L ời cảm ơn
6. Kết quả dự kiến
2.2.2.3. Thực trạng công tác xác định chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí
chi phí) và tính giá thành
Để xác định được chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí một cách nhanh chóng và chính xác, trước hết khách sạn đã tổ chức một hệ thống tài khoản chi tiết
theo dõi chi phí cũng như một hệ thống mã hoá các bộ phận của khách sạn. Hệ thống tài khoản chi tiết theo dõi chi phí
Khách sạn tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết cho cả doanh thu lẫn chi phí, tuy nhiên để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tôi xin chỉ trình bày dưới đây phần nội dung
về hệ thống tài khoản chi tiết phản ánh chi phí của khách sạn.
Hiện nay khách sạn Sài Gòn Morin Huế đã tổ chức một hệ thống tài khoản chi
tiết phản ánh các khoản chi phí phát sinh của từng bộ phận cũng như từng hoạt động
cuả khách sạn. Hệ thống tài khoản chi phí chi tiết đến từng hoạt động giúp cho khách
sạn hạch toán và xác định một cách chính xác chi phí của từng hoạt động.
Các tài khoản chi phí được dùng để theo dõi chi tiết các chi phí phát sinh:
+ Đối tượng kế toán được phản ánh ở các tài khoản cấp 1 các loại chi phí như:
TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 627 – Chi phí hoạt động, TK 635 –
Chi phí tài chính, 642–Chi phí quản lý doanh nghiệp,…
+ Tài khoản cấp 2 được theo dõi cho từng khoản mục chủ yếu như: TK 6272 –
Chi phí nguyên vật liệu, 6273 –Chi phí công cụ dụng cụ, TK 6274 –Chi phí khấu hao TSCĐ, TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, , TK 6421 – Chi phí nhân viên, TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác,… TK 63201 – Giá vốn thực phẩm, TK 63202 – Giá vốn thức uống,…TK 6351 – Chi phí thu đổi ngoại tệ, TK 6352 – Chi phí chênh lệch tỷ
giá, TK 6353–Chi phí lãi tiền vay,…
+ Tài khoản cấp 3 được dùng để theo dõi các khoản mục cụ thể: TK 627201 –
Chi phí vật dụng cho khách, TK 627202 – Chi phí văn phòng phẩm, TK 627203 –Chi phí hoá chất, TK 627204 – Chi phí đồ vải,…TK 627701 – Điện, TK 727702 – Nước,
TK 627703 – Điện thoại, TK 627704 – Bưu điện,… TK 627803 – Chi phí trang trí, TK 627804 – Chi phí Âm nhạc, TK 627805 – Chi phí in ấn, TK 627806 – Chi phí photocopy, TK 627807–Fax, Tel, TK 627807 -Chi phí thuê ngoài,…
Dưới đây là Bảng một số tài khoản theo dõi chi phí của khách sạn:
Bảng 2.8: Một số tài khoản theo dõi chi phí của khách sạnSài Gòn Morin
Tài
khoản Tên tài khoản
Tài
khoản Tên tài khoản
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 627703 Điện thoại
6211 Chi phí NVL trực tiếp chế biến món ăn …
6212 Chi phí NVL trực tiếp chế biến đồ uống 6278 Chi phí bằng tiền khác
6213 Chi phí NVL trực tiếp phục vụ 627801 Chi phí đăng kýkhách hàng
6218 Chi phí NVL trực tiếp khác 627802 Đồng phục
627 Chi phí hoạt động 627803 Trang trí
6271 Chi phí nhân viên 627804 Âm nhạc
… …
6272 Chi phí nguyên vật liệu 632 Giá vốn hàng bán
627201 Chi phí Vật dụng cho khách 63201 Giá vốn thựcphẩm
627202 Chi phí Văn phòng phẩm 63202 Giá vốn thức uống
627203 Chi phí Hoá chất 63203 Giá vốn khác
627204 Chi phí đồ vải 63204 Giá vốn hàng ban khác
… 63205 Giá vốn hàng Minibar 6273 Chi phí công cụ dụng cụ …
627301 Đồ dùng sành sứ 635 Chi phí tài chính
627302 Đồ dùng thuỷ tinh 6351 Chi phí thu đổi ngoại tệ
627303 Đồ dùng kim loại 6352 Chi phí chênh lệch tỷ giá
… …
6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 642
Chi phí quản lý doanh
nghiệp
627401 Khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc 6421 Chi phí nhân viên
627402 Khấu hao máy móc thiết bị 642101 Tiền lương
627403 Khấu hao phương tiện vận tải 642102 Công đoàn
… 642103 Bảo hiểm xã hội
6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 642104 Chi phí BHTN nhân viên 627701 Điện
…
627702 Nước
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạnSài Gòn Morin)
Với việc xây dựng hệ thống tài khoản một cách chi tiết, cụ thể cho từng mục
chi phí, từng dịch vụ giúp cho nhà quản trị có thể xác định được đơn vị nào hay hoạt động nào mang lại lợi nhuận cao cho khách sạn, giúp cho công việc kinh doanh có
hiệu quả đóng góp vào sự phát triển của toàn công ty.
Hệthống mã hoá các bộ phận của khách sạn
Khi phát sinh chi phí kế toán sẽ tiến hành nhập vào máy tính sau đó phần mềm
sẽ dựa trên việc mã hoá nàyđể đưa chi phí vào đúng từng bộ phận phát sinh.
Việc mã hoá bộ phận giúp khách sạn theo dõi một cách chính xác các khoản chi Trường Đại học Kinh tế Huế
từ lúc sử dụng phần mềm Smile, trong quá trình hạch toán, chỉ cần chọn bộ phận phát
sinh chi phí, máy sẽ tự động chuyển chi phí phát sinh vào các bộ phận cụ thể giúp cho
việc theo dõiđược đơn giản và chính xác.
Bảng 2.9: Bảng mã hoá các bộ phận trong khách sạn
Mã Tên các bộ phận Mã Tên các bộ phận
110 Kế toán 470 Phòng
120 Bảo vệ 510 Điện thoại
130 Bếp ăn nhân viên 520 Câu lạc bộ sức khoẻ
190 Kỹ thuật 530 Cửa hàng lưu niệm
200 Văn phòng tiếp thị 540 Doanh thu bộ phận khác
320 Nhà hàng Asean 560 Minibar
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạn Sài Gòn Morin)
Bộ mã các bộ phậncủa khách sạn được xây dựng bằng cách dùng những loạt số
liên tiếp để mã hoá những đối tượng có cùng đặc điểm chung và để dành những
khoảng trống để có thể giữ cho bộ mã không bị xáo trộn cho dù có chèn thêm mã. Nghĩa là nếu trường hợp công ty mở rộng trong tương lai, tăng thêm các dịch vụ kinh
doanh thì việc mã hoá sẽ không làm thay đổi thứ tự của các mãđãđược khai báo trước đó. Và trong mỗi khoảng như vậy, người ta mã hoá tuần tự:
Nhóm 1: Bộ phận hành chính, văn phòng
Nhóm 2: Bộ phận Sales
Nhóm 3: Bộ phận kinh doanh ăn uống
Nhóm 4: Bộ phận khòng (Kinh doanh lưu trú)
Nhóm 5: Bộ phận kinh doanh phụ (kinh doanh đi kèm với kinh doanh ăn uống và kinh doanh lưu trú)
Như vậy, với việc mã hoá bằng các mã số sẽ tránh được sự nhập nhằng, lẫn lộn khi có đối tượng cần mã hoá thuộc nhiều phân đoạn. Tuy nhiên, dãy mã số trên lại ít
có ý nghĩa, không mang tính gợi nhớ. Mỗi lần có phát sinh chi phí của một bộ phận thì
người kế toán viên phải đọc bảng mã hoá các bộ phận theo thứ tự từ trên xuống cho đến khi thấy mã phù hợp với bộ phận đang có phát sinh chi phí. Do đó, người kế toán
sẽ mất nhiều thời gian để chọn được mã phù hợp và một khi mở rộng bộ mã nó sẽ gây Trường Đại học Kinh tế Huế
nên nhiều khó khăn cho kế toán trong việc đưa các nghiệp vụ phát sinh vào các bộ
phận phù hợp.
a. Công tác xác định chi phí chi từng đối tượng chịu chi phí và tính giá thành dịch vụ khách sạn (dịch vụ phòng)
Kinh doanh khách sạn có rất nhiều loại NVL, công cụ dụng cụ chính nên để
quản lý tốt các loại NVL, công cụ dụng cụ này, khách sạnSài GònMorin đã tiến hành mã hoá từng loại NVL, công cụ dụng cụ cũng như mã hoá các bộ phận để đơn giản hơn trong việc hạch toán. Với phần mềm Smile, người kế toán sẽ không phải mất
nhiều thời gian trong công tác hạch toán, phân bổ chi phí NVL cho các bộ phận.
Hiện nay, các chi phí phát sinh tại khách sạn sẽ được tập hợp theo từng bộ
phận, tức là chi phí phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì sẽ được tập hợp tính cho
bộ phận đó. Ở đây đối với bộ phận buồng phòng, các chi phí phát sinh liên quan đến
bộ phận buồng phòng như: trái cây, hoa, mỹ phẩm đặt phòng, chi phí vệ sinh, lương
nhân viên buồng phòng,...đều được tập hợp cho bộ phận buồng phòng.
Khi phát sinh các NVL sử dụng cho bộ phận buồng phòng thìbước đầu kế toán
viên sẽ chọn mã bộ phận buồng phòng trên phần mềm Simle và sau đó tiến hành hạch
toán các chi phí liên quan. Chi phí NVL cho buồng phòng sẽ được hạch toán trên tài khoản 6272, các chi phí khác kiên quan đến bộ phận lưu trú sẽ được phảnánh trên tài khoản 627 gồm chi phí nhân viên, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ,
chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác,... Cuối tháng các chi phí liên quan
đến bộ phận lưu trú sẽ được tổng hợp vào báo cáo kết quảhoạt độngkinh doanh buồng
phòng. Việc tập hợp các chi phí phát sinh chỉ nhằm phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính hơn là cho việc lập báo cáo kế toán quản trị.
Như vậy, hiện tại khách sạn không tính giá thành cho buồng phòng. b. Công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ nhà hàng (ẩm thực)
Cũng như dịch vụ lưu trú, kháchsạn Sài Gòn Morin cũng đã tiến hành mã hoá cho từng món ăn trong thực đơn và mã hoá bộ phận để đơn giản hơn trong việc hạch
toán.Đồng thời, các chi phí phát sinh cho bộ phận ẩm thực cũng sẽ được tập hợp riêng cho bộ phận ẩm thực.Và với phần mềm Smile, người kế toán cũng sẽ không phải mất
nhiều thời gian trong công tác hạch toán, phân bổ chi phí cho các bộ phận.
Do đặc điểm của sản phẩm dịch vụ ăn uống là không có lưu kho, sản xuất và tiêu thụ cùng lúc nên tại khách sạn Sài Gòn Morin Huế không tập hợp chi phí tính giá thành sản xuất cho từng sản phẩm dịch vụ. Do đó, cũng như dịch vụ buồng phòng, khi phát sinh các chi phí sử dụng cho bộ phận nhà hàng thì bước đầu kế toán viên sẽ chọn
mã bộ phận của nhà hàng trên phần mềm Smile và sau đó hạch toán các chi phí liên quan. Các chi phí trực tiếp phát sinh thì khách sạn đều hạch toán thẳng vào chi phí giá vốn. Các chi phí khác liên quan đến bộ phận nhà hàng sẽ phản ánh trên tài khoản 627.
Cuối tháng các chi phí liên quan đến bộ phận ăn uống sẽ được tổng hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh dịch vụ ăn uống. Công tác tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ ăn uốngcũng không đượckhách sạnquan tâm nhiều và thực hiện.
Hiện tại khách sạn cũng không tính giá thành cho sản phẩm dịch vụ ăn uống.Tuy vậy khách sạn vẫn có một số công tác cơ bản để kiểm soát hoạt động như sau:
Tuỳ thuộc vào loại hình phục vụ ăn uống mà cách tính cũng có sự khác biệt.
- Đối với dịch vụ các món ăn tự chọn (Alarcate): dựa vào các định lượng
nguyên vật liệu đã có sẵn (luôn giữ nguyên qua các năm) nhân với giá mua vào các nguyên vật liệu theo giá mua thị trường.
- Đối với dịch vụ tiệc cưới: Dựa vào lợi nhuận mong muốn để xác định chi phí thực phẩm. Với lợi nhận mong muốn mà khách sạn đặt ra là 60% ta sẽ có định mức chi
phí thực phẩm quy định là 40%. Từ đó bộ phận bếpsẽ bắt đầu chọn lựa món ăn đưa ra
thực đơn phù hợp.
Ví dụ: Khách sạn có nhiều gói tiệc cưới với nhều mức giá khác nhau như 200.000 đồng/suất, 250.000 đồng/suất, 300.000 đồng/suất. Lựa chọn gói 250.000
đồng/suất cho tiệc 400 khách thì bếp sẽ được chi 250.000 đồng*400 khách*40% = 40.000.000 đồng (100.000 đồng/suất) để chuẩn bịthực phẩm, lên thực đơn các món ăn
cho bữa tiệc.
- Đối với dịch vụ Buffet: giá vé Buffet được đưa ra chủ yếu nhờ vào kinh nghiệm của kế toán và kinh nghiệm của các năm trước, do không có số lượng nhất định, khi hết món thì khách sạn phải liên tục thêm vào đầy đủ để phục vụ cho khách.
Tóm lại, chúng ta có thể thấy, hiện công tác tính giá thành cho bộ phận lưu trú
cũng như bộ phận ăn uống của khách sạn vẫn chưa được quan tâm thực hiện. Việc tập
hợp chi phí của khách sạn cũng tương đối đơn giản bằng cách chi phí liên quan đến bộ Trường Đại học Kinh tế Huế
phận nào thì tập hợp thẳng cho bộ phận đó. Công tác này chủ yếu nhằm để phục vụ
cho lập báo cáo tài chính hơn là báo cáo quản trị.