo cáo dự toán cuối cùng sẽ được đưa ra sau khi thông
qua Hội đồng thành viên, cuộc họp Hội đồng thành viên sẽ xem xét các chỉ tiêu cũng như giá trị của từng chỉ tiêu trong báo cáo dự toán trình lênđể đi đến thống nhất. Do đó
sẽ có bản dự toán cuối cùng được đưa ra vào tháng 11 năm nay nhưng cũng có một số
báo cáo dự toán cuối cùng được đưa ra vào tháng 1 năm sau. Dự toán đã thống nhất sẽ là
căn cứ để tổ chức thức hiện, điều hành và quản lý của ban giám đốc.
Chúng ta có thể tóm tắt quy trình xây dựng dự toán qua sơ đồ sau:
Sơ đồ2.3: Quy trình xây dựng dự toán tại khách sạnSài Gòn Morin
Nội dung của dự toán chi phí
Dự toán chi phí bao gồm những nội dung sau:
- Dự toán giá vốn hàng ăn, hàng uống, giá vốn nguyên vật liệu thuộc chi phí
Kế toán trưởng Trình dự toán Ban giám đốc Xét duyệt Hội đồng thành viên Các bộ phận của khách sạn Dự toán (Đã duyệt) Dự toán cuối cùng
- Dự toán về chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi
phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác,… đều được lập một cách chi tiết cho
từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và từng khoản dịch vụ phải trả bằng tiền khác. - Dự toán chi phí thuế (Thuế môn bài, thuế tiêu thụ đặc biệt,…), khấu hao TSCĐ, chi phí hoạt động tài chính.
Việc lập dự toán chi phí như ở bảng dưới cho ta thấy được tỷ lệ tăng của các
loại chi phí so với năm trước, đây là một giá trị có ý nghĩa, làm căn cứ để đánh giá
hiệu quả của việc sử dụng chi phí trong đơn vị.
Tuy nhiên, tại khách sạn Sài Gòn Morin,dù đã lập ra các căn cứ lập dự toán cụ
thể tuy nhiên công tác lập dự toán chỉ được thực hiện tương đối đơn giản bẳng cách
dựa vào số liệu thực tế của năm trước cộng với kinh nghiệm của kế toán trưởng để ước tính đưa ra con số dự toán cho đơn vị. Bảng dự toán chi phí của khách sạn được lập
chung trong Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2018 và kế hoạch 2019. Dưới đây là trích bảng kế hoạch và dự toán chi phí cho năm 2019 của khách sạn (Báo cáo đầy đủ được trình bàyở phụ lục 2).
Bảng2.7: Dự toán chi phí cho năm 2019 của khách sạnSài Gòn Morin
ĐVT: 1000 đồng
STT DIỄN GIẢI CÁC CHỈ TIÊU
THỰC HIỆN 2018 NĂM 2019 KẾ HOẠCH 2019 KH 2019/TH2018 A CÁC CHỈTIÊU CHUNG I TÌNH HÌNH KHÁCH 1 Lượt khách (người) 26.444 27.500 104% Khách quốc tế 16.920 17.500 103% Khách nội địa 9.524 10.000 105% 2 Ngày khách 45.287 46.500 103% Khách quốc tế 31.252 32.000 102% Khách nội địa 14.035 14.500 103%
3 Ngày phòng (không bao gồm FOC) 23.734 23.800 100%
4 Công suất phòng (%) 35% 36% 103%
5 Giá phòng bình quân + thuế + phí 1.442 1.450 101%
IV TỔNG SỐ CBCNV 200 197 100%
B CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH I TỔNG DOANH THU
…
II TỔNG CHI PHÍ 49.332.899 50.177.000 102%
Tỷ lệ so với doanh thu (0 VAT) 81,4% 82,3% 101%
1 NGUYÊN VẬT LIỆU (Giá vốn) 7.419.448 7.400.000 100%
Tỷ lệ so tổng chi phí 15,0% 14,7% 98%
Giá vốn hàng ăn 6.124.503 6.100.000 100%
Giá vốn hàng uống 1.146.871 1.150.000 100%
Tỷ lệ so với DT uống 33,6% 32,0% 97%
NVL thuộc CP bán hàng 148.074 150.000 101%
2 CHI PHÍ NHÂN CÔNG 17.350.482 17.630.000 102%
Tỷ lệ so tổng chi phí 35,2% 35,1% Tiền lương 14.801.336 15.000.000 101% BHXH, BHYT, BHTN 2.269.509 2.350.000 104% KPCĐ 279.637 280.000 100% 3 CHI PHÍ TRỰC TIẾP 10.855.684 11.559.000 106% Tỷ lệ so tổng chi phí 22,1% 23,0% Hoa hồng 1.332.051 1.350.000 101% Vận chuyển 303.103 300.000 99% Vệ sinh 527.940 500.000 95%
Vật dụng, chăn màn, drap, gối 774.168 700.000 90%
Trái cây, hoa 551.073 520.000 94%
Trang phục 3.940 0%
CCLĐ 477.899 1.000.000 209%
Nhiên liệu 1.031.616 1.050.000 102%
Nhạc 593.619 550.000 93%
Bao bìđóng gói 58.473 40.000 68%
Văn phòng phẩm, hoá đơn 75.060 70.000 93%
Lệ phí giao thông 4.300 4.000 93%
Sửa chữa nhỏ, bảo quản, bảo trì 953.443 900.000 94%
Bảo hiểm xe oto 30.498 25.000 82%
Tiền cơm giữa ca 1.011.028 1.000.000 99%
Chi khác (chi phí thuê ngoài, chi
khác,…) 1.512.994 1.400.000 93%
Kết chuyển phục vụ phí (chuyển lương) 1.644.569 2.150.000 131%
4 CHI PHÍ CHUNG 7.135.229 6.770.000 95%
Tỷ lệ so tổng chi phí 14,5% 13,5%
1 Điện 3.045.468 3.050.000 100%
2 Nước 534.701 500.000 94%
3 Điện thoại, fax, telex 113.756 100.000 88%
4 Y tế phí 60.164 60.000 100%
5 Công tác phí 262.568 250.000 95%
6 Đào tạo 510.847 400.000 78%
7 Khảo sát Trang trí, Quảng cáo, Tiếp thị 1.519.902 1.350.000 89%
8 Tiếp khách 185.406 150.000 81% 9 Thủ tục phí (thủ tục phí, phí ngân hàng) 355.843 360.000 101% 11 Chi phí khác (phí, cơm ca, khác bằng truyền hình) 546.574 550.000 101% 5 CHI PHÍ CỐ ĐỊNH 6.528.983 6.803.000 104% Tỷ lệ so tổng chi phí 13,2% 13,6%
Thuế môn bài 3.000 3.000 100%
Thuế TTĐB 178.425 200.000 103%
Thuế đấtphi NN 1.945.038 2.000.000 100%
Khấu hao TSCĐ 4.309.719 4.500.000 100%
Bảo hiểm hoả hoạn 92.810 100.000 100%
6 CHI PHÍ HĐ TÀI CHÍNH 13.073 15.000 200%
Trong đó: Chi phí lãi vay NH, chênh
lệch tỷ giá 13.073 15.000 200%
2.2.2.3. Thực trạng công tác xác định chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí(quy nạpchi phí) và tính giá thành chi phí) và tính giá thành
Để xác định được chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí một cách nhanh chóng và chính xác, trước hết khách sạn đã tổ chức một hệ thống tài khoản chi tiết
theo dõi chi phí cũng như một hệ thống mã hoá các bộ phận của khách sạn. Hệ thống tài khoản chi tiết theo dõi chi phí
Khách sạn tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết cho cả doanh thu lẫn chi phí, tuy nhiên để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tôi xin chỉ trình bày dưới đây phần nội dung
về hệ thống tài khoản chi tiết phản ánh chi phí của khách sạn.
Hiện nay khách sạn Sài Gòn Morin Huế đã tổ chức một hệ thống tài khoản chi
tiết phản ánh các khoản chi phí phát sinh của từng bộ phận cũng như từng hoạt động
cuả khách sạn. Hệ thống tài khoản chi phí chi tiết đến từng hoạt động giúp cho khách
sạn hạch toán và xác định một cách chính xác chi phí của từng hoạt động.
Các tài khoản chi phí được dùng để theo dõi chi tiết các chi phí phát sinh:
+ Đối tượng kế toán được phản ánh ở các tài khoản cấp 1 các loại chi phí như:
TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 627 – Chi phí hoạt động, TK 635 –
Chi phí tài chính, 642–Chi phí quản lý doanh nghiệp,…
+ Tài khoản cấp 2 được theo dõi cho từng khoản mục chủ yếu như: TK 6272 –
Chi phí nguyên vật liệu, 6273 –Chi phí công cụ dụng cụ, TK 6274 –Chi phí khấu hao TSCĐ, TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, , TK 6421 – Chi phí nhân viên, TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác,… TK 63201 – Giá vốn thực phẩm, TK 63202 – Giá vốn thức uống,…TK 6351 – Chi phí thu đổi ngoại tệ, TK 6352 – Chi phí chênh lệch tỷ
giá, TK 6353–Chi phí lãi tiền vay,…
+ Tài khoản cấp 3 được dùng để theo dõi các khoản mục cụ thể: TK 627201 –
Chi phí vật dụng cho khách, TK 627202 – Chi phí văn phòng phẩm, TK 627203 –Chi phí hoá chất, TK 627204 – Chi phí đồ vải,…TK 627701 – Điện, TK 727702 – Nước,
TK 627703 – Điện thoại, TK 627704 – Bưu điện,… TK 627803 – Chi phí trang trí, TK 627804 – Chi phí Âm nhạc, TK 627805 – Chi phí in ấn, TK 627806 – Chi phí photocopy, TK 627807–Fax, Tel, TK 627807 -Chi phí thuê ngoài,…
Dưới đây là Bảng một số tài khoản theo dõi chi phí của khách sạn:
Bảng 2.8: Một số tài khoản theo dõi chi phí của khách sạnSài Gòn Morin
Tài
khoản Tên tài khoản
Tài
khoản Tên tài khoản
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 627703 Điện thoại
6211 Chi phí NVL trực tiếp chế biến món ăn …
6212 Chi phí NVL trực tiếp chế biến đồ uống 6278 Chi phí bằng tiền khác
6213 Chi phí NVL trực tiếp phục vụ 627801 Chi phí đăng kýkhách hàng
6218 Chi phí NVL trực tiếp khác 627802 Đồng phục
627 Chi phí hoạt động 627803 Trang trí
6271 Chi phí nhân viên 627804 Âm nhạc
… …
6272 Chi phí nguyên vật liệu 632 Giá vốn hàng bán
627201 Chi phí Vật dụng cho khách 63201 Giá vốn thựcphẩm
627202 Chi phí Văn phòng phẩm 63202 Giá vốn thức uống
627203 Chi phí Hoá chất 63203 Giá vốn khác
627204 Chi phí đồ vải 63204 Giá vốn hàng ban khác
… 63205 Giá vốn hàng Minibar 6273 Chi phí công cụ dụng cụ …
627301 Đồ dùng sành sứ 635 Chi phí tài chính
627302 Đồ dùng thuỷ tinh 6351 Chi phí thu đổi ngoại tệ
627303 Đồ dùng kim loại 6352 Chi phí chênh lệch tỷ giá
… …
6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 642
Chi phí quản lý doanh
nghiệp
627401 Khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc 6421 Chi phí nhân viên
627402 Khấu hao máy móc thiết bị 642101 Tiền lương
627403 Khấu hao phương tiện vận tải 642102 Công đoàn
… 642103 Bảo hiểm xã hội
6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 642104 Chi phí BHTN nhân viên 627701 Điện
…
627702 Nước
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạnSài Gòn Morin)
Với việc xây dựng hệ thống tài khoản một cách chi tiết, cụ thể cho từng mục
chi phí, từng dịch vụ giúp cho nhà quản trị có thể xác định được đơn vị nào hay hoạt động nào mang lại lợi nhuận cao cho khách sạn, giúp cho công việc kinh doanh có
hiệu quả đóng góp vào sự phát triển của toàn công ty.
Hệthống mã hoá các bộ phận của khách sạn