L ời cảm ơn
6. Kết quả dự kiến
2.2.2.4. Thực trạng công tác phân tích biến động để kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí là một công việc cực kỳ quan trọng giúp cho DN đánh giá được tình hình thực hiện so với dự toán đã lập trước đó, đánh giá được hiệu quả hoạt động của DN, từ đó đưa ra hướng điều chỉnh nhằm đảm bảo các mục tiêu đãđề ra.
Báo cáo kiểm soát chi phí cho thấy tỷ trọng của từng loại chi phí trong tổng chi
phí phát sinh, tỷ lệ của chi phí thực tế so với dự toán, từ đó cho biết những chi phí có biến động lớn về số tương đối. Đây là thông tin có ý nghĩa để kiểm soát chi phí. Báo
cáo kiểm soát chi phí của khách sạn được lập vào cuối năm để tìm nguyên nhân tác
động làm thay đổi chi phí.
Bên cạnh việc kiểm soát chi phí bằng cách lập dự toán chi phí và đánh giá việc
thực hiện chi phí so với dự toán thì các chi phí phát sinh cũng được khách sạn kiểm
soát bằng quy trình quản lý được quy định trong các văn bản của đơn vị, như hoạt động kiểm kê hàng tháng giúp kịp thời phát hiện sự thiếu hụt của nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ,...
Dưới đây là báo cáo kiểm soát chi phí của năm 2018 tại khách sạn được trích
trong Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2018 và kế hoạch 2019 (Phụ lục 1). Báo cáo được lập cùng lúc với công tác lập kế hoạch cho năm sau (vào khoảng tháng 11 hàng
năm), báo cáo so sánh tình hình thực hiện chi phí thực tế năm 2018 so với thực tế năm
2017 và so với kế hoạch năm 2018.Công tác phân tích chi phí so với dự toán năm nay
và so với thực tế của năm trước đảm bảo cho nhà quản trị nắm bắt được kịp thời sự
biến động của chi phí và nhanh chóngứng phó với những thay đổi bất thường của chi
phí cũng như xác định được những chi phí biến động mạnh để có hướng xử lý.
Tuy nhiên, quan sát bảng dưới, chúng ta có thể thấy, dù đã thực hiện công tác
phân tích biến động các chi phí nhưnghiện nay khách sạn vẫn chưa triển khai công tác
phân tích biến động một cách toàn diện: các biến động chỉ được phân tích ở mức biến động tương đối, các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động chi phí cũng không được
quan tâm phân tích nên mặc dù xác định được biến động của chi phí nhưng nguyên
nhân của biến động thì khó có thể xác định một cách chính xác để có thể đưa ra được Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 2.10: Báo cáo tình hình thực hiện chi phí năm 2018 khách sạn Sài Gòn Morin (ĐVT: 1000 đồng) S T T
DIỄN GIẢI CÁC CHỈ TIÊU
THỰC HIỆN 2017/Done 2017 SS KẾ HOẠCH NĂM 2018 KẾ HOẠCH 2018 THỰC HIỆN 2018 TH 2018/TH 2017 TH 2018/KH 2018 TỔNG CHI PHÍ 50.175.319 48.200.000 49.332.899 98% 102%
Tỷ lệ so với doanh thu (0 VAT) 89,3% 83,1% 81,4% 91% 98%
1 NGUYÊN VẬT LIỆU (Giá vốn) 7.320.117 8.130.000 7.419.448 101% 91%
Tỷ lệ so tổng chi phí 14,6% 16,9% 15,0% 103% 89% Giá vốn hàng ăn 6.039.231 6.700.000 6.124.503 101% 91% Tỷ lệ so với DT ăn 34,9% 37,2% 36,7% 105,0% 99,0% Giá vốn hàng uống 1.167.610 1.300.000 1.146.871 98% 88% Tỷ lệ so với DT uống 34,5% 34,0% 33,6% 97% 98% NVL thuộc CP bán hàng 113.276 130.000 148.074 131% 114%
2 CHI PHÍ NHÂN CÔNG 15.727.579 15.460.000 17.350.482 110% 112%
Tỷ lệ so tổng chi phí 31,3% 32,1% 35,2% 112,0% 110,0% Tiền lương 13.316.151 13.000.000 14.801.336 111% 114% BHXH, BHYT, BHTN 2.145.109 2.200.000 2.269.509 106% 103% KPCĐ 266.319 260.000 279.637 105% 108% 3 CHI PHÍ TRỰC TIẾP 15.127.571 11.746.500 10.855.684 72% 93% Tỷ lệ so tổng chi phí 30,1% 24,4% 22,1% 73,0% 91,0% Hoa hồng 907.035 1.000.000 1.332.051 147% 133% Vận chuyển 175.301 180.000 303.103 173% 168% Vệ sinh 506.000 500.000 527.940 104% 106%
Vật dụng, chăn màn, drap, gối 709.042 700.000 774.168 109% 111%
Trái cây, hoa 485.771 520.000 551.073 113% 106%
Trang phục 3.300 3.940 119%
CCLĐ 4.052.210 1.800.000 477.899 12% 27%
Nhiên liệu 997.137 1.050.000 1.031.616 103% 98%
Nhạc 581.805 550.000 593.619 102% 108%
Bao bìđóng gói 53.188 40.000 58.473 110% 146%
Văn phòng phẩm, hoá đơn 71.891 80.000 75.060 104% 94%
Lệ phí giao thông 1.374 1.500 4.300 313% 287%
Sửa chữa nhỏ, bảo quản, bảo trì 795.046 900.000 953.443 120% 106%
Bảo hiểm xe oto 56.951 25.000 30.498 54% 122%
Tiền cơm giữa ca 1.110.276 1.200.000 1.011.028 91% 84%
Chi khác (chi phí thuê ngoài, chi
khác,…) 2.120.717 650.000 1.512.994 71% 233% Kết chuyển phục vụ phí (chuyển lương) 2.500.527 2.550.000 1.644.569 66% 64% 4 CHI PHÍ CHUNG 6.051.372 6.025.500 7.135.229 118% 118% Tỷ lệ so tổng chi phí 12,1% 12,5% 14,5% 120,0% 116,0% 1 Điện 2.700.376 2.900.000 3.045.468 113% 105% 2 Nước 470.165 500.000 534.701 114% 107%
3 Điện thoại, fax, telex 105.497 100.000 113.756 108% 114%
4 Y tế phí 76.444 65.000 60.164 79% 93%
5 Công tác phí 256.901 250.000 262.568 102% 105%
6 Đào tạo 210.779 300.000 510.847 242% 170%
7
Khảo sát Trang trí, Quảng cáo,
Tiếp thị 1.103.112 1.000.000 1.519.902 138% 152%
8 Tiếp khách 163.535 150.000 185.406 113% 124%
9
Thủ tục phí (thủ tục phí, phí ngân
hàng) 301.893 310.000 355.843 118% 1155
S T T
DIỄN GIẢI CÁC CHỈ TIÊU
THỰC HIỆN 2017/Done 2017 SS KẾ HOẠCH NĂM 2018 KẾ HOẠCH 2018 THỰC HIỆN 2018 TH 2018/TH 2017 TH 2018/KH 2018 10
Trợ cấp thôi việc + Dự phòng phải
thu khó đòi 59.728 70.500 0% 0%
Dự phòng phải thu khó đòi 198.668 0%
11
Chi phí khác (phí, cơm ca, khác =
truyền hình) 404.274 380.000 546.574 135% 144%
5 CHI PHÍ CỐ ĐỊNH 5.938.049 6.808.000 6.528.983 110% 96%
Tỷ lệ so tổng chi phí 11,8% 14,1% 13,2% 112,0% 94,0%
Thuế môn bài 3.000 3.000 3.000 100% 100%
Thuế TTĐB 181.793 205.000 178.425 98% 87%
Thuế đất phi NN 2.014.508 2.000.000 1.945.038 97% 97%
Khấu hao TSCĐ 3.600.633 4.500.000 4.309.719 120% 96%
Bảo hiểm hoả hoạn 138.115 100.000 92.810 67% 93%
6 CHI PHÍ HĐ TÀI CHÍNH 10.631 30.000 13.073 123% 44%
Trong đó: Chi phí lãi vay NH,
chênh lệch tỷ giá 10.631 30.000 13.073 123% 44%
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạnSài Gòn Morin) 2.2.2.5. Thực trạng công tác báo cáochi phí củatừngtrung tâm trách nhiệm
Các trung tâm trách nhiệm được tổ chứctrong khách sạn như sau:
- Trung tâm chi phí: Bộ phận ẩm thực, Bộ phận buồng, Bộ phận kỹ thuật
- Trung tâm doanh thu: Các cửa hàng như cửa hàng mỹ nghệ, Bộ phận tiền sảnh.
- Trung tâm lợi nhuận:Phòng kinh doanh tiếp thị của khách sạn.
-Trung tâm đầu tư:Hội đồng quản trị của khách sạn.
Tuy nhiên, do phạm vi của đề tài, hạn chế về nguồn lực và khả năng, dưới đây
tôi chỉ trình bày về công tác báo cáo kết quả (báo cáo chi phí) của trung tâm chi phí
cho bộ phận ẩm thực và bộ phận buồng.
Tại đơn vị, các trung tâm chi phí sau khi nhận được kế hoạch cho năm tới sẽ
tiến hành hoạt động của mình; nhà quản lý những bộ phận này phải theo sát, kiểm soát để chi phí luôn nằm trong kế hoạch. Nếu chi phí vượt ra khỏi kế hoạch và bị lỗ thì nhà quản lý bộ phận đó phải chịu trách nhiệm, mặt khác, nếu nhà quản lý đã kiểm soát tốt
chi phí trong mức cho phép nhưng vẫn lỗ thì sẽ là trách nhiệm từ phía lập dự toán. Dưới đây là báo cáo kết quả của 2 trung tâm chi phí là bộ phận buồng và ẩm
thực năm 2018:
Bảng 2.11: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ăn uống năm 2018
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Kỳ này Luỹ kế
1 2 3
1. Doanh thu 1.991.262.598 20.105.870.682
Doanh thu ăn 1.693.770.910 16.697.179.144
Doanh thu uống 297.491.688 3.408.691.538 2. Giá vốn 763.612.086 7.272.019.665 Giá vốn hàng ăn 639.787.891 6.125.071.574 Giá vốn hàng uống 123.824.195 1.146.948.091 3. Chi phí 453.661.075 5.733.353.898 Lương 184.318.222 3.069.453.806 BHXH & BHYT 40.049.905 518.052.524
Kinh phí Công đoàn 3.686.364 61.389.076
Chi phí hoa hồng 1.882.000 1.882.000 Vận chuyển bốc xếp 7.160.544 Chi phí vệ sinh 5.808.872 71.251.595 Vật dụng 7.635.000 46.250.061 Trang trí, hoa 16.561.714 28.401.714 Chi phí quảng cáo 29.321.654 421.930.677 Công cụ lao động 29.441.019 169.425.792 Nhiên liệu 24.240.605 307.810.232 Nhạc 33.975.000 306.924.000 Công tác phí 260.000 Bao bì 795.000 40.630.057 Văn phòng phẩm 612.000 7.309.530 Sửa chữa nhỏ 15.259.200 34.847.927
Chi tiền cơm giữa ca 44.359.225 438.532.111
Chi phí khác 15.715.295 201.842.252
4. Lãi bộphận (1-2-3) 773.989.437 7.100.497.119
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạn Sài Gòn Morin)
Bảng 2.12: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phòng ngủ năm 2018 ĐVT: Đồng Chỉ tiêu Kỳ này Luỹ kế 1 2 3 1. Doanh thu 2.195.620.045 29.914.961.575 Doanh thu phòng 2.195.620.045 29.914.961.575 2. Chi phí 2.399.510.804 16.627.084.444 Lương 1.414.115.560 9.461.573.253 BHXH & BHYT 113.632.805 1.215.488.623
Kinh phí Công đoàn 10.282.311 171.231.464
Chi phí hoa hồng 88.407.790 1.330.170.495
Vận chuyển khách 4.505.000 21.345.329
Chi phí vệ sinh, diệt côn trùng 55.514.636 339.692.948
Vật dụng đặt phòng 66.859.126 724.754.714
Trái cây, hoa 42.298.600 417.187.900
Chi phí quảng cáo 109.081.470 944.712.847
Công cụ lao động 39.493.950 311.983.762
Chi phí laođộng thuê ngoài 1.818.182 25.668.182
Văn phòng phẩm 1.282.718 14.367.949
Công tác phí 16.447.273 20.910.273
Sửa chữa nhỏ 25.798.637 213.785.495
Bảo quản, bảo trì 40.245.182 67.972.455
Chi phí khác 320.165.676 880.896.831
Chi tiền cơm giữa ca 49.561.888 465.341.924
3. Lãi bộ phận (1-2) -203.890.759 13.287.877.131
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạn Sài Gòn Morin)
Các báo cáo này sẽ được trình cho kế toán trưởng, sau đó, kế toán trưởng tổng
hợp lập cáo cáo kiểm soát tình hình thực hiện chi phí cho năm hoạt động vào cuối năm
(Xem bảng Báo cáo tình hình thực hiện chi phí năm 2018 của khách sạn Sài Gòn Morinở trên)
2.2.2.6. Thực trạng công tác xác địnhthông tin kế toán quản trị với việc ra quyết địnhngắn hạn ngắn hạn
a. Quyết định loại bỏ hoặc tiếp tục kinh doanh một bộ phận
Đặc trưng của DN kinh doanh khách sạn đó là ngoài dịch vụ phòng ngủ còn có các dịch vụ bổ trợ khácnhằm làm phong phú, đa dạng các dịch vụ để đáp ứngtốt nhu
cầu của khách hàng. Và điều đó sẽ tạo nên lợi thế cho khách sạn trong việc thu hút
khách hàng so với các đối thủ cũng như giúp khách sạn kiểm soát được chất lượng
dịch vụ và thu về nhiều lợi nhuận hơn. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc cố gắng
duy trì hoạt động của một bộ phận cũng sẽ mang lại lợi ích mà có thể nó là sự cản trở
việc thực hiện mục tiêu lợi nhuận của DN.
Quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận là một trong những
quyết định phức tạp và khó khăn nhất mà nhà quản trị phải thực hiện vì nó chịu tác động của nhiều yếu tố. Quyết định cuối cùng dựa trên sự đánh giá ảnh hưởng đến lợi
nhuận của khách sạn của các bộ phận được xem xét. Nếu loại bỏ mà làm tăng lợi
nhuận thì việc loại bỏ sẽ được chấp nhận, ngược lại thì khách sạn vẫn duy trì bộ phận kinh doanh đó.
Đến hiện nay, cụ thể là đến hết 6 tháng đầu năm, dựa vào Báo cáo kết quả kinh
doanh từng bộ phận 6 tháng đầu năm của khách sạn (Phụ lục 3, Phụ lục4, Phụ lục 5, Phụ lục 6), ta thấy các bộ phận của khách sạn đều tiếp tục đang kinh doanh có lãi nên vẫn chưa cần suy xét đến quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh 1 bộ phận. Tuy
nhiên nếu có 1 bộ phận bị lỗ thì xu hướng của nhà quản trị khách sạn là sẽ tìm mọi cách để duy trì tiếp tục kinh doanh bộ phận đó bởi khách sạn Sài Gòn Morin hiện là 1 trong những khách sạn 4 sao đứng đầu tại Huế, việc loại bỏ 1 bộ phận sẽ làm khách sạn bị hạn chế trong việc phục vụ khách hàng, đôi khi mất uy tín đối với một số ít khách hàng nhưng lại là khách hàng tiềm năng và đặc thù của kinh doanh khách sạn là tất cả các dịch vụ trong khách sạn đều bổ sung hỗ trợ cho nhau mới phục vụ được một
cách tối ưu những nhu cầu của khách hàng.
b. Quyết định duy trì hayđóng cửa trong mùa thấp điểm (mùa vắng khách).
Quyết định duy trì hayđóng cửa trong mùa thấp điểm cũng dựa trên lập luận lợi
nhuận của khách sạn sẽ bị ảnh hưởng như thế nào như quyết định loại bỏ hay tiếp tục
kinh doanh một bộ phận ở trên. Đặc trưng của ngành kinh doanh khách sạn đó là hoạt Trường Đại học Kinh tế Huế
động theo mùa, thông thường có hai mùa: mùa cao điểm và mùa thấp điểm. Mùa thấp điểm (vắng khách) của khách sạnSài Gòn Morin Huế là từ tháng 5 đến tháng 10 hàng
năm; còn mùa caođiểm là từ tháng 11 đến tháng 4 hàng năm. Vào mùa thấp điểm thì số lượng khách đến lưu trú sẽ rất thấp trong khi các chi phí vẫn luôn phát sinh đặc biệt
là chi phí cố định. Để ra quyết định nhà quản trị cần phân tích chi phí và xác định sự thay đổi của lợi nhuận giữa hai quyết định đóng cửa và duy trì hoạt động. Ngoài ra nhà quản trị cũng cần xem xét đến các vấn đề như liệu các nhân viên có quay lại làm việc
sau thời gian đóng cửa, có đủ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và họ sẵn sàng làm việc theo mùa không, nhóm khách thường xuyên có thể quay lại nếu như khách sạn đóng cửa trong một thời gian hay không,… Để có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tạo được dấu ấn thương hiệu trong tâm trí của khách hàng là không dễ, cần
có cả một quá trình. Chính vì vậy cùng với yếu tố lợi nhuận những yếu tố này sẽ tác động không nhỏ đến quyết định của nhà quản trị khách sạn.
Đến hiện nay thì nhà quản trị khách sạn vẫn luôn tập trung đến hướng duy trì hoạt động của khách sạn trong mùa thấp điểm. Bởi lượng khách trong 2 mùa của
khách sạn cũng phân hoá khá rõ, trong mùa cao điểm của khách sạn thì chủ yếu là
khách nước ngoài, còn mùa thấp điểm thì khách Việt Nam lại chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy, nắm bắt được tâm lý của khách hàng, trong mùa thấp điểm khách sạn luôn đưa ra
nhiều những chương trình khuyến mãi,ưu đãi, giảm giá đặc biệt hấp dẫn hơn mag vẫn đảm bảo chất lượng cho khách hàng để kích thích sự hứng thú của khách hàng, đưa họ
tìmđến với khách sạn.
c. Quyết định có bán dịch vụ phòng dưới mức chi phí
Trong trường hợp này cần xác định được định phí và biến phí của các phòng khách sạn và nếu biến phí vẫn trang trải và đóng góp một phần vào định phí thì việc bán dưới mức tổng chi phí có thể xem xét bởi định phí của phòng tại thời điểm đó
cũng sẽ không lấy lại được. Và hoạt động kinh doanh khách sạn không chỉ cung cấp
một mình dịch vụ lưu trú mà còn có các dịch vụ khác, trong trường hợp giá bán phòng
không đủ để trang trảibiến phí và một phần định phí nhưng lại mang lại một đơn hàng
lớn cho nhà hàng trong việc cung cấp thực phẩm thì nhà quản trị cũng sẽ xem xét.Tuy nhiên, hiện nay khách sạn không phân loại chi phí cho biến phí và định phí nên quyết Trường Đại học Kinh tế Huế
Tóm tắt chương 2
Trong chương này qua tìm hiểu thực tế tại đơn vị, tôi đã khái quát được tình hình tổ chức, đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như tình hình thực hiện kế toán quản trị chi phí tại đơn vị. Công tác kế toán quản trị chi phí được thể hiện qua việc phân loại chi phí, xác định chi phí chuẩn và lập dự toán chi phí, xác định chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí và tính giá thành, phân tích biến động để kiểm soát chi phí, báo cáo chi phí cho từng trung tâm trách nhiệm và thông tin kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn tại đơn vị. Qua quá trình nghiên cứu, tôi đánh giá ưu điểm và những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán quản trị chi phí tại khách sạn Sài Gòn Morin, điều này làm cơ sở để đưa ra các giải pháp hoàn thiện kế toán quản trịchi phí tại đơn vị trong chương 3.
CHƯƠNG3: MỘT SỐ GỢI Ý NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ
TẠI KHÁCH SẠN SÀI GÒN MORIN
3.1. Đánh giáchung công tác kế toán khách sạn và công tác kế toán quản trịchi phí tại khách sạn Sài Gòn Morin